电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展

　　【摘要】本文将从电子档案和纸质档案自身优缺点入手，结合现实背景分析二者整合利用与共存发展的现实意义和相关途径，希望能为数字化时代下的档案管理工作提供借鉴意义。
　　【关键词】电子档案；纸质档案；现实意义；整合
　　随着十三五规划逐步推进科学技术的进步，电子信息化的办公手段广泛地应用在我国各个机关、团体、企业、事业单位，其中以电子档案为主的档案管理方式逐渐应运而生，但是传统的纸质档案因为其自身的优势，使得两种载体档案在档案管理工作中共存。这一状态的出现是由于二者自身存在着各自的优势和局限，同时具有合理的现实意义我国大部分机构的电子档案管理仍处于纸质档案与电子档案齐头并进的阶段，因此，在实际的档案管理工作中，一般奉行的是电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展理念。
　　一、电子档案和纸质档案的优点和缺点
　　电子档案与纸质档案作为文件存在的形式，承载着多种信息，真实地记录着人类历史社会活动的方方面面，可以通过保存、管理等方式为后人提供参考、利用价值。二者虽然有很多共同的特点，但是其自身的特殊性也决定着它们存在优势和局限，正是这些优缺点，两者之间的共存状态起到了优势互补的作用。具体来说有如下不同：
　　（一）信息存储的载体。光盘、磁盘、硬盘、软盘等都是电子档案常用的存储介质或者载体，它们能够传递多种媒介的信息内容，如文字、图像、声音、视频等等。而其存储空间具有海量之称，无论是磁盘还是光盘，它们对信息的存储密度都非常高，同时节省了很多存储空间。而纸质档案主要以纸质为载体，对音频等信息无法记录保存，具有一定的局限性。这种档案管理模式所需的存储空间也远远超于电子光盘的存储量。
　　（二）所需的物质基础。计算机作为电子档案运行的物质基础，在档案的收集、整理、鉴定、保管等方面都起到重要的作用。電子档案以代码的形式存储于特定的介质上，依赖计算机软件、硬件以及数据库和网络系统进行查阅或共享，因此电子档案对计算机具有绝对的依赖性。而纸质档案依靠人工手段进行收集和整理，采用了人们可以辨识和认读的符号系统来记录，因此纸质档案具有相对独立性和可识别性。
　　（三）信息安全可靠性。由于电子档案特殊的信息存储方式，其记录的信息不完全依赖于载体和记录方式，可以通过计算机系统拷贝在不同介质之间以达到信息共享的方便性。但是与此同时，这种方便性也带来了不安全性，电子档案所承载的信息可以随意更改、复制、传输，使得档案的安全性和可靠性都受到了影响。相对于电子档案，纸质档案就具有相对的稳定性，因为其信息载体是纸质实体，信息与载体之间不易分离，保证了档案信息的安全性和可靠性。
　　二、电子档案和纸质档案整合与共存的现实意义
　　电子档案和纸质档案虽然存在不同的特性，但是拥有相同的本质属性，在大档案管理思想的基础上，二者的管理思想是和谐共存的。尽管电子档案不断更新变化，但是，纸质档案在档案管理工作中仍占据重要的地位。这种档案管理现状不仅存在于中国各级档案馆的馆藏中，西方发达国家的纸质档案资源在档案馆馆藏资源中也占据重要的比重。例如美国国家档案馆为了向公民和各个行政机关、国会、法院等机构提供必要的证据，收集和整理了100亿具有凭证价值的纸质文件和计算机生成的各种格式的文件，其中纸质文件的种类和数量如下表1所示：
　　由此可见电子档案暂时不能完全取代纸质档案，纸质档案具有其存在的现实意义。而面对电子档案与纸质档案长期并存的局面，我们档案工作者应该主动迎接挑战，分析现实新形式，寻找科学、合理、全面的档案管理模式，促进电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展。一方面，发挥电子档案管理的优势；另一方面，完善纸质档案管理功能。通过双轨制即记录相同内容的电子档案和纸质档案一并保存，既能够保留历史真实原貌，提供原始凭证，又能发挥电子档案优越的检索和利用功能。
　　三、电子档案和纸质档案整合与共存的相关途径
　　现实国情决定着我国各个单位团体的办公手段将长期处于电子档案和纸质档案共存的阶段，针对新型的电子档案，我们不能将传统纸质档案的管理模式生搬硬套到电子档案管理中，因此对二者进行整合利用以达到共存发展的目的。
　　（一）文档一体化管理系统的构建。为了应对日益增多的电子档案，不少档案工作者分别建立了电子档案管理系统和纸质档案管理系统，这为档案管理工作增加了不少麻烦，而文档一体化管理系统的构建就解决了这一难题。（下转第104页）（上接第102页）首先必须为相同内容的电子档案文件和纸质档案文件建立相同的题名或者档号，以降低工作繁复操作；接着在系统数据库中分别标注文件的载体形式和存储地址，以方便文件的后期整理。这样有利于不同类型、不同载体的档案管理集中在同一管理系统中，所有编目工作的繁杂性大大降低。
　　（二）档案化标准接口的建立。若要实现电子档案与纸质档案一体化的管理，必须建立档案管理系统与业务系统的档案化标准接口，使得电子文件通过网络系统及时归入档案管理系统。在相同的档案管理系统中，一个档案编号服务于相同内容、不同载体的文件，通过相同的分类标准来实现电子档案与纸质档案的一体化管理。而这一标准接口的建立，需要业务管理系统的主管部门进行核验，确定其保存价值和保管时间，将电子文件及时归入档案管理系统的数据库中。
　　（三）档案服务平台的设置。档案管理工作包括整理和利用，在利用功能发挥方面，实现资源共享以及为人们提供方便快捷的检索查询等服务是电子档案与纸质档案共存的发展目标。这一服务平台的设置涉及到档案管理数据库的及时更新、提供服务所依赖的平台系统以及后期的管理运行，以此达到服务用户、过程控制和结果控制一体化的实践模式。为了实现经济高效的服务效果，平台功能要体现一站式的特点，例如提供在线查询、预约、检索等功能服务用户。而用户的涉及面可以根据平台而定，不同角色拥有不同的管理权限，通过角色的选择来限定不同的查阅权限，以此减轻档案工作者的工作负担，同时让档案管理系统的受益群体更广泛，为人们的生活和工作带来便利。
　　四、结语
　　总而言之，电子档案和纸质档案的整合利用作为一项系统复杂的工作，不仅考验档案管理人员的技术能力，其所涉及的影响因素也是多方面的，在实际的档案管理工作中出现了二者重复建设的问题，以至于造成了资源的浪费。因此，档案工作人员必须充分了解档案管理的发展概况，严格按照规范组织档案管理工作的开展，认真分析和总结现阶段经常出现的实际问题，找出合理有效的解决措施，保证电子档案和纸质档案的整合利用高效进行，打造优质档案管理系统，从而完善电子档案和纸质档案的局限性、提高两者的融合力，满足市民对档案管理的使用需求。
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