浅议成人高等院校文书档案收集归档工作

　　【摘要】本文针对文书档案收集归档工作的特点和要求，分析成人高等院校文书档案归档工作中文件材料收集不齐全不完整的原因，提出文书档案收集归档工作要强化档案法治意识，规范工作流程和加强档案队伍建设等几点建议。
　　【关键词】文书档案归档；法治意识；即时归档；档案队伍建设
　　一、档案收集归档的要求和特点
　　（一）档案收集归档的要求。档案工作要求学校档案室进行集中统一管理，任何教职员工不得把工作中形成的文件材料据为己有或拒绝移交档案室归档。归档就是学校档案员把收集来的分散的文件材料进行分类、组合、排序、编号、录入档案管理软件的有序化过程，经过整理的文件材料才能成为被利用的档案。档案员通过档案管理软件中归档文件级目录进行检索，为借阅者提供利用。档案归档时要求档案员区分文件材料的保管期限，整理过程中遵循文件材料形成的规律和联系，重要的是文件材料归档要求齐全完整，这样形成的档案才能反映学校工作活动的真实面貌，才有利用的价值。
　　（二）档案的来源具有广泛性。档案来源于学校、内设机构和上级单位普发性文件或专指性文件，其内容广泛丰富，形式多样化。档案内容包括学校制定的规章制度、管理办法、工作报告、工作总结和计划等；学校召开的各类会议、举办各种活动形成的文件材料；涉及学校和教职员工权益的人事任免、请示与批复、协议、合同、单据等法律书证；还有上级单位针对学校的指导性公文；需要学校贯彻执行或参照执行的领导性公文材料等等。档案的内容涵盖了学校方方面面的活动记录，涉及学校各个科室及教职员工的工作。
　　二、档案归档工作存在的问题和原因分析
　　（一）学校对档案归档工作重视程度不够。从狭义上讲，我国档案机构主要由档案局、档案馆、档案室三部门组成，各级各类单位内设立档案室，负责对档案的收集、整理、保管和利用。据笔者了解，多数学校档案工作基本由行政办公室一名工作人员兼任，这名工作人员除了从事档案工作外，还要负责办公室其他多项工作，留给档案工作的时间和精力不足，这势必影响到档案工作的完成。学校教职员工的档案归档意识比较薄弱，有些人为了工作便利，把应该归档的文件材料据为己有；或相互之间借用手中留存的文件材料，没有任何借阅手续，久而久之，也无人催办归档，造成文件材料归档时出现漏归或遗失的情况。教职员工档案意识缺失，档案管理制度不健全不完善，轻视档案工作的重要性是导致档案归档不齐全不完整的主要原因。
　　（二）科室档案移交时间过长。学校在一年中开展职能活动都会产生大量的文件材料，平时都零散在学校各项工作的承办者手中，第二年上半年科室档案员才把整理完毕的档案移交学校档案室。科室移交的档案中一般性的文件材料居多，永久和30年保存的文件材料收集缺失，由于不是即时归档，学校档案室人员对缺失的文件材料也无法整理清楚。科室形成的文件材料基本是事后归档，移交时间长，容易造成学校档案归档出现不齐全完整的情况。
　　三、相關建议
　　（一）提升档案法治意识，健全和完善档案归档制度。档案法治意识是学校档案工作取得成效的关键。学校要切实落实国家档案局发布的《档案管理违法违纪行为处分规定》，让教职工知悉档案归档工作的责任、权利和义务。在档案法制化建设进程中，大力培养档案工作人员的法治思维尤其重要，要强化领导的法治意识，加强档案法治的宣传和档案的行政执法监督力度。强化学校教职工的档案法治意识，建立档案归档工作制度，学校领导要依法治档，把档案工作列入学校的日常管理工作中；列入档案员个人年度绩效考核里，与档案员岗位工资挂钩，用工作制度来保障档案归档的齐全完整。梳理学校主要职能活动和业务活动，制定《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，把涉及人事、工资、财务、行政事务的请示与批复等重要的需要永久和30年保管的文件材料列入档案员重点收集归档范围。
　　（二）规范档案归档工作流程，事后归档嵌入即时归档中。学校各科室形成的文件材料到第二年初才移交到学校档案室归档。事后归档模式是目前主要的归档模式，其诸多弊端正逐渐显现，相关研究者和实践工作者开始探索档案管理的全程控制。针对档案数量多、形式多样的特点，学校要建立和规范档案归档工作流程，细化到归档过程的每一个环节；实施公文从发文、收文、催办到归档等一体化的管理。档案员对科室年度产生的文件材料进行监督把控，尤其是永久和30年保管的重要文件材料，工作完毕后要及时催办，即时归档。把学校科室归档的时间嵌入即时归档的环节中，避免原始材料留存在科室和个人手里，因移交时间过长而出现遗漏或丢失的情况。
　　（三）加强档案队伍建设，保障档案归档工作的完成。档案的利用和民生作用日益显著，推进档案信息化建设势在必行，教育机构应开设不同学历层次的档案学专业，为学校和基层单位培养专业档案人员。法国建有专门培养档案人才的精英学府法国档案学院，严格的教育和培养机制使法国拥有大批专业档案工作者，他们职业素养高，对档案工作怀有极大热情。专业的档案人员是推进学校档案工作发展的迫切需求，也是完成档案归档工作的需要。
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