办公室文书档案收集与归档工作管理措施

　　【摘要】本文论述了办公室文书档案收集与归档工作的意义，分析了办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题，并提出相关的管理措施。
　　【关键词】办公室；文书档案；收集归档工作；管理措施
　　现阶段，在社会不断发展与进步的大环境下，办公室文书档案管理工作逐渐受到越来越多档案工作人员的关注，尤其是对部分注重办公室文书档案收集与归档工作的单位（部门），其办公室档案的管理工作是提高单位（部门）工作质量的重要工作，同时，良好的办公室文书档案管理工作也是体现企业管理水平的标志。文书档案是对办公室的发展情况进行详细记录的主要方式，能反映出某一时期办公室出现的问题，以及怎样解决问题的详细记录，因此，对办公室文书档案进行管理是保证此类资料得到妥善保存和整理的重要工作，也是提高办公室文书档案整体质量的主要措施。
　　一、办公室文书档案收集与归档工作的意义
　　当前我国事业单位中，文档管理工作是一项基础且重要的工作，办公室的文书档案收集与归档工作是事业单位开展其他工作的关键部分，办公室文书档案的收集与归档工作是对事业单位中某一事件的具体记录，其中会详细对事件的相关资料内容以及事件的发展过程、问题的产生与解决进行详细的记载，例如：事业单位中相关会议记录，项目审计情况等，这些都会对事业单位的发展产生重要的影响，做好办公室文书档案收集与归档工作可以对这方面产生非常积极的影响和意义。
　　二、办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题
　　（一）材料收集不全面。办公室文书档案收集与归档工作，在实施的过程中逐渐凸显了材料收集不全面的问题，即部分档案与资料在收集与归档的过程中呈现出不经档案人员记录的现象，从而导致其档案收集水平凸显出较低的发展状态。为此，应提高对此问题的重视程度，且就此达成良好的档案收集与归档的管理目标。此外，文件材料遗留到其他部门是造成材料收集不全面的主要原因之一，因而档案管理人员在实践管理工作开展过程中必须强调材料收集的完整性，达到最佳的文书档案材料收集状态。另外，由于部分兼职型的档案管理人员在文书档案收集与归档的过程中不愿意投入过多的精力于工作中，最终致使此行为的发生影响到了材料收集的完整。
　　（二）档案管理人员综合素质不高。档案管理人员综合素质不高的问题也在办公室文书档案收集与归档管理工作实施中逐渐凸显出来：首先表现在部分档案管理人员在实际工作开展过程中基于管理意识匮乏的基础上更为注重对红头文件的管理，继而由此影响到了文件材料归档整体质量，因而在档案管理工作实施的过程中应给予高度重视。其次，档案管理人员工作责任心的匮乏也是影响档案管理质量的主要因素之一，即部分档案管理人员缺乏专业化的档案管理技术，同时，其在收集与归档办公室文书档案的过程中，未采取相应措施查证材料的真实性，最终影响到了收集材料的真伪。为此，要求单位部门在实施管理工作的过程中应对其展开行之有效的处理，由此提升办公室文档材料整体管理水平，达到最佳的办公室文书档案收集与归档工作管理状态。
　　三、辦公室文书档案收集与归档工作的管理措施
　　（一）构建文书档案管理体系。在办公室文书档案收集与归档工作开展过程中应注重强调对文书档案管理体系的构建，并在体系内容制定过程中针对归档模式不规范的问题设定相应的管理原则，且要求档案管理人员在实际工作开展过程中严格按照管理原则来执行，达到最佳的文书档案管理状态。此外，在文书档案管理体系构建过程中基于各部门职能的基础上明晰其归档范围也是至关重要的，因而应强化对其的有效落实。另外，将各部门月季考核制度纳入管理体系范围内亦有助于提升档案管理人员整体工作效率，并引导其在实际工作开展过程中不断规范自身打印行为及打印格式等，达到高水平文书档案管理目标。
　　（二）加强档案管理人员素质培训。基于文书档案管理体系构建的基础上，加强档案管理人员综合素质的培训也是非常必要的，对于此，首先要求机关单位领导在实施管理工作的过程中应定期安排档案管理人员参加专业化的培训项目，继而促使其在培训过程中能强化自身责任心及使命感，且将其合理地融入文书档案管理中，提升整体工作效率。其次，由于办公室文书档案收集与归档工作实施的过程中强调了对兼职人员的引进，因而在此基础上，单位在实施管理工作的过程中应积极开展兼职档案员培训行为，最终由此提升其专业化水平，并避免返工情况的发生。再次，基于培训活动开展的基础上，利用会议的形式明晰归档范围、归档质量等信息也是非常必要的，因而应提高对其的重视程度。
　　三、结束语
　　综上所述，机关事业单位活动中对相关内容和工作进行文书档案的收集与归档，可以有效对机关事业单位文书档案的使用效率进行提升，充分发挥文书档案的作用，机关事业单位在进行文书档案的收集和归档中，通过对此方面工作进行不断优化，可以有效促使企业管理工作的质量和效率得到提高。
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