关于高校档案利用的现状调查和对策研究

　　【摘要】本文主要阐述了目前高校档案利用工作的现状，并提出一些发展对策建议，以期帮助解决当前档案利用工作中的问题，推动高校档案利用工作的进一步发展和进步。
　　【关键词】高校档案；利用；现状；对策
　　一、高校档案利用存在的主要问题
　　（一）档案利用意识欠缺。目前不少高校领导及档案工作人员对档案管理工作都存在不同程度的偏见，主要表现为重保管、轻利用的思想较为严重，使得学校档案利用工作发展相当缓慢。
　　（二）档案利用开放度不够。当前高校档案部门受传统档案保密工作观念的影响，档案馆普遍封闭保守，利用对象仅局限为本校教职工和学生，对社会公众的开放度不够，阻碍了社会公众对档案价值的开发利用，这使得许多有价值的档案长期被束之高阁，得不到充分利用。
　　（三）档案馆自身宣传不足。长期以来，档案馆都给人以封闭、保守、沉默的印象，而档案工作者也只是踏踏实实做好档案的业务工作，缺乏对档案馆收藏、档案利用方式、档案馆成果等的宣传和介绍。档案馆的自我封闭和缺乏宣传，影响了社会对档案馆的认知度。
　　（四）档案价值开发深度不够。目前高校的档案利用大多还停留在你查我提供的初级阶段，即为需求者提供档案原件供查阅和借阅。档案利用的编史修志，宣传教育，学术研究等诸多核心价值基本没有开发，大部分档案整理归档后鲜人问津，档案基于社会的真正价值没有得到充分开发和体现。
　　（五）档案专业人才缺乏。目前多数高校档案工作人员配置标准偏低，专业人才少，临时或兼职人员居多，而仅有的专职档案工作人员大量时间都被耗在档案的收集、整理、管理、服务等日常事务性工作中，档案专业人才的缺乏导致档案价值的深度开发利用工作停滞不前。
　　二、高校档案利用改革和创新对策
　　（一）树立正确的利用观念。主要内容如下：1。改革高校档案工作重心。如果说以前的重藏轻用是受到传统的保密思想的影响，那么现在高校信息公开是不是给档案开放利用工作提供了一个良好的契机呢？从国内外政府信息公开的实际效果来看，无不对档案事业发展、档案信息的利用起了重大的影响，带来了馆藏档案利用的高峰。2。正确处理好利用与保密的关系。高校档案机构在不涉及秘密、个人隐私和其它公开例外的情况下，应充分利用自由裁量权，减少档案的保管期限，简化利用手续，积极提供对外利用。3。从被动服务变为主动服务。高校档案机构应改变默默无闻的传统工作方式，通过宣传来消除档案工作者与档案利用者之间的信息不对称，引起人们重视，引导更多的人来利用档案。
　　（二）整合档案资源，真正落实集中统一管理原则。做好高校档案利用工作，就要真正落实档案集中统一管理原则，把各类档案统一纳入到高校档案机构的管理范围之内。在制度建设上，可以通过向领导呈报专题报告、印发宣传手册等多种方式加强档案法律法规的宣传，让整个单位熟知档案法规的有关规定和要求，并结合实际，把档案法规的要求落实到本单位的规章制度中去，明确档案管理原则，做到有章可循。另一方面要争取工作层的支持，求得响应效应，加速档案资源的整合。高校档案机构在做好应归档材料收集工作的同时，应根据学校每年总的工作安排，加强与归档部门的联系并提前介入，认真指导和督促归档部门做好文件材料的归档，确保各种应归档材料齐全、完整、系统地移交到档案部门。
　　（三）积极开发档案信息资源，做好编研工作。受传统重藏轻用观念的影响，不少高校只注重收集和保管，并未重视档案机构的完善和编研人员的配备，影响了编研工作的有序开展。我认为可以从两个方面来建设档案编研队伍，一是在高校档案机构内建立一支以档案工作者为成员的编研队伍，二是充分发挥高校人力资源优势，成立一支以高校档案机构参与、多部门联合、不同类型人才共同组成的编研队伍。各高校可以根据自身情况加以选择，以确保档案编研工作的可持续发展。从高校现有编研成果来看，存在只编不研的问题。因此，编研人员要紧扣学校发展主题，既要做好一次、二次文献的编研，也要做好三次文献的编研；既要注重常规编研，也要注重编研成果的创新，力求编研成果新颖、好用、针对性强。
　　（四）加大宣传力度，提高档案利用意识。高校档案馆要采取各种各样的方式做好档案宣传工作，提高学校各界对档案利用的认知度，促进学校档案利用意识的形成。比如可采取的措施：一是开办档案知识宣传教育讲座，普及高校档案馆的收藏内容、查找方式、借阅流程等知识，提高大家认识档案、重视档案、利用档案的意识。二是编印档案利用指南学校档案目录等宣传册，分发给在校师生、入校新生及社会大众。
　　（五）加强部门联系与合作，挖掘档案利用价值。档案部门应该加强与学校行政、科研、教学、后勤等部门的联系与合作，共同开发有关项目，挖掘档案在编史修志，宣传教育，学术研究等方面的利用价值。比如利用的途径有思想政治教育，整理挖掘历届优秀校友的故事档案，作为先进榜样用于新生入学思想教育等。
　　（六）探索现代化利用途径。很多高校在现代化利用途径上都开展了积极的尝试，然而这种利用方式受到时间、空间和利用规模的限制，无法充分发挥档案资源的价值。令人欣慰的是部分高校已着手建设数字档案馆，这给利用者带来了诸多的便利，如无时空限制、可多人同时使用等，备受青睐。因此，应加快高校数字档案馆建设，为利用者提供现代化利用途径。此外，高校档案机构之间应加强合作，实现数字档案资源共享。
　　【参考文献】
　　〔1〕蔡亚琼。高职院校教学档案利用服务实践中的问题反思〔J〕。办公室业务，2015（4）。
　　〔2〕楊杰，周小平，张丽。高校档案利用工作存在的问题及应对策略探讨〔J〕。攀枝花学院学报，2011。