社会转型期档案整理方法的完善

　　【摘要】本文围绕社会转型期档案整理方法的完善这一主题，展开积极的探索，重点从档案整理过程中存在的问题剖析、积极完善档案的整理方法这两个层面进行阐述，旨在对社会转型期档案整理方法进一步进行完善。
　　【关键词】社会转型期；档案整理；人力资源；社会保障
　　档案有着巨大的作用，国家可以通过档案这一载体实现对民情和民生的充分了解，而群众则可以凭借档案这一凭证而获得国家给予的一些相应的福利。鉴于档案具有这一特殊的功能，那么對档案管理也就显得异常重要。笔者就社会转型期档案整理方法的积极完善进行探讨。
　　一、档案整理过程中存在的问题剖析
　　（一）按件进行整理存在的不足。档案的重要特征，就是涉及面很大，数量大，在对档案实施整理的过程中，如果按照件进行计算，其数量必然是数不胜数。所以说，如果采用件的模式进行统计和管理，必然会加大统计和管理的难度。按照件实施管理，有两个方面的问题：第一，由于是用件进行管理，其数量很大。而管理又同计算机有着极其紧密的联系，计算机在调用这些数据的时候，特别繁杂。第二，按件进行整理有许多错误存在。在档案管理过程中会发现有许多的档案使用频率非常高。由于这些档案的使用频率过高，对管理者而言，给他们增大了工作的压力，在频繁的管理中难免会出现种种差错。显然，通过件的模式进行档案的管理，不利于工作人员对档案的准确调用，也不利于档案规整工作的有效展开。
　　（二）按卷进行整理存在的不足。在档案的整理过程中，最为传统的整理方法就是按照卷的模式进行整理。在许多机关都是采用这种这种模式进行整理。该模式具有最为明显的特征是：可以从文件的规律和特征进行整理，这种模式对于档案的利用和保管都有着积极的作用。但是每一种模式都有着自身方面的局限性。同样在档案的整理中采用按卷的模式进行整理也存在着不足：第一，在组卷的过程中所进行的操作比较繁琐。在组卷的过程中，由于每一个人在业务水平上、理解认识上都是不一样的，进而导致了档案卷有着巨大的差别。第二，在利用过程中极为不便。在保密层面效果极差。由于在某一卷档案中会存有很多份的文件。作为借阅者在借阅一份档案的过程中，会将整卷档案借出。借出整卷档案，必然会造成对不必要档案的泄密。再者借阅者在携带上也极为不便。
　　二、积极完善档案的整理方法
　　档案来源于办公室中的公文以及各个处室中的各项业务资料，这些资料进一步就形成了档案。所以，我们从档案的来源将档案分为业务档案和办公室文书档案。将档案进行这样的分类之后，每一类档案的整理就有了方向性。
　　（一）对文书档案的管理。由于文书档案在内容上具有极强的针对性，其内容不能够修改，档案也不能够遗失，加上该类档案的数量上不大。鉴于此种状况，对于文书档案的管理，应该采用件的模式进行管理最为恰当科学，充分地发挥出按件管理的优势。因为：第一，可以避免件的劣势，因为各个办公室生成的文书档案具有很强的法律性和实效性，数量不大，对该类档案使用的频率不是太高，存放状态多数处于静止状态，在工作量上不存在繁重的情况。第二，在整理过程中不存在繁琐情况。因为办公室档案完全可以通过分类进行整理，毕竟办公室档案多数是一些规划部署和法律文件，对其使用的次数很少，能够进行大体分类。第三，对档案中普遍存在的错误可以避免。由于办公室文件有着特别强的有机联系特性，我们完全可以从档案文件的名目上阅读到内容的方向，即使档案管理中出现了错误，完全可以对其错误进行纠正。
　　（二）对业务档案的管理。业务档案跟文书档案不同，该档案具有数量大且零散的特征，具有群体性。对于这类业务档案可以用卷的模式对其实施管理。运用卷的模式具有不计细节和有整体性，在查找的时候且能够顺利地找到有关联的一些档案，可以充分地发挥出卷的立卷整理过程中的优势作用。第一，由于业务档案中存在着个人档案，这些关于民生方面的档案在数量上巨大，且不同于文书档案，在查阅的过程中使用的频率比较高，对其可以采用立卷的模式进行管理。第二，业务档案中所涉及到的民生问题所涉及到安全性文件极少，通常情况下都是以整体档案或者个人档案调用为主。第三，由于在立卷操作上比较简单。在对办公室档案进行归类立卷中，必须注重卷名，必须详细认真。而业务类的档案在姓名上不一定要对其全部列出，完全可以只要列出住地的名称以及街道名称即可。此类档案不存在由于工作人员的见解不同而造成的不同的名目出现。在立卷过程中，完全可以对案卷标题进行拟写，不存在争论问题。
　　三、结语
　　综上所述，在档案整理过程中，所采用的方法应该在传统的基础上积极进行创新，对文书档案的管理宜采用件的管理模式进行整理，而对于业务档案的管理，宜采用卷的模式进行整理。只有这样，才能够跟上时代发展的要求。当然，时代在不断地发展，档案内容肯定会发生变化，对于档案的要求同样会发生变化。鉴于此，必须紧跟时代，在档案整理中做进一步探索。
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