提高档案管理科学化水平路径之我见

　　杨玮潘明睿
　　【摘要】档案管理科学化工作水平不断向前发展，档案信息在各个领域的地位越来越重要，科学技术的迅猛发展使档案信息飞速增长，因此，提高档案管理科学化水平成为现阶段我们需要重点研究的课题。本文结合实际情况，首先分析了现阶段档案管理存在的问题，然后分析了提高档案管理科学化水平的路径，希望通过本次研究对同行起到一定的帮助作用。
　　【关键词】档案管理；科学化水平；路径选择
　　一、提高档案管理工作存在的问题分析
　　（一）档案管理工作没有获得足够的重视。虽然国家一直在强调档案管理工作的理论意义和现实意义，但是落实到地方和单位之后依然存在管理力度不足、态度敷衍等多方面的问题。总的来说，档案管理在组织中并没有得到应有的重视。市场经济条件下很多组织都认为获得经济利益对其来说是至关重要的，档案管理工作不能直接带来经济利益，在组织运营和管理中自然而然地就逐渐被边缘化了。具体来说，很多组织都不能及时地保存档案资料，也很难抽出时间和精力来进行档案的整理和维护工作。一些档案管理机构工作方法陈旧，不能与时俱进地分析客户的真正需求，在客观上阻碍了档案事业的生存和发展。上述因素对档案资料的保管、档案资源的建设和利用都产生了消极的影响。
　　（二）档案管理工作制度有待进一步完善。在对我国现行的档案管理工作制度进行分析时发现，目前档案管理工作制度建设还存在不少突出问题，制度建设发展进程十分缓慢，有关档案管理工作方法、技术和手段并没有及时得到更新，在工作中依然采用传统的工作模式和工作方法。进入新世纪以来，我们逐渐步入网络时代和知识经济时代，资源共享已经成为一种不可逆的发展趋势，而档案管理工作却停滞不前，不能很好地和网络时代的发展相融合，即便是档案管理工作中引入了計算机系统对档案进行保存管理和检索，档案管理工作也只停留在传统的层面，并没有很好地实现网络信息资源共享，发挥出档案信息资源应有的作用，从而影响了档案资源的利用价值。档案就是用于供人们查询的信息资源，如果这些信息资源不能够被很好地利用，档案管理工作也就失去了其存在的意义。
　　（三）档案管理工作者的素质有待提升。档案管理工作是信息更新速度非常快的行业，对档案管理人员的专业素质和业务技能都提出了较高的要求。档案管理质量和水平的高低在很大程度上取决于档案管理人员的素质，他们是档案管理事业持续健康发展的前提，也是档案管理科学化的中坚力量。从目前档案管理队伍的情况来看，素质提升依然是亟待解决的一个问题，很多企业和单位并未配备专业的档案管理员，而是随意由不具备专业技能的工作人员兼职，更谈不上系统的档案培训与技能提升，这在很大程度上限制了档案工作的健康发展。
　　（四）档案管理的信息化建设力度不够。档案管理信息化建设，一方面需要相关部门提供强有力的财政支持，扩大融资渠道，通过强化与信息技术公司的合作做好资金的优化使用，既要保证资金的合理利用，又能够实现信息化技术的引入、使用和更新。另一方面则要不断加强档案管理本土化信息技术创新研发工作，以此为基础在有效分析档案管理信息化建设需求和建设目标的基础上，强化技术研发工作，提高档案管理信息化应用的水平。目前这方面的工作几乎只是停留在概念上，一些档案信息化工作起步比较早的省份也在探寻与摸索中逐步调整与完善工作方法，档案信息化的发展任重而道远。
　　二、提升档案管理科学化水平的路径
　　（一）提升对档案管理工作意义的认识。各个组织和单位首先应当意识到档案管理的重要性，这就要求档案管理工作者能够从战略高度看待档案管理工作，从长远的角度分析其能够给组织带来的利益。各组织和单位应该重新梳理档案馆藏资料，用发展的眼光看问题，着重强调资料更新工作的开展，减少客户获取资料所需的时间、精力和其他相应成本。与此同时，档案管理工作的方式也要发生转变，从传统的封闭式和半封闭式向现代化管理转型，积极构建利用互联网、物联网等新一代信息技术建设一体化、智能化的档案管理形态。
　　（二）完善档案管理制度。对档案科学化水平的提高，需要一定的管理制度作为保障。要将档案的科学化管理上升到法律层面，出台一系列法律、法规以确保档案管理法治化的有效推进。另外，档案管理人员要在实际的工作中进行大胆的实践，探索出适合档案管理的科学化手段，档案管理部门要重点抓好两方面的工作：一是制定一系列的奖励和惩罚措施，使档案管理员能够端正工作态度，提高工作热情。二是依法强化档案执法监督力度，重视档案部门关于改进工作的意见和建议，为档案管理制度的完善提供支持，创造条件。
　　（三）构建多元化的交流平台。认识对实践具有指导作用，在促进档案管理科学化水平提高的过程中，要从根本上促进档案管理人员理念和思想的转化。具体而言，一方面要积极促使档案管理人员加强对现代化档案管理理念和思想的学习、交流，档案管理部门应当通过系统化的培训工作，提供多形式的交流平台，促进管理人员理念和思想的更新。另一方面则要做好宣传和带头工作，为一线的档案管理人员起到有效的指引作用，积极地促进不同层次档案管理人员思想与技术的交流，以此从全局出发，建立起现代化档案管理的理念和思想认识。
　　（四）完善档案信息化建设。档案管理信息化建设要发展就必须实现硬件体系的投资。第一，要加强档案基础设施建设。档案信息化基础硬件设施建设包括信息化设备的物质投入，这些硬件设施目前很多单位都已配备齐全，但是要注意适时更新，确保管理工作的全面发展。第二，要加强档案信息资源的建设。档案信息资源是档案管理工作的重点，相关的档案信息必须形成资源库，主要内容包括：对需要存储的档案进行数字化归档、对原始的没有电子档案化的资料要设计归档条目，进行有计划地处理，便于形成资源库。各档案部门要建立完善电子文件归档、移交和保存的标准与细则，推进电子文件归档、接收常态化。同时加强档案信息资源共享的平台建设，充分利用云计算等一体化、智能化档案管理形态，打造和服务与智慧城市统一的智慧档案，全面提升档案工作的现代化水平。
　　（五）加大对档案的利用程度。档案的最终价值体现在应用环节，很多档案资料只有在应用的过程中才能体现出其意义和本质，所以提升档案的利用程度是非常必要的，只有把死档案变成活信息之后，档案才能够最大限度地发挥出其价值，相应的经济价值和社会价值也才能展现出来。档案管理工作的最终目的是从海量的档案信息中搜寻出对社会发展有价值或者对研究主题有意义的信息，这样才能推动社会不断向前发展。所以依法提升档案资料的开放程度、重视档案资料和现实的结合是必然而且是必须的，潜在价值得到充分展现之后，对组织和社会的效益也会自然而然地展示出来。
　　三、结语
　　提高档案管理的科学化水平有利于对当今的档案管理工作进行有效的规范和管理，适应未来档案管理工作的发展趋势。而提高档案管理科学化的有效途径就是增加在管理学工作中的科技投入力度和科学管理方法，提高档案管理人员的综合素质，使其在档案管理的科学化进程中自觉发挥应有的作用，为我国的档案管理工作贡献力量。
　　【参考文献】
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　　〔2〕李国兰。提高档案管理科学化水平的路径选择〔J〕。山东社会科学，2011（01）。
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