高校学生档案管理问题及解决途径

　　【摘要】高校学生档案是人事档案的形成基础，对学生终身发展能够起到重要的凭证作用，但目前高校学生档案管理制度不完善，加之学生档案意识薄弱，直接影响学生档案管理规范化水平的提升，高校须采取有效措施建立健全学生档案管理制度，加强对学生的档案宣传，帮助学生树立正确档案观念。
　　【关键词】高校；学生；档案管理；问题；途径
　　高校学生档案是指学生在校期间形成的，反映学生个人学习、经历、能力及重要社会实践活动的个人档案材料。2008年9月1日，教育部和国家档案局联合颁布第27号令《高等学校档案管理办法》，首次把学生类档案列入高等学校文件材料的归档范围，并指出学生类档案的归档范围主要包括高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案及毕业生登记表等。学生毕业参加工作以后，其学生档案移交相关部门保管即转化为其人事档案。在学生就业后个人终身发展过程中，凡涉及学历学位、职称评审、政治审查、入党、转正定级、工资调整、离退休时间等重要环节问题，均需要查阅其人事档案并根据档案原始真实记录予以认定。学生档案作為人事档案的形成基础，将伴随学生终身并发挥无可替代的凭证功效。
　　一、高校学生档案管理现存问题
　　（一）档案管理制度不完善。科学严谨的管理制度是档案规范化管理的前提，但目前我国对于学生档案管理没有制定统一的管理制度。2008年教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》，虽然在文件材料的归档范围中增加了学生类，但内容较简单，仅笼统地指出学生类归档材料范围，对学生档案管理主体部门没有作出明确规定，对学生档案收集、整理、利用、转递等各环节工作缺乏可操作性指导意见。
　　高校学生档案管理工作在缺乏硬性条例约束的情况下，目前存在多种档案管理模式，有将学生档案归口档案管理部门或学生部门集中管理，也有将管理工作分解到学生所在学院或者系进行管理。除档案管理部门之外，其他部门学生档案管理人员一般为兼职，不具备档案管理专业知识和技能，对学生档案管理的概念认知局限于按照专业或者班级摆放好能保证不丢即可。同时因归档工作量较大而人手紧缺，学生档案材料收集归档存在滞后期，兼职管理人员往往不能及时将学生在学期间形成的档案材料实时整理归档，而是赶在学生毕业前，聘用勤工助学学生或者找学生干部临时帮忙，将积压的学生历年奖学金登记表、党员发展材料等连同毕业生登记表、成绩单等匆忙归入每个毕业生档案。在临时突击的工作状态下，档案管理人员基本没有时间对归档材料规范性进行核查，导致归档材料五花八门，各种填写不完整不规范的材料被归入毕业生档案，甚至出现张冠李戴档案材料错归的情况。档案管理制度不完善直接影响高校学生档案管理规范化水平的提升。
　　（二）学生档案意识薄弱。学生档案是人事档案中个人早期情况的真实记录，是学生个人宝贵的信息资源，具有不可再生性，但令人遗憾的是目前多数高校学生档案意识薄弱，对档案及档案分类和作用缺乏了解，不重视个人档案甚至轻易弃档。以笔者所在档案管理部门勤工助学学生为例，在2016年勤工助学招聘面试过程中，笔者对参加面试的100名学生（包括在读本科生和硕士研究生）提出同一问题即档案是什么，70人无答案，25人认为档案就是书籍，5人认为档案就是旧材料，由此可见学生档案知识基本是空白的。即便勤工助学学生经招聘合格上岗参与档案管理一段时间之后，虽对档案基础知识有了一定程度的了解，但他们仍然不知道也并不关心自己档案保存在何处，更不了解个人档案重要价值，甚至还认为人事档案应该随人员离退休或者死亡就予以销毁不必永久保存。
　　学生因对个人档案终身凭证作用缺乏认知，存在档案无用的想法，在学期间填写各类档案材料时往往主观随意，影响了档案的真实性和准确性。学生毕业时如尚未就职，他们普遍选择将档案留存学校或人才中心，就职后某些私企或外企如不要求提供档案，学生对个人档案就多年不予理睬，人档分离情况严重，丢档情况时有发生。
　　二、解决高校学生档案管理问题的有效途径
　　（一）建立健全管理制度。在当前学生档案管理制度顶层设计缺位情况下，各高校要在充分调查研究征求意见的基础上，结合本校实际制定学生档案管理办法，明确学生档案主管部门及相关部门工作职责、档案归档范围、归档要求，细化学生档案收集、保管、利用、转递等环节工作流程，如有必要还可根据学生档案特点制定档案归档及材料整理工作细则等，使学生档案管理工作有法可依，有章可循，摆脱混乱无序状态。
　　笔者认为当前高校学生档案管理各种模式中，最为理想的应该是由档案管理部门集中统一管理学生档案。高校档案部门是专业档案管理部门，配备符合档案安全保管标准的库房、装具等硬件设施，工作人员档案专业化程度高，能够为学生档案规范化管理提供有力保障。
　　因《高等学校档案管理办法》对学生类档案归档范围阐述比较简单，未能分类列出归档材料明细，作为人事档案形成基础的学生档案，高校在确定其归档范围时可参照中组发〔2009〕12号《干部人事档案材料收集归档规定》。以笔者所在学校为例，通过制定《学生档案管理办法》明确学生档案归档范围共八类内容。第一类登记表类，包括学生登记表、毕业生登记表、学籍表、简历表等；第二类考核考察类，包括思想品德、学年评语、实习、社会实践等鉴定材料；第三类学籍类，包括学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料；第四类党团类，包括加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；第五类奖励类，包括三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表和各种竞赛奖励材料；第六类处分类，包括校级处分决定或免于、撤消处分的意见、调查报告、个人检查等；第七类体检类，包括学生入学体检表、毕业体检表等；第八类其他类，包括高考材料、政审材料，助学金、贷学金材料，毕业生就业通知书等。
　　（二）发挥反面教材警示宣传教育功能。高校学生作为学生档案的形成主体，具有尊重知识且渴望学习新知识的特点，高校应根据学生特点开展形式多样内容丰富的档案宣传工作，强化学生档案意识。宣传形式可包括新生入学档案培训、设立档案宣传栏、发放档案管理手册、组织参观档案馆或校史馆、开设档案选修课、开展档案知识竞赛以及毕业生档案转递专题讲座等。宣传内容应侧重对档案概念、分类和作用等入门知识的解读，同时也有对档案管理工作特点与各环节工作流程说明以及学生档案归档范围及重要性分析。
　　此外，高校要充分发挥档案管理中反面教材的警示教育功能，帮助学生认识档案对个人发展的长远意义。高校可在总结多年档案管理案例基础上，分专业年级分批组织开展一张表培训，选取包含姓名、民族、出生日期、籍贯等基本信息的表格如毕业生登记表等，档案管理人员指导学生填写并逐项配合实际案例说明。如在填写姓名时指明须与本人身份证件相符，用字要固定，不得随意更改。反面教材就是许多学生毕业后报考硕士或博士研究生时，招生学校一般要求提供其毕业生登记表、成绩单复印件等档案材料，如学生档案上述材料记录姓名与身份证不一致，则难以证明材料归属，学生要浪费大量时间精力进行学历学位认证或者开具证明。正面宣传教育与反面教材警示相结合，有利于帮助学生树立档案与我休戚相关观念，促进规范填写档案材料并减少弃档现象。
　　【参考文献】
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