医院档案管理中的风险分析

　　吴晓君沈亮红但淑杰曾艺鹏
　　【摘要】随着我国医疗制度改革的不断深入，我们档案管理中存在的问题及风险逐渐受到人们的重视，卫生事业改革的不断发展使医院档案管理中存在的问题得到一定程度的缓解，但根源上的问题依然存在，应该着力解决现阶段我国医院档案管理中存在的问题及风险，使医院档案管理工作效率及管理质量得到提升，为医院及卫生事业科学化发展提供更高质量的服务。笔者将医院档案管理中的问题及风险进行分析，并提出相关改善措施。
　　【关键词】医院；档案管理；问题与风险；分析；对策
　　医院的档案管理是记录医院历史发展的一种外在形式，同时也是医院工作决策及计划的直接文件参考和依据，保持着医院发展过程中产生的各种文字、图表及音频等，具有重要的保存价值，同时档案也为医院工作的开展提供了有价值的参考，属于医院管理中的一个重要环节。随着我国医疗改革的不断深入，医院档案管理对医院发展的作用越来越受到人们的重视，因此对其存在的风险及问题进行更加深入的探讨，并提出相应的改善措施。
　　一、现阶段医院档案管理中存在的风险及问题
　　医院的档案涉及医院各个科室、各个时间段及各项工作的开展，在医院发展过程中逐渐形成，详细记录了医院的产生、发展及进步过程，为医院发展计划及工作规划提供有价值的参考。与发达国家比较，其起步较晚，受到我国国情及医院发展过程的影响，我國现阶段的医院档案管理中还存在很多问题及风险因素，笔者将其总结如下：
　　（一）现行的档案管理制度体制及机制难以符合现代社会发展要求。与其他专业档案管理相比，医院档案管理具有其特殊性，并存在较为明显的差异性。在医院档案管理发展方面，档案保管员的工资审查和档案管理结构的制定、企管部门，而缺乏科学统一标准化的制度及实行机制，领导往往由于意图不同和生产与卫生档案管理人员产生意见冲突，使档案管理人员在开展工作时，难度加大。因此现行的制度及机制没有实现与时俱进，不能适应时代发展及实际工作的发展要求。
　　（二）缺乏对档案管理的重视度，风险意识淡薄。多数医院领导将医院的服务管理及技术管理作为工作的重点，忽视了医院档案管理在指导医院发展路线及工作上的价值，档案运用意识薄弱且缺乏重视度，认为档案只是记录医院开展各项工作的文件，将其归类进行存放即可，没有充分认识到医院档案管理在促进医院发展中起到的积极作用，同时对档案管理不当缺乏的风险缺乏正确的认识，因此忽视了对档案信息资源的开发利用，导致医院档案管理可取得的经济效益及社会效益难以体现出来。
　　（三）缺乏档案管理的风险意识。在传统的观念中，医院档案管理工作是将相关文件及信息进行记录、分类及储藏即可，没有深刻意识到档案管理质量与医院发展规划及工作计划间的关系；质量高且运用率高的医院档案，前可预览医院发展过程，并总结出医院的发展过程中存在的问题。后可通过分析档案，预知医院未来的发展趋势及方向，同时预知医院在未来发展中可能存在的风险，未雨绸缪，总结风险因素，并提出做出相应的预防措施，为促进医院良好发展奠定坚实的政策支持。
　　（四）缺乏专业化的医院档案风险分析管理人员。现阶段，多数人的档案管理理念还停留在简单的资料收集和目录整理层面上，医院对档案管理人才的选用也是停留在走形式的阶段，对于管理人员的招聘及安排均不够重视。很多医院的档案管理没有配置专门的档案管理部门及人员，所聘用的管理人员缺乏档案管理相关知识，专业性差，尤其是缺乏各种形式程序文件编辑、分类的基本知识以及数字化建设手段，档案管理人员管理工作素质的不足不仅严重影响档案管理工作效率，同时也影响档案信息分析结果的准确性及可靠性，增加医院工作的错误引导风险。
　　（五）医院档案管理缺乏信息化管理。现阶段很多事业单位已经充分意识到信息化管理在提升工作效率、降低人力物力成本方面的积极意义，但缺乏对档案管理信息化转变的认识，或者认为档案管理的作用不大，因此不愿进行档案管理现代化计算机设备的投入，使医院档案管理缺乏与现代管理相符的标准化及正规化；医院网络信息化建设需要医院进行充分规划，并进行长期稳定性的投入，但现阶段的医院信息化管理差强人意，导致其管理水平远远滞后于现代化医疗事业的发展水平，不仅加重其管理质量风险，同时也对医院的整体管理水平造成严重的影响。
　　（六）医院档案管理的内容及范围缺乏合理性界定。虽然很多医院已经意识到未来档案管理发展将向信息化转变，逐渐促进医院档案管理的现代化，但多数医院的档案管理内容及范围还没有实现统一化及标准明确化。各个医院为响应档案管理改革的要求，不断建立健全医院档案管理制度及相关规定，但极少关注其内容及范围的规范化和合理性界定，约束了医院档案管理工作的规范化。
　　二、推进医院信息化进程的措施工作
　　（一）更新思想观念。随着医疗体制改革的不断深入，医院档案管理工作有了不同程度的发展和完善，但就当前形势看，医院档案管理改革滞后于医院发展的需要。在信息时代快速发展的今天，医院档案管理的现代化建设越来越重要。因此，从适应形势的需要出发，领导者至一线员工必须不断更新自己的观念。对档案管理工作进行深入改革，更好地跟上医院现代化的发展步伐，改变传统医院档案工作观念，不断调整工作思路，创新风险管理模式。
　　（二）建立健全档案管理制度。医院需要制定一套短期、中长期的医院档案发展规则。根据医院的实际情况及现代化档案管理，建立及完善医院档案管理规章制度，遵守规章制度，确保规章制度得到遵守，记录和确认各项制度的遵守情况。确定每个信息项目的负责人，要实现信息化管理到位，负责至人，从而使医疗信息管理进入良性循环的轨道。
　　（三）积极开展档案管理培训，选拔专业性人才。档案管理工作人员专业化水平及综合素质的高低，是医院档案管理质量水平的决定性因素，为促进医院档案管理质量水平的提升，首先医院应该积极组织档案管理人员参与系统化的档案管理培训，以提升工作人员的综合素质。其次从源头上提升档案管理工作的质量，需要加大对专业化管理人员的招聘力度，注重专业化管理人员的输入，可在高校档案管理专业中进行校园招聘，将考试成绩优秀的学生作为招聘对象，以提升整个档案管理部门的专业化水平；同时还可在档案管理部门中引入考核机制，激发在职管理人员不断学习新的档案管理技术，提升其学习档案管理知识的积极性，使整体档案管理水平得到提升，降低管理风险。
　　（四）建立信息化医院档案风险管理平台。根据医院的实际情况，为最大限度降低因档案管理不当给医院发展、运行等造成的风险。医院应该注重档案管理信息化的硬件投入，患者个人病历、治疗计划、转诊、医疗及医院发展过程中的医疗纠纷等信息进行系统化管理，缩短信息收集、整理及查阅的效率，促进风险分析效率，为预防风险提供实时参考。
　　（五）规范界定医院档案管理的内容及范围。为确保医院档案管理的质量，医院应该根据实际情况，对档案管理职能、管理措施、管理方法及范围进行科学合理化界定，对档案管理人员的业务知识、档案管理专业知识进行系统化化培训及考核。增加档案文件的收集力度，不断推进档案管理的规范化及科学化。
　　三、小结
　　现阶段，我国的医院档案管理虽然逐渐受到人们的重视，但存在的问题及风险还很多，需要医院管理人员及各级工作人员共同努力，注重档案管理对医院发展的指导作用，不断挖掘档案信息的价值，最大限度降低档案管理风险事件的发生，以提升医院管理的整体水平。
　　【基金课题：上海市浦东医院浦秀人才计划，编号：PX2016005】
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