对宾馆酒店自主采购问题的研究

　　摘要：随着社会的发展，改变以往供应商供货方式，实施自主采购成为宾馆酒店企业的一种新常态，结合工作实际，本文浅议宾馆酒店企业的自主采购问题。
　　关键词：自主采购；监督控制
　　一、明确组织机构、工作目标和岗位职责
　　自主采购需要成立相应的组织机构，为自主采购提供组织保证。笔者认为宾馆酒店企业一般应该成立采购部。采购部要实现5大工作目标，即一是完成采购任务，达到采购质量标准，数量差异应控制在申购的10以内。二是货物验收。三是征求使用部门、成本控制部门意见，做好采购工作协调，不断提高采购效率。四是充分考察市场，确保采购价格合理，加速资金周转，减少资金占用，节约开支，降低采购成本，实现利润最大化。五是努力减少差错，避免事故、较大问题和食物中毒发生。成立组织机构，明确工作目标后，还应明确相应岗位职责，做好各自工作。
　　二、明确采购流程，注重流程的科学性和严谨性
　　询价小组的询价工作质量高低直接影响到自主采购工作水平和质量，这一环节不可忽视。根据工作实际需求，笔者建议在采购过程询价小组采购人员应由经营管理部、成本控制部、采购部、使用部门、仓储部组成五部门组成，询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。询价小组要根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。
　　采购员每周有计划的对企业采购的所有原料进行市场询价，在一、二级市场范围内，不指定询价地点，不指定供货商，但所询购的原料与实际采购的原材料应具有可比性，遵循原材料的产地、质量、单位、规格统一的原则，便于价格对比分析。询价后，由部门内勤统一将所询价格情况进行网上公布。
　　价格审核与监督是确保物资采购阳光透明的关键环节。采购监督管理工作同样由成本控制部、财务部、使用部门、仓储部五部门共同完成，按照企业采购管理制度，五部门按程序对其进行申请，检查相关使用部门所报计划手续是否齐全，一同对其采购物资进行市场调查，及时到市场上了解价格行情，以利于采购成本的控制与监督。要按照程序进行签约，原则上1万元以上的物资要签订合同，由采购部与供应商谈判草拟供货合同或工程合同。
　　为控制采购成本，确保采购采购环节的严谨性，各部门还要做好协作配合工作。建议建立完善的采购申请审批制度，杜绝不合理、不必要的盲目采购；采购数量的确定遵循按单采购的原则，各部门把好关。设立五位一体的采购定价小组每周对使用部门所需物品进行市场调查，定期会同供货商制定《报价表》，尽量把价格压到最低。采购部应做到货比三家，保证物品质量，降低采购价格。明确供应商货物验收连续两次不合格，则通知供货商限期改正，如第三次不合格，则通知供货商停止供货。
　　抓好验收、入库以及结算工作，完成自主采购实现良性循环。采购完成后，要进行统一验收，这个也是自主采购的关键环节，是确保能否降低成本，检查督促采购环节不出差错的必要一环，在整个自主采购过程中同样重要。笔者认为宾馆酒店企业最好设立专门的仓储管理部门，主要对物料进行统一负责验收，合格物资开具进库单，不合格物资退回。日耗材料实行三方验收制度，由仓储部、使用部门、采购部三方共同负责验收。
　　按照标准验收后，进行最后的入库结算环节，此环节重点是做好库存管理、结算付款等工作。采购员采购的大宗物品的付款要经部门经理、采购经理、财务经理、分管副总、财务副总、总经理签字确认批准后方可付款。
　　三、宾馆酒店企业采购存在的问题
　　自主采购过程中容易出现很多管理漏洞，笔者认为主要有以下几点：一是采购人员选择不当。二是采购制度不完善。盲目采购库损高，造成流动资金呆滞；零库存，急需时紧急采购，不能给予采购部充分市场考察时间，造成人力财力的浪费。不能坚持多人采购制。三是采购成本高。大件商品采购暗箱操作，未能实行公开竞标。四是监督控制措施不健全。
　　四、宾馆酒店企业采购漏洞的解决方法
　　针对自主采购容易出现的问题，解决方法很多，结合工作实际，笔者认为主要从以下几个方面加以解决。
　　一是选定好采购人员，对采购人员实行心理监控，防患于未然。采购人员选定要听取各方面意见。采购人员不能选用领导亲属担任；上级部门指派的人最好不用，一旦出了问题左右为难，处理起来棘手；采购员之间曾是同事亲属的，不能选派在一个采购部门工作。有必要实行心理监控。健全有效的监控措施对绝大多数采购人员能起到约束作用，对个别侥幸心理监控就有必要。
　　二是完善采购制度，做好采购管理的基础工作。采购制度应规定采购申请、授权人权限、采购流程、相关责任、采购方式、报价和审批等。对供应商要建立档案，每个档案应严格审核才能归档。采购必须在归档供应商中进行，档案应不定期更新，有专人管理。建立标准采购价格以进行比价采购。财务部对重点监控采购据市场变化定期定出标准采购价，促使采购员货比三家，不断地降低采购价格。
　　三是降低材料成本的方法和手段。价格会经常随着季节供求而变，因此，注意价格变动规律，把握好采购时机。可采用现金交易或货到付款，这样往往能带来较大折扣。向厂商直接订购可以减少中间环节，降低成本，售后服务更好；几个酒店结成同盟联合订购，可得到更多优惠。通过供应商相互比价，最终得到价格底线。与讲信誉供应商合作能保证供货质量，与其签订长期合同，往往能得到更多的优惠。
　　四是制定健全有效的监督控制措施，实行战略采购管理。采购进货必须共同采购，不能一人说了算；制定效益考核指标，规定采购物品在保质前提下，批量进货必须低于市场价格。配置物价调查人员，预测价格走势，供采购部门参考，对采购人采购物品的价格实行监督。估算供应商的产品或服务成本。通过参观供应商设施，观察提问获有用数据，尽可能加强沟通，从而寻求成本降低途径，降低采购成本。对竞争对手进行分析。