人民防空办公室文书档案管理工作的完善对策

　　【摘要】人防档案是对人防战备建设与管理而形成的具有保存价值的各种文字、声像、图表等形式的历史记录；但随着人防事业的发展及办公领域的技术设备得到普遍推广，对人防档案的管理出现了越来越多的问题。本文着重介绍如何完善人民防空办公室文书档案管理工作，并提出了合理完善的方法措施。
　　【关键词】文书档案；档案管理；完善措施
　　一、相关工作特点
　　人防办公室的档案文书管理工作具有以下几个特点：一是文书档案管理工作的重点内容是进行收集和保管人防的文书档案。二是人防文书档案管理主要针对人防办公室的文书任务进行工作，及其对相关文书档案的管理。三是文书档案的种类繁多，工作的任务内容也比较繁琐复杂。
　　二、完善档案管理工作的重要作用
　　对人防办公室的文书档案进行收集和保管的管理工作，实施档案管理的重要性主要体现在以下几方面：
　　（一）人防办公室文书档案保管和收集有着不可疏忽的作用。在此基础之上，加强重视文书档案的收集保管任务，以便提高其管理的工作效率，因此必须加强注重文书管理的问题。
　　（二）落实文书档案的收集保管工作，对人防的成长历史有着重要意义。例如，在实践的工作过程中生成诸多的文件资料，对这些资料进行收集保管能够促进规范管理，有利于对员工进行考核时给予参考。
　　（三）文书档案的收集和保管是一项十分重要的工作，能清楚人防工作的详细情况。因此，要持续加强文书档案的收集和保管任务。
　　三、开展管理工作的完善举措
　　（一）提高和完善文书档案管理的软件和硬件设施。与人防办公室的文书档案管理需要相结合，配置专用的文书档案管理复印机、计算机、刻录机、管理软件、扫描仪等相关的信息化设备，从而促进文书档案管理的相关信息化过程；还要把文书档案的建设费用加到年度的财务预算中，全面考虑文书档案的增加数量及文书档案的载体样式，技术方法的改变等因素条件，持续增加经费的投入，合理配置调温去湿的设备、网络安全、库房的安全报警等有关设备设施，处理好文书档案的管理建设问题。
　　（二）设立文书档案的管理机构。在进行文书档案的收集和保管时，必须注重加强文书档案的管理机构建设；并且在建立档案管理机构的同时，对文书档案的不规范管理情况要合理设置其相关的管理法则，同时要求文书档案的管理人员在开展工作时，根据管理规定严格执行；另外，在设立文书档案管理机构的进程中，清楚文书归档的范围具有重要作用，因此必须对文书档案的管理进行认真落实；并将不同部门形成的考核管理制度归入文书档案管理机构中，有利于文书档案管理工作人员提高工作效率，加强档案的管理程度。
　　（三）加强收集文件材料的能力。在人防文书档案工作的管理进程中，收集文书是档案管理工作的基本要求，所以提高文书档案的收集资料能力势在必行。文书档案的收集方法主要体现在：第一点，分门别类进行的保管文书档案，使其保管格式符合规范，档案分类清楚明了；第二点，规范化的处理档案的收文与行文材料；第三点，根据目录编制材料的编号，最大限度地收集完整的文书档案材料；特别要注重收集一些具有重要意义的材料进行妥善保存，完成所有的文件材料收集工作后，再实施立卷，最后交给档案管理部门进行统一分类。
　　（四）在做好保密工作的条件下，可继续进行深化开发。在新型城镇的不断发展建设中，深入开展档案完善管理的措施，人防办公室的文书档案维护管理和开发利用为提供信息依据打下坚实基础，为新形势条件下开发城市地下空间、建设数据城市、城市中的應急管理、人防工程的开发运用及其减灾防灾等工作任务中发挥着极大的作用；严格遵守人防文书档案的保密原则，不但要做好保密工作，还要确实改善档案管理的工作模式，充分利用人防文书档案的信息资源数据，为实现我国经济建设提供更好的服务。
　　（五）加强文书档案管理人员的工作培训。实行文书档案的管理人员，不仅需要有文书档案的管理观念，还要具有相关专业的管理理论知识和管理能力；在培训工作的基础上，能够加强文书档案的管理人员对收集保管文件材料的敏感程度，这样能够更好地保证文书档案的收集和保管工作的有效运行；对于档案管理能力不强的管理人员，要进行强化，有目的地培训，还要推广文书档案管理普及的重要作用；从而进一步提高人防文书档案管理人员的专业素质水平，以提高文书档案管理工作效率和提高管理质量。
　　四、结束语
　　人防办公室为国防部的重要组成机构，首要任务必须发奋做好和本身有关的诸多管理业务；人防办公室进行管理的业务种类繁多，通常用到的人防文书档案的种类也相当多，况且涉及的内容比较繁杂；因此在进行人防文书档案的管理业务过程中，开发相应的管理软件，培养人防管理人才，完善现代化设施，提高对文书档案管理人员各方面的素质，从而提高人们的国防观念及人防思想意识，发挥人防档案的治理国政、育人、保存历史等作用。
　　【参考文献】
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