煤炭企业档案管理数字化建设研究

　　【摘要】本文论述了煤炭企业档案管理数字化带来的优势及存在的不足，通过分析煤炭企业档案数字化管理现状，提出完善煤炭企业数字档案管理工作的具体对策。
　　【关键词】煤炭企业；档案管理；数字化建设
　　随着信息化时代的来临，彻底改变了人们的生活，给人们的衣、食、住、行带来极大的便利。对于工作也是如此，数字化信息革命颠覆了以往传统企业的认知，正在以全新的改革迎接新时代的到来，其中，无纸化办公则是现代企业实现数字化办公的重要标志之一。但是，诸如煤炭企业一样的传统重工企业，深受守旧观念的影响，想要实现全面数字化办公需要一定的时间，尤其在档案管理方面，传统的人工管理和纸质化档案留存浪费了大量人力物力，且不便于资料查阅，因此，数字化企业档案管理改革势在必行，数字化给企业工作人员带来了极大的便利性，更适合企业的长远发展，尽管数字化管理会存在安全方面的风险，但相信在所有工作人员的共同努力下，数字化档案管理措施会逐步完善，为企业带来更多的经济收益。
　　一、煤炭企业档案管理数字化带来的优势
　　（一）煤炭企业档案管理数字化是现代企业发展的基本要求。数字化档案管理，即通过计算机网络将企业档案进行统一化管理，以数字的形式进行电脑存储，帮助企业人员快速浏览、查阅，同时还能达到资源共享的目的，方便多人同时查看，提高工作效率。因此，企业必须改变传统的纸质档案的管理模式，降低管理成本，用数字化档案管理来适应当今企业的科技化发展潮流。
　　（二）煤炭企业档案管理数字化有利于提高企业经济效益。传统的纸质档案管理不仅浪费了大量的人力、物力，同时还占据了企业一定的地方空间，同时，纸质化档案留存也存在一定的风险，需要防止纸质老化、泛黄，还要随时防火、防潮，工作量大，增加了劳动成本。此外，纸质档案不方便查阅，降低了工作效率。而使用数字化档案管理，可以规避以上风险，并且节约了劳动成本，给企业节省了档案存储空间，缓解了企业的经济负担，从而提高了企业的经济效益。
　　（三）煤炭企业档案管理数字化有利于提高工作人员效率。传统纸质档案管理工作程序较为复杂，由于全是人工进行纸质记录，容易出现人为失误且不容易修改，在面临档案管理人员工作调动期间，也会因为交接的不完整性给企业带来数据整理失误，同时，也会出现信息传递时间上的差异性与滞后性，导致档案管理不便。因此，利用数字化进行企业档案管理，既提高了工作人员的效率，又有利于信息变更的及时性与完整性，提高了档案信息的精确度。
　　（四）煤炭企业档案管理数字化有利于延伸档案资料的信息内容。传统的纸质档案管理在实际查阅中，只能查阅到单一的信息资料，与其有关联的信息资料难以查阅，影响了工作人员的判断力与精准度。而数字化企业档案管理，不仅可以精确查找到所需资料，还能延伸查阅到与其相关的资料，增加了信息的准确性，从而使查阅人员更加客观、公正去看待问题、解决问题。
　　二、煤炭企业档案管理数字化的缺点
　　尽管数字化档案管理全面优于纸质档案管理，提高了工作效率，方便查阅浏览资料，为企业增加了经济效益，节约了劳动生产成本，但档案管理数字化也存在一定的缺点与不足，需要工作人员逐一防范与规避风险，数字化档案管理主要有以下不足之处：
　　（一）数字化档案管理存在一定的信息安全风险。尽管数字化档案管理给浏览者带来查阅资料的便利性，同时也方便了工作人员对档案信息的及时更新，但正由于相关人员可以随时对信息进行变更，造成数据的正确性存在一定风险，因此，企业也要加强对数字化档案的管理工作，设置相应档案管理权限，防止不法人员随意篡改档案信息，保证档案信息的正确性。
　　（二）数字档案管理易受载体影响，存在信息读取失败的风险。众所周知，计算机网络存在一定的安全风险，随时会面临黑客的攻击，尽管如今的网络防护功能已逐步得到完善，但还是要有一定的风险意识，加强对企业网络的防护管理，避免不必要的经济损失。此外，计算机软件及硬件設备也会出现故障或数据读取失败的可能，因此，数字档案最好在规定时间内做出备份，以防止数据丢失。
　　三、煤炭企业档案数字化管理现状
　　（一）煤炭企业领导对数字化管理重视程度不够。受老旧思想观念的影响，煤炭企业领导仍然存在对数字化档案管理建设重视程度不足的情况，依然采用老式计算机进行档案管理，老式计算机反映慢，容易死机，存在硬件损坏，软件数据丢失的风险，并不适合数字档案的长期管理。另外，煤炭企业领导的注意力大都在企业的经济效益上，并没有注意到企业档案管理的重要性。
　　（二）煤炭企业数字化档案管理硬件设备不足。煤炭企业领导对数字档案管理不重视，直接导致数字化硬件设备不足。尤其是在经济效益不好的企业，为节省费用，降低成本，企业将开支投入到其他必备项目上，对计算机等硬件设备睁一只眼闭一只眼，致使计算机运转速度慢，降低了工作人员的工作效率，增加了档案管理的工作负担，反而不利于企业的正常运营，阻碍了企业人员的工作积极性。
　　（三）煤炭企业数字化缺乏完善的管理制度。在很多煤炭企业，各个部门没有设定相应的部门档案管理人员，为节省劳动成本，往往是多个部门共用一个档案管理人员，导致档案管理工作人员缺乏工作的专业性，对自己的工作职责不够明确，对档案数据的合理性缺乏准确的判断，不利于档案管理工作的顺利开展。
　　（四）煤炭企业数字档案管理人员专业素质有待提高。很多煤炭企业，由于缺乏对数字档案管理工作的重视，导致在档案管理人员的要求上普遍偏低，没有具备专业的技能，这不仅会影响工作效率，还会导致档案数据的不准确，进而影响到企业的经济效益。
　　四、完善煤炭企业数字档案管理工作的对策
　　（一）煤炭企业要加大对数字档案管理的资金投入。为保证企业工作效率，煤炭企业首先要加大对数字档案管理资金的投入，将一些老旧设备尽快淘汰，防止因硬件设备的损坏造成档案数据的丢失，为企业造成经济损失。
　　（二）制定完善的数字档案管理制度。俗语说无规矩不成方圆，要想完善数字档案建设管理工作，必须要制定相应的制度规章，以确保数字档案工作的顺利开展以及档案数据的准确性。不仅要严格对档案进行整理分类，还要规定档案的存储方式和存储路径，并设置相应的资料查看与更改权限，防止不法分子有机可乘，确保档案数据的精准度，同时建立数字档案的备份制度，防止数据丢失。
　　（三）加强对数字档案管理人员的技术培训。数字档案管理是一项非常重要的工作，因此要求数字档案管理人员具备一定的专业素养，以提高企业档案管理效率，促进企业长远发展。此外，档案管理工作人员还应具备先进的档案管理理念，与时俱进的先进思想，创新务实的工作精神，在工作中求突破，不断积极进取，确保档案数据的准确性，避免档案数据的失误，以提高自身工作技能。此外，企业领导也应加强对企业档案管理人员的培训工作，合理制定培训计划，把外部先进的档案管理工作经验引进到企业当中来，不断完善数字档案管理工作，为企业经济效益作出贡献。
　　五、总结
　　数字化档案管理是企业中不可缺少的一部分，是企业多年来工作经验的总结，也是见证企业辉煌、记载企业历史的重要部分。通过建立数字化企业档案，可以方便、快捷查阅到企业资料，帮助企业领导进行精确的数据分析并作出果断的抉择。尽管在数字化档案管理工作中出现诸多有待改进的地方，相信随着企业档案工作人员的共同努力以及时代科技的进步，所有问题都会迎刃而解，以促使企业更长远地发展。
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