安徽省高校档案馆网站建设情况研究

　　【摘要】档案网站建设已经成为档案数字化建设的重要组成部分，为加快学校信息化建设的步伐，通过对安徽省内高校档案网站的调查研究，提出要积极创建能够满足用户群的档案网站，从而促使其馆藏档案价值得到充分体现，更好地为档案利用者及管理人员工作提供便利。
　　【关键词】高校；档案；网站
　　对于高校而言，档案管理网站具有重要的意义，不仅是校园网络节点，以满足电子校务需求，同时也是档案信息发布以及专业信息服务的高端平台。为此，档案馆网站对于高校实现档案信息网络化具有重要的意义。为更好地了解安徽省内高校档案网站建设的现状，笔者从省内100多所高校中选取中国科技大学、合肥工业大学、安徽大学、安徽师范大学等12所高校作为研究对象，其中6所高校的档案工作网站都建立在學校党办、院办网站内容中，没有形成独立的网站管理平台。通过比较分析各高校档案工作网站的内容建设、版式设计及管理维护等方面的情况，能够为我校档案网站建设提供些许有益的参考价值。
　　一、档案网站内容的比较与分析
　　高校档案网站一般是以档案部门为主导，以档案信息资源为基础，借助网络技术而创建的，其具有较强的专业性，不仅能够作为学校的对外宣传窗口，还可以作为开发新资源的重要渠道。为此，在就档案网站进行设计的过程中，还需要就设计目标、用户需求等方面的内容予以明确，促使服务型功能定位得到突显。
　　高校档案网站运行模式各种各样，既有独立运行的，也有借助其他网站进行运营的，还有和其他网站进行融合而共同运营的。其中高校应用最为频繁的运营模式便是嵌入校园办公式网站，之所以该模式能够深受欢迎，主要是因为其能够促使学校教职人员尽快获取信息资源。高校档案网站，除了传统的档案信息管理功能外，还增设了一些其他方面的功能，诸如职能信息、档案工作信息等内容。为此，无论档案网站处于何种板块下，其都必须要满足利用者的需求，这才是档案网站的终极目标。
　　对于高校来说，档案网站的服务对象不仅仅是本校的教职人员以及学生，还包括社会各界的人事部门，促使其更快获得所需的档案信息。在本次研究中，笔者对研究档案网站的信息设置的情况进行比较，对这些档案网站一级类目和主页内容信息进行分析整理，各高校档案馆网站都设置了档案馆基本概况、馆藏概况、工作动态、最新消息、公告通知这些内容，各高校在创建档案网站过程中，对于馆藏以及工作状况都保持着高度关注，促使其能够更好地指导业务开展，确保相关法规得到更好的宣传。高校借助档案管理网站，促使校史、校友、校风等得到全面呈现。有些高校将本校档案管理系统公布在网页上，也具有了信息查询的功能，高校的档案网站也比较重视和其他单位网站的交流，借助超链接，促使信息资源能够实现互补共享。网站导航能够使用户在使用过程中尽快找到相应栏目、分类等。
　　在当前的档案学领域中，电子文件属于较为热门的内容。然而，对于高校档案馆来说，其并未得到充分体现，在诸多高校的一级类目中，仅有4所高校就电子文件进行了体现，档案编研、专题推荐有4所高校设置，由于每所高校档案管理工作发展程度不同，所设置的类目也不尽相同，有些内容可能设置在二级、三级类目中，但大多数高校能够突出本馆的特色，为阅览者提供更全更新的档案信息。
　　值得借鉴的是有些高校在设计档案网站主页时，充分考虑不同的展现形式，除了传统的文字、图片之外，还加入了视频、动图等形式，使高校的人文特色得到充分体现。部分高校设置有馆长信箱、意见反馈以及在线交流等栏目，从而为用户提供了意见反馈渠道，更好地表达自己的看法，提出相关问题。安大、安师大等学校在档案网站检索功能方面表现较为出色，用户通过输入关键词，就可以快速查询到所需的相关信息，这些都是我们学习借鉴之处，安徽大学档案网站还提供了全文检索、毕业生档案邮寄地址查询等，相较于目录检索，能够更好地满足用户需求，促使其有更好的用户体现。
　　因此，应该结合本校的实际情况，紧密围绕档案馆的内部结构以及业务需求，促使网站主题能够在各主栏目中得到体现，要保证主题栏目在总栏目中的优势地位，使网站能够向专业化方向发展，使主题更加突出。同时，还需要积极应用新媒体技术，创建互动栏目、设置检索工具，使用户需求能够得到更好的满足，便于其查询相关信息，能够更好地获取其所需要的信息资源，提高信息查询效率。
　　综上所述，笔者在对安徽省12个高校档案网站调查研究的基础上，参照其他高校档案网站的成功案例，结合我校综合档案室工作的实际情况，列出了8个主要一级栏目及其子栏目，一级栏目包括：首页、新闻动态、服务指南、档案法规、业务指导、学习交流、人物风采及网络导航八个栏目。除此之外，还应增添老照片、管理系统登录框、网站地图、联系我们等内容，促使网站功能得到极大程度的丰富。由于我校有些档案没有归档，散落在各部门，针对这一状况可以开发档案回收栏目，发出请求，欢迎用户将遗失在外的一些珍贵档案送档案室保管，丰富馆藏。
　　二、档案网站的版式设计
　　网站的整体设计应遵循美观性、规范性、安全性和易用性的原则。在档案网页设计过程中，要借助文字、图像以及动画等形式，促使网页美感得到提升，从而使其受到用户的关注，使用户能够更好地理解网页内容。此外，在网页设计过程中，还可加入一些具有提示作用的新闻图片等，从而满足当代读者在阅读方面的习惯。网页设计过程中，文字设计也是关键性内容之一，要保证文字字体的美感，大小的适合性、颜色的合适性，促使图片以及动画等形式的内容在切换过程中，能够更加便捷、流畅。在就网站风格进行了解时，还需要从配色、排版、架构、特效等几个方向来探讨。这些项目都与网页风格有密切的关系，当然网页的风格不是某一项相同，网站就有整体感，而是需要各项目的合理搭配应用，才能达到完美的效果。
　　因此，首先要就主体色予以明确，而后基于实际需求，从而进行整个页面的配色工作，并加强对比，从而确定最佳的配色方案。在此过程中，需要注意的是单个网站在标准色方面应控制在三种以内。从颜色理论上分析，对于大学来说，白色以及浅绿色是最为适合颜色，能够充分表现出大学生群体身上所特有的青春气息。此外，在网页上还应就新闻相关的图片进行呈现，使其实现自主切换，而用户根据自身需求，选择访问对象。安徽工业大学蓝白色相间，主页栏目清晰、一目了然，能够让浏览者快速找到所需信息；安徽师范大学档案馆网站老照片的展示更是能够吸引浏览者兴趣，让人难以忘怀。
　　各大高校在设计档案网站的过程中，能够促使整体风格得到突显，并积极调动各类原色，从而营造出良好的视觉效果。多数高校在设计档案网站过程中以冷色为基调，以浅色调为底色，文本多为宋体黑色字，段落层次分明，结构清晰，整体艺术风格庄重和谐，符合高校档案工作的特点。
　　总而言之，在网站设计过程中，要明确网站的定位，就浏览用户的实际情况进行考虑，比如其文化背景等，促使網站能够在美观上得到保障，促使主题得到突出，给人以精致、典雅的感觉。在网页方面，要注重色彩的和谐性，做到形式与内容的统一。通过对比调和，节奏韵律等手段，促使空间、文字、图形间能够形成均衡状态，并生成和谐的美感。
　　三、做好网站的管理维护
　　在网站创建完成后，还需要对其进行常规性的维护，促使其功能得到充分体现。常规网站维护主要包括下述几个方面的内容：
　　（一）档案网站内容的维护和更新。档案网站在内容方面要坚持定期定时更新，并且还需要加强对内容的分类，将一些关键性的内容呈现在网站主页上，要加强对档案管理工作的报道。只有在保证首页更新频率等情况下，才能在内容上吸引用户。此外，档案部门还需要就网站信息进行全面考虑，从而创建出一套能够满足网站信息处理的管理规制。在此过程中，既要就信息的准确度以及安全性予以考虑，又要对信息更新的及时性进行关注。
　　（二）动态功能支持在线更新。为促使动态功能的实现能够得到保证，笔者认为还需要创建对应的数据库系统。档案管理人员，登录管理后台，做好模板的创建、发布、修改工作，促使数据库能够得到及时更新，这样，工作人员在更新维护网站的过程也会变得更加简单。
　　（三）网页的优化及文件备份。网页优化在网站创建过程中是极为关键的。优化过程决定了页面的浏览速度以及适用性，促使浏览者能够对网站有良好的印象。要加强对档案网站链接的检查，促使URL的使用效率得到全面提升，促使各类文件能够得到合理的储存，避免出现根目录存储文件过多的情况，要加大子目录创建力度，但是需要注意的是目录层次应该控制在3层以内，这样维护管理工作较为简单。就当前情况来看，软件Bug较为广泛，并且病毒种类较多。为此，在网站创建完成并发布之后，还需要进行技术信息存储管理，做好安全备份工作，以绝后患。
　　（四）重视网站服务与回馈工作。要做好回馈工作，促使网站访问者的相关问题能够得到及时的回复，以做好在线服务工作，促使网站在此方面的功能得到增强。诸如创设档案论坛，促使网站在互动性上得到改善，使信息得到充分利用。
　　综上所述，立足于我校综合档案室业务现状，要充分发挥档案室在档案存储方面的作用，变被动为主动，促使馆藏情况得到及时地公布，增强工作的影响力，促使人们对档案管理网站的功用有全面的认识，强化师生在档案资源方面的保护意识。相信随着学校综合实力的不断增强，学校档案网站建设也会长足发展，以便于更好地为全校师生服务，为学校数字化校园的建设作出贡献。
　　【本文为安徽省2018年高校档案学会基金项目，项目名称：2018年安徽省高校档案工作协会基金项目。项目编号：2018yb25】
　　【参考文献】
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　　〔2〕翟丽娜。我国高校档案网站建设现状的调查与分析〔J〕。档案管理，2008（2）。
　　李娜。高校档案网站建设现状及对策〔J〕。中国科技信息，2008（12）。