浅谈企业人事档案管理工作中存在的问题与解决对策

　　【摘要】在企业档案管理中，人事档案是一项不可或缺的内容，人事档案管理工作自改革开放以来变化巨大，特别是社会主义经济体质的改革加剧了双向的人才流动，打破了过去的所有制身份对人才流动的禁锢，进而也逐渐暴露出人事档案管理的弊端。本文针对企业人事档案管理工作中存在的问题有针对性地提出了建议，旨在更好地服务人事管理工作，促进企业发展。
　　【关键词】人事档案管理；问题；解决对策
　　不断进步的社会与快速发展的经济愈加突显出人力资源在企业竞争中的重要地位。企业人事档案产生于企业人事管理活动中，其是对员工个人信息以及客观面貌的真实记录和反映。企业以此为凭证对员工进行考察，员工的工资待遇与其有直接关系，因而人事档案管理对管理、开发人力资源管理来说意义重大。为此，针对当前企业人事档案管理中存在的问题，我们应积极采取解决措施，以将其在企业发展的真正效用发挥出来。
　　一、企业人事档案管理工作中存在的问题
　　（一）人事档案管理意识薄弱。人事档案管理意识薄弱主要在以下两方面体现出来：
　　1。领导不重視。目前大多数企业领导均认为档案管理不仅费时费力，且无法在短时间内获得经济效益，因而他们都只对短期的经济效益重视，未给予档案管理工作充足的经费，先进的档案管理设备也未配备。
　　2。员工档案意识差。员工认为档案管理可有可无，缺乏清晰的认识。为了一些眼前利益在档案填写时弄虚作假。再加上企业对档案的不重视，进一步淡化了人们的档案意识。
　　（二）档案管理信息化程度不高。现阶段，虽然很大一部分企业为了有序开展档案管理工作建立起了一套较为合理的档案管理系统，但就总体而言，占到一半以上的企业的档案管理系统均缺乏较高的信息化程度，计算机技术人才较少，以纸质形式查阅档案仍是大多数企业在档案管理工作采用的主要方式，档案管理效率低。
　　（三）档案管理人员管理水平不高。一些企业在实际工作中未配专业的档案管理人员，大多由其它人员兼职。兼职档案管理人员则存在工作变动频繁、业务不熟等情况，不了解档案的重要性，也不知该怎样搜集、整理档案材料，对档案管理水平造成了严重影响。
　　二、完善企业人事档案管理工作的对策建议
　　（一）加强档案管理意识。目前，制约企业人事档案管理工作的关键便是档案意识。因此，企业领导应对自身档案意识予以强化，对人事档案工作的特点、地位与作用有一正确认识，并加大资金投入，对档案管理设施进行强化，定期对档案管理工作展开检查与指导，只有领导的档案意识加强了，员工才能对档案管理工作引起重视。档案管理部门要对自身工作的重要性有一充分认识，树立高度的责任感，保证档案材料收集的及时性与完整性，保证人事档案质量，而普通员工也要具备良好的档案意识，清楚认识到档案与自身利益的紧密联系，自觉遵守档案管理制度。
　　（二）建立健全科学合理的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中，必须改革与新形势、新情况与新任务不符的规章制度，建立起新的、更具科学性的人事档案管理制度，让人事档案工作朝着规范化、制度化的方向发展。要及时、完整地收集档案；充分按照取之有据，舍之有理的原则鉴别档案；秉承严谨科学的态度将档案归档；借阅档案应具体情况具体分析，区分人力资源管理部门和其它部门，保证档案安全；及时、准确、完整地更新档案，特别要对档案新内容的补充收集予以重视。
　　（三）加强人事档案管理的数字化和网络化改革。现阶段，由于有多种方式管理个人信息，因而使得重复交叉的情况在各种人事档案信息中普遍存在，所以融合与分类管理其中的一些能公知共用的信息就显得非常有必要。首先是日常管理自动化。利用微机完成档案管理工作中的编码、查询以及转递工作，不仅可避免手工操作的麻烦，也可使档案工作的准确性与工作效率大大提高。其次是档案内容信息化。应尽可能以信息的形式将常用档案存入微机，建立各类人员档案信息数据库。同时借助扫描技术把档案材料储入微机，以便之后查询档案，分析系统。如此一来不仅可对人事档案信息资源进行优化，更好地利用人事档案，也可大大节约企业人财物。
　　（四）提高档案管理人员的专业素质。档案管理工作的效率受到档案管理人员专业素质的直接影响，为此，企业必须促进相关工作人员专业素质的进一步提高。第一，企业可借助多种方式，如定期培训、模拟演练等加强档案管理人员的防范意识，不断提升其专业水平，包括法律知识、计算机专业知识、管理知识等在培训内容之列，同时通过培训考核来保证培训效果，促进整体档案管理人员综合素质的提高。对于在一些工作人员中出现的不良现象，如态度不端正、工作懒散等，企业可实行奖惩机制，利用调整薪酬、人事调动等来对他们予以激励，将其工作积极性激发出来，进而切实提高企业人事档案管理工作的效率。
　　三、结语
　　在企业档案管理中，人事档案管理是一个不可或缺的部分，不断变化的经济形式，加快了企业人员的流动，也不断暴露出了人事档案管理工作中的各种问题，对档案管理工作的效率造成了严重影响。为此，企业档案管理人员必须同时代发展保持同步，以科学的方法管理档案，不断对工作经验予以总结，真正提高服务水平，提高档案管理工作的效率。
　　【参考文献】
　　〔1〕马兰。浅谈新时期企业人事档案管理存在的问题及对策〔J〕。甘肃科技纵横，2010（04）：122123。
　　〔2〕郑文夙。企业人事档案管理工作中的问题及对策研究〔J〕。企业技术开发，2012（23）：7273。