企业数字档案馆建设初探

　　杨爱云宋莹朱明慧
　　【摘要】档案作为企业各项工作和员工各方面情况的真实记录，是促进企业科学发展、维护企业和员工根本利益的重要依据。随着信息化的不断发展，传统企业档案管理面临一系列问题和困难，需要通过档案信息化建设实现档案管理转型。本文主要就如何开展企业数字档案馆建设进行探讨。
　　【关键词】企业；数字档案馆；建设
　　档案作为企业各项工作和员工各方面情况的真实记录，是促进企业科学发展、维护企业和员工根本利益的重要依据。企业档案是国家极其重要的档案资源，是企业生存和发展的核心资源和重要资产。为了适应互联网信息化时代发展对档案工作提出的新要求，做好档案管理战略转型，充分发挥档案资源价值，确保档案资产保值增值，更好地服务企业生产经营、改革发展等中心工作，全面统一共建数字档案馆势在必行。
　　一、目前企业档案管理中存在的主要问题
　　（一）档案信息化建设缺乏顶层设计和整体规划，部分企业档案信息化发展滞后，档案管理面临窘境。一些企业重视档案工作，档案信息化发展较为迅速，主动精准提供利用，档案利用率高，成为企业生产经营不可或缺的部分，为企业中心工作开展作出了积极贡献；有些企业对档案信息化发展重要性认识不到位，重视程度不够，没有与企业信息化建设同步开展，档案信息化建设进展缓慢，落后于企业整体信息化发展水平。另外，近年新生企业尚未系统开展档案工作建设。随着企业各业务信息化发展的加快，如不进行档案信息化整体推进，一些企业将面临信息资料归档渠道淤塞、档案管理效率低下、档案利用价值无法显现的窘境。
　　（二）境外档案管理鞭长莫及，档案管理面临风险。随着国家一带一路倡议的提出，企业在境外所属机构、项目数量明显增加、地域分布更广，业务量明显增加。以中国交建为例，截止2017年，中国交建全球国别市场148个，境外机构217个。2017年，海外业务对中国交建三项主要经营指标的贡献率分别为28。5、23。6和34。7，海外整体贡献度为29，国际化经营指数27。5，驻外机构形成档案种类繁多，档案管理水平参差不齐，难以收集齐全，保管条件有限，转移国内难；档案人员流动性大，档案专业人员不足；受各种条件限制，档案监督指导难以到位。传统档案管理方式很难将分布如此广泛的机构产生的文件资料归档管理，使境外档案管理面临严重风险。
　　（三）形成信息孤岛，利用困难。受传统重藏轻用认识影响，档案信息化的发展大都只局限于本企业内部的发展而独立存在。档案信息资源分散，不流通、不共享，不利于应用，不能最大限度发挥档案价值，严重影响档案服务中心工作的效能。
　　二、建设企业数字档案馆的意义
　　（一）推动企业档案管理体系变革，促进企业档案信息化整体水平提升。档案信息化变革将带动档案管理体制、原则、理念、技术、方法等各个层面的变革。通过建设数字档案馆，可有效促进企业从理念、制度与技术方法等不同层面共同采用新的档案工作管理体系，实现档案管理的战略转型。同时，有利于强化在档案信息化管理中企业总部对子企业档案工作的指导与监督，以及子企业支持和维护总部对档案工作统一领导、协调开展的工作关系。数字档案馆建设有利于加强企业对档案信息化工作的统一认识，缩小企业之间档案信息化工作的差距，提升企业档案信息化建设的整体水平，适应企业信息化发展步伐，满足企业快速发展需要。
　　（二）加强境外档案有效管理和控制，弥补境外实体档案管理的不足，解决境外档案收集难、管理难、利用难问题。建成企业数字档案馆后，一是可将境外机构档案管理纳入企业档案管理的范畴内，统一管控，实现远程监督与控制，确保重要档案收集及时齐全完整。二是对境外重要档案数字化后纳入数字档案馆进行管理，可以解决境外实体档案保管空间不足、环境受限、保存条件不符合要求、转移国内难等问题。三是档案利用不受时间空间限制，实现快速审批、调阅，提高档案利用率。
　　（三）促进档案信息资源有效共享，提高企业生产、经营、决策等过程的工作效率。数字档案馆与档案利用者之间将建立起前所未有的开放关系。企业之间可以跨时空随时调阅开放档案资源，也可以异地申请、调阅非开放档案资源，提高档案利用效率。结合企业生产经营改革发展需要，将存储的信息进行整合，综合开发，主动、精准推送，更好为中心工作服务，提高企业生产、经营、决策等过程的工作效率。
　　三、建设企业数字档案馆的必要性和可行性
　　2009年，国资委、国家档案局联合印发《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》，明确要求中央企业积极推进档案信息化建设。2010年，國家档案局发布《数字档案馆建设指南》，指导各级、各类档案馆档案信息化发展。2014年，中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。同年，国资委发布《中央企业档案信息化建设工作指引》。2015年，国资委印发《中央企业档案工作规定》指出：中央企业应当加强本企业系统档案信息化建设，完善档案管理信息系统，逐步建立数字档案馆，实现档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化。
　　伴随国家一路一带和互联网战略的实施，为企业未来发展带来新的机遇和挑战。企业积极践行国家重大战略部署，发力一带一路，业务领域更广，产业链条更长，竞争更激烈，需要比以往更快的速度获取更多的信息，档案工作价值在企业发展过程中体现得越来越明显，对档案工作的要求越来越高。档案管理信息化应提上议事日程，应加强电子文件归档管理和开发利用，与企业信息化建设协调发展。
　　以中国交建为例，截至2015年，集团共有案卷2855387卷，文件1026414件，底图7791220张，文书类电子档案9793GB。无论是库藏的案卷数、归档的电子文件总量、数字化扫描情况、电子数据库管理，还是网上档案馆的借阅权限、方式等，均符合构建企业数字档案馆的基本条件。
　　四、企业数字档案馆建设目标
　　以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标，使企业档案室能够实现对本单位电子文件的归档和管理，对传统载体档案数字化，企业工作人员均可通过互联网利用系统内开放的档案资源，实现归档文件电子化、馆藏档案数字化、开放档案的互联网利用、档案信息资源深度整合加工提供利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用，将企业数字档案馆建成档案保管基地、档案利用中心，逐步发展成企业电子文件管理中心、信息中心和知识中心。
　　五、企业数字档案馆建设原则
　　（一）整体性和开放性原则。在数字档案馆设计时要充分考虑企业总部与所属企业关系、所属企业之间关系、企业内外部关系，整体设计规划，注重各种档案信息资源有机整合；同时使档案馆具有一定开放性，并把握好信息共享和信息安全的关系。
　　（二）标准化原则。建立标准化、制度化规范管理体系。重新梳理企业档案管理体系、制度、标准和流程，通过信息化推动档案工作规范化管理，明确档案管理重点，制定管理性、技术性、业务性三种标准体系，实现档案管理规范化、档案分类标准化、档案编码统一化。
　　（三）可扩展性原则。充分考虑业务未来发展需要，能够支持硬件、软件的可扩展性，能够快速开发重组、业务参数配置、业务功能二次开发等，满足未来不断变化的需要。系统可灵活地与其他系统集成。
　　（四）以用户为导向原则。从用户的实际需要出发，充分考虑用户的使用习惯，针对用户个性化需求，主动精准推送信息资源，最大限度满足用户利用需求。
　　（五）个性化原则。系统提供统一的界面风格，各企业可根据自身业务情况和档案开发利用需求开发定制。
　　（六）创新性原则。通过档案管理理念、方法、手段、技术的创新，促进档案管理和档案利用由被动转为主动，实现档案信息资源管理创新。
　　六、企业数字档案馆建设基本方案
　　企业可根据所属企业数量及层次、涉及业务板块、分布地域、业务重点、档案管理的重点和管理特性以及信息化建设基础条件等，采用既集中又分布的混合式建设方案。
　　企业通过统一制定数字档案馆规划，在全企业建成标准统一、界面统一、系统同构、异地管理的分布式存储数字档案馆。该数字档案馆根据统一的标准和规范，形成档案数字资源集群，并通过高速网络实现数据交换及数据互操作技术，将这些数据资源集群连接起来。将异地存储的目录、全文等各类数据进行交换共享；具有系统间档案数据的交换能力；具有档案数据的互操作能力。
　　七、企业数字档案馆建设内容
　　（一）建设主体。1。企业总部负责统筹安排、选聘外部机构、制定实施方案进度。2。尚未建设数字档案系统的所属企业构建统一标准的档案管理系统；已建成数字档案系统的所属企业可通过标准转换、接口对接、数据导出转换成集团通用档案系统。3。对已有档案系统并且比较先进的所属企业，在保持其已有系统个性化和先进性的同时，设置接口接入企业数字档案馆体系，提供利用，资源共享。
　　（二）建设平台。根据不同档案开发范围和不同服务对象建立3种平台：1。所属企业面向本单位档案工作人员和档案利用人员的内部档案管理、利用、服务平台。2。通过与OA系统、业务系统对接建成面向本单位各部门的文档接收平台。3。利用企业总部分布式数字档案馆网站建设面向全企业和社会的公共档案信息服务平台。该平台功能：（1）企业开放档案目录中心。按照统一著录格式和数据规范建立的档案系统可公开档案目录的集合体系。采用物理分开、逻辑集中的方案即分布式结构存储和调用。（2）档案信息发布和共享功能。企业及所属企业通过此平台发布档案工作信息和档案资源信息，促进档案信息交流共享。（3）检索功能：跨系统检索功能，统一检索入口，进入不同企业档案系统检索平台。全文检索功能，经审批，利用者可以调阅异地数字档案系统的原文。支持目录式分类结构。阅读各单位档案目录。通过三种主体、三个平台建设最终实现资源集成、用户集成、服务集成和安全集成，提高档案信息利用效率，促进企业档案管理水平整体提升。
　　八、企业数字档案馆建设阶段
　　企业数字档案馆建设总体可分为五个阶段。
　　（一）顶层设计。顶层设计，主要从以下几个方面落实：1。设置领导小组和专家组。企业数字档案馆建设是个长期建设的过程，必须在企业总部设立专门领导小组，并选聘系统内、外专家作为项目顾问，长期统筹规划、指导监督企业数字档案馆建设，有计划、有层次地逐步推进。2。统一规划、集中管控。从企业档案信息資源管理的全局角度统筹考虑各单位业务需求，统一规划数字档案馆建设方案，统一制定数字档案馆建设实施步骤，建立标准制度体系，搭建系统功能架构，建设统一接口，形成全集团各级单位数字档案统一管理体系。
　　（二）统一标准规范。以遵循国家、行业档案管理相关标准规范为前提，以企业现有制度规范标准为基础，对档案业务进行咨询、梳理，提炼、完善符合企业自身业务需求的档案管理规范标准。
　　（三）试点引路。数字档案系统功能庞大，加之大型企业多组织、多业态的复杂现状，以及各单位应用现状及需求情况参差不齐，数字档案馆建设应在先期调研的基础上，拟定初步实施方案，挑选有代表性的单位作试点，探索出一套行之有效的实施步骤、技术方案，为企业其他单位数字档案馆建设提供示范。
　　（四）分期实施，分类推广。结合库存档案的数量、重要程度、年增长量、业务系统对接需求、档案利用需求以及数字档案馆建设内容，合理划分建设内容分期；结合企业业务类型，分析企业档案管理和档案信息化现状，对企业进行分类，规划企业数字档案馆建设的时间表，分期分类实施推广。
　　（五）资源整合。基于企业总部、各所属企业的档案资源，将企业总部和各所属企业的档案管理信息系统组建成一个分布式同构虚拟档案馆，建成企业档案共享目录中心，遵循共同协议，实现档案信息共享，逐步发展为超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。