新时期加强企业船舶产品档案管理的策略探讨

　　【摘要】当前国内很多企业在思想上还存在着忽视船舶产品档案管理工作的情况，未安排专职档案管理人员，各项基础设施不完善，未将档案管理制度落到实处，给船舶产品档案的利用带来了不利影响。基于此，本文将简述新时期加强企业船舶产品档案管理的意义，并分析了船舶产品档案管理中存在的问题，最后有针对性提出了解决的对策。
　　【关键词】新时期；企业船舶产品；档案管理
　　新时期，很多企业开始提高了对船舶产品档案的重视程度，也设立了专门的档案管理部门，安排专业档案管理人员。不过从实际工作情况来看，档案管理人员素质与能力还未能达到规定要求，导致在船舶产品档案管理中出现了很多问题，如珍贵的档案资料收集、整理不及时，信息化管理水平不高等，为船舶产品档案的利用带来了不利影响。在信息时代背景下，企业应该在思想上引起高度重视，增强资金投入力度，为船舶产品档案管理工作创造更好的条件。
　　一、加强企业船舶产品档案管理的意义
　　企业船舶产品档案主要指在生产、经营和管理活动中形成的档案，包括研制、设计、建造、试验、鉴定、验收、修理等方面的资料，以文字、图表和声像等方式进行存储，具备极高的参考与利用价值，能够将企业各项经济活动如实反映出来，对企业今后的发展有很大的促进作用。在新时期背景下，企业要切实加强船舶产品档案管理工作，尽快转变档案管理理念，不断创新档案管理方法，提升档案管理的效率，为今后的利用奠定良好的基础。只有这样才能真正将船舶产品的价值体现出来，让企业未来经营活动有可靠参考依据，能够在市场经济中不断增强自身的竞争力。
　　二、企业船舶产品档案管理存在的问题
　　（一）思想上缺乏足够重视。很多企业对船舶产品档案管理工作认识存在偏差，没有意识到这项工作的重要性，在实际工作中也未落到实处，不能发挥出船舶产品档案应有的价值。第一，只为应付企业档案验收。对于企业船舶产品档案管理工作而言，只有在档案验收的时候才会引起重视，在短时间内集中开展工作，并获得一定效果。不过在验收结束后，就忽视了档案管理工作，缺乏长期性与连续性。第二，一些领导在档案综合管理上参与度不够，没有真正意识到船舶产品档案对促进企业发展的作用，导致这项工作有领导无计划，虽然布置有任务，却没有真正落到实处。
　　（二）船舶产品档案管理制度不完善。现阶段企业船舶产品档案管理工作上还有很多不规范的地方，第一，未将档案归档制度落到实处，归档的范围与要求不明确。根据船舶产品档案范围与要求，相关文件、图纸等纸质材料要保证完整性、准确性和系统性，要有清楚的线条与字迹，签署要完备，能够满足长久保存的规定。不过从实际收集情况来看，制度如同虚设，很多有价值的船舶产品档案收集不完整，整理也不及时。因为船舶产品产生的文件、图纸等资料较多，相关设计人员也很多，一份图纸从开始设计到完工出图，需要图纸设计、校对、审核和审定人员参与，签署不能做到完备。图纸进入施工现场以后，通常影响因素众多，会遇到临时更改图纸的情况，但是这些更改过的图纸归档不及时，从而影响了图纸的准确性。对此需要企业尽快完善制度，对相关工作环节进行规范。
　　（三）未及时做好船舶产品档案收集、整理工作。因为很多档案管理人员对船舶产品档案收集工作不重视，没有及时做好相关文件材料的收集工作，从而导致很多重要文件资料出现损坏或丢失的问题。第一，缺乏规范的船舶产品档案管理流程，各种文件资料随意摆放，比较混乱，归档不及时。第二，缺乏科学的归档模式，需要存档的资料数量较大，电子档案收集、归档意识不强。第三，船舶产品档案连续性与完整性不好，缺乏完整的文件资料，一些文件资料存在着断章缺页的情况。第四，船舶产品可靠性不强。档案管理部門为了应付上级检查，一般模拟前几年数据进行评估，造成档案文件历史性和真实性受到影响。
　　（四）船舶产品档案管理信息化水平不高。企业领导还存在着忽视船舶产品档案的情况，未真正意识到这项工作的重要性，在上面投入的资金也十分有限。从实际情况来看，一些船舶制造企业规模不大，在档案管理中主要采取资料管理方式或只进行了最基本的微机录入，通过Excel表格形式来管理，手段不够先进，为档案开发与利用带来了不利影响。而对于规模较大的船舶制造企业而言，虽然应用了专业的档案管理系统，不过随着网络的快速发展，造船规模日益扩大，已经不能满足当前船舶产品档案管理信息化发展要求。
　　（五）缺乏高素质档案管理人员。通常企业档案管理人员待遇不高，船舶企业也一样，人员流动比较频繁，从而导致档案管理人员专业知识与岗位技能存在很大差异。从现阶段企业船舶产品档案管理工作实际情况来看，很多档案管理人员身兼数职或者是半路出家，未掌握足够的专业档案管理知识，普遍存在着学历较低、年龄偏大等情况。此外，很多档案管理人员缺乏历史学、哲学、图书馆学、逻辑学、目录学、情报信息学等与档案专业相关的知识，也未掌握船舶专业知识、外语知识和计算机知识，这样很难真正胜任船舶产品档案管理工作的需求。
　　三、加强企业船舶产品档案管理的对策
　　（一）做好档案宣传工作，提高重视程度。企业要重视加强船舶产品档案管理工作，为今后的利用提供方便，这不仅需要档案管理人员做好本职工作，还需要企业全体员工参与进来，确保船舶产品档案管理工作能够顺利开展。尤其是要生产、设计等部门员工参与进来，提高其档案意识，这样船舶产品档案收集才能完整，避免出现遗漏、丢失和损坏的问题，让档案有更高利用率，促进企业效益不断增加。对此，企业需要做好宣传工作，让全体员工都意识到船舶产品档案的重要性。第一，增强宣传内容的说服力。企业要大力宣传档案法律法规及各项档案规章制度，促使他们将其履行到位。而各项档案规章制度是结合企业实际情况制定的，通过将其落到实处，能够为档案管理工作提供更好的指导。第二，做好档案利用实例宣传工作。也就是要加工提供利用的事例，形成生动、鲜活的档案，体现出在企业生产经营与管理中的价值与作用，让人们产生深刻的印象，能够让员工对船舶产品档案有一个全新的认识。第三，企业要利用船舶产品档案收集与提供利用的宣传契机。对于档案收集与提供利用而言，和图纸设计部门设计人员有着密切的关系，对此档案宣传工作要利用这些有利时机，做好宣传工作。在收集船舶产品档案之前，要以文件、会议等形式，对档案管理工作的重要性、相关法规制度和注意事项等进行宣传，确保能够为实际工作提供指导，能够在实践中得到充分应用。而在提供利用的环节上，在为档案利用者提供服务的基础上，有针对性开展宣传工作，增强他们的感受，今后才能给予档案管理工作更多的支持。endprint
　　（二）健全船舶产品档案管理制度。船舶产品档案涉及内容众多，事项比较复杂，是一项严谨的工作，在开展船舶产品档案管理工作的时候，需要严格落实各项规章制度。对此，企业要结合自身实际情况，建立完善的船舶产品档案管理制度，主要包括档案的收集、鉴别归档、保密保管、查阅等管理制度，这样档案管理人员在开展工作的时候，才能真正有章可循、有法可依。档案管理人员要提高自己的责任心，在细节处做好船舶产品档案管理工作，落实相关规章制度，让档案管理工作更加科学化与制度化，为今后档案的利用提供便利。
　　（三）加强船舶产品档案收集、整理工作。在企业船舶产品档案管理工作中，需要重点做好档案的收集与整理工作，保证档案资料的完整性和真实性。对此，企业领导与图纸设计部门所有涉及人员要增强档案意识，时刻注意收集与完善档案材料，尤其是及时收集一些高价值的档案资料，避免出现丢失的情况，这样企业的利益才不会受损。为提升船舶产品档案管理工作水平，需要从以下几方面做好档案收集与整理工作。第一，设计部门和档案部门领导要统一思想，尽快形成共识，明确各自的档案归档范围，要通过文件的形式进行下发，让其有更强的约束力。为将归档范围明确下来，需要从企业自身实际情况出发，需要将可能形成的档案详细列举出来，让归档范围更加全面，同时按照工作中出现的问题，及时修改与补充，不断进行完善。第二，档案管理人员要主动和生产技术人员加强联系，及时掌握企业各项生产活动的具体情况，确保第一时间收集产生的高价值档案资料。第三，不断对档案收集网络进行完善，督促各方人员主动收集、整理与自己业务相关的档案资料，提升船舶产品档案收集的齐全性，经整理后尽快妥善保存。
　　（四）提升船舶产品档案信息化管理水平。当前船舶制造企业高度重视档案信息化工作，通过提升档案管理信息化水平，让档案信息资源得到共享，为利用提供方便。为有效共享档案信息资源，需要将传统介质档案转变为电子档案，可以通过数据压缩技术、高速扫描技术等，把纸质文件、声像文件等传统介质图纸和文件数字化。现在一些规模较大的船舶制作企业出图方式主要以企业设计软件电脑出图为主，这些都是珍贵的电子档案，在施工现场临时更改信息以后，需要及时在电子图上更新，在图纸收集过程中把好关，提升电子文档的准确性。
　　（五）提升档案管理人员的综合素质。企业要重视人力资源建设工作，提升档案管理人员的综合素质与专业技能，为船舶产品档案管理工作奠定良好的人才基础。在进入信息时代以后，科学技术被应用到社会各个层面，企业也要引起重视，定期开展对档案管理人员的培训工作，让他们学习到先进的信息技术知识，这样才能提升船舶产品档案管理工作效率。同时企业还要培养档案管理人员的创新精神、责任意识，督促他们加强学习，掌握更多档案学理论知识，尤其是懂得一些专业英语知识，这是由于很多客户是外籍人员，产品图纸有很多的英文标识。这样才能满足新时期船舶产品档案管理工作的需求，推动企业健康、长远发展。
　　四、结语
　　总之，新时期企业要充分认识到船舶产品档案管理工作的重要性，认清现阶段档案管理工作中存在的问题，尽快采取有效的解决措施，提升船舶产品档案管理工作的效率，为最大限度发挥出档案应有价值创造条件。对此，企业要做好宣传工作，提升领导和档案管理人员的重视程度，并建立起完善的档案管理制度，不断增强资金投入，将各种现代化设备配置齐全，为船舶产品档案管理工作顺利开展创造条件。同时还要做好人才培养工作，从整体上提升档案管理人员的素质与能力，让船舶产品档案管理工作更加有序、规范开展。
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