高校办公室文字秘书的动与静

　　孙兴民陈凡学
　　【摘要】本文从高校办公室文字秘书提高写作水平的角度，结合工作中的具体情景和思考，阐述了文字秘书必备的动与静的基本功，提出厚积薄发、动静相宜的建议。
　　【关键词】高校；文字秘书；调研；思考
　　高校办公室主要工作内容是办文、办事、办会，其中，高质量办文对于服务大局、辅助决策作用重大。我国多数高校办公室设置秘书科（文秘科），具体负责全校性重大决策、重要活动材料的起草或（和）公文运转工作，具有智囊团思想库和左右手的职能。文字秘书要提高工作水平，就要做到既能动起来，又能静下来，动静相宜，行成于思。
　　一、动笔记录，领会领导的思想
　　办公室办文、办事、办会过程中，工作内容通常是琐碎的，有大有小，但是每项工作都很重要。要养成每天做工作计划和小结的习惯，防止有所遗漏，或者有所偏颇，特别是对于领导交代的任务和领导工作谈话中的重要语句，要尽可能原原本本地记下来，以备写作时查阅。因为领导交代任务时不可能讲得很细致、很全面，大都是要点式的，领导工作谈话中的重要语句往往是经过长期思考和实践的结论，有助于文字秘书理解领导的思想。
　　文稿动笔写作前，要充分理解领导提出的问题和观点，只有把领导的意图吃透，才能有的放矢搜集材料，这样写出来的文稿才是基本成功的。遇到不确定的地方要敢于请示，可以请示办公室主任，也可以请示交办的领导。
　　动笔记录的习惯非常重要，积沙成塔，集腋成裘，对于一件具体的文稿如此，对于长时期的写作也如此。
　　二、动身调研，掌握充实的素材
　　调查研究是文字秘书做好本职工作的必然要求。苏轼在《稼说送张琥》中说：博观而约取，厚积而薄发，要达到约取和薄发的状态，充实的素材是必不可少的。充实的素材来源于充分的调研，没有调查就不熟悉情况，也就没有写作的素材。
　　高校文字秘书要了解学校的基本情况，也要熟悉校内各部门重要工作的进展，留心师生员工关心的问题，发现行业企业对高校的需求，要做一名信息的采集者、加工者和提炼者。随着教育改革的深入推进，智能化教学、碎片化学习、个性化考核等越来越普遍，高校会遇到各种新情况、新问题和新矛盾，这些都是高校领导重点关注的领域，需要文字秘书主动开展调查研究，掌握工作主动权。因此，文字秘书的调查研究通常是带着问题的，应该是高水平的、综合性的，不是坐在办公室打一通电话、看一些报告、上一会儿网就能解决的，而是要走出办公室，找机会到各院系、各企业开展多渠道、全方位、深层次的调查研究，收集第一手活资料，充分了解情况。
　　三、静下来学习，把握发展动态
　　此处的学习主要是指研读上级文件、阅读报刊简报，及时把握党和政府关于教育及相关行业领域的重大部署、政策要求、网络舆情等，了解教育进展，把握发展动态。国家的政策法规都是文字秘书拟写公文、讲话稿的权威性依据。同时，认真学习各类调查报告，参加相关交流会议，及时了解和借鉴兄弟院校的先进经验，为写作提供新颖的视角，为文稿写作提供鲜活的素材。
　　值得注意的是，多数高校党委办公室和校长办公室是合署办公，工作具有很强的政治性和政策性。文字秘书除了及时掌握教育教学的重要进展和法律法规，还要认真学习毛泽东思想、中国特色社会主义理论，学习中共中央和各级党委、纪委的会议和文件精神，不断提高政策理论水平，加强思政政治理论修养，在政治上过硬。要树立全心全意为人民服务的思想，强化服务意识，养成廉洁清正的作风，写出朴实干练的文风。
　　四、静下来思考，锻炼思维能力
　　思考是重要文稿、公文写作必不可少的环节，是写作成功与否的关键。经过思考，才能确定一篇公文的主题思想、表达次序和各部分內容之间的承接关系。同时，文字秘书还要思考、构思关系学校发展的综合性材料，及时为领导提供调研报告。这要求高校办公室文字秘书具备较好的思维能力。
　　文字秘书要养成多思、深思、广思、反思的习惯，从宏观、政策、全局的角度思考，发现问题、分析问题、解决问题。如对学校发展规划的思考、对学校教学质量的评价、对校内深层次矛盾的研判等，都要在充分调查研究的基础上，研究各相关信息间的关系与变化，及时发现、分析问题，透过现象看本质，提出解决办法，形成有价值的文字材料，为领导决策提供参考。
　　宁静致远，深入思考需要静下来。静下来才能把平时学习和调研积累的素材进行细致、广泛地观察、观览和思考，然后取其要领，达到博观而约取，厚积而薄发的境界。
　　五、静下来写作，磨练文风文笔
　　请示、调研、思考，最终要落实到写，这是体现文字秘书工作水平的重要方面。写出的文稿、讲话稿，讲领导想讲的话是基本要求，讲领导想讲又讲不出的话是真水平。养兵千日，用兵一时，要想在每个关键时刻拿出真水平，必须要静下来，不断磨练提高。
　　磨练朴实严谨的文风，坚持在深入教学科研一线认真调研师生诉求的基础上，说短话、讲实话、说老师学生听得懂的话，发散思维、升华思想、小中见大，始终做到言之有物、言之有理、言之有情，保证实践性和思想性。杜绝不求有功，但求无过的写作心态，不说正确的废话、好听的虚话。（下转第21页）（上接第6页）
　　磨练流畅洗练的文笔，针对不同的场合或严肃或活泼，说师生语言，更加接地气。毕业典礼的讲话，宜充满深情和激励；兄弟院校来访的讲话，宜简洁而充满诚意；党风廉政专题会议的讲话，宜严肃且一针见血；总结性公文宜直接引用大量典型事例，增强文章说服力。
　　磨练典雅大气的文采，于常规处寻亮点，于浅显处见真知，于文字处求新颖，讲究句式的整齐美、错落美，词汇的丰富美、韵律美，描述的意象美、意境美。优美的语言更加能够吸引听者，以文化人，事半功倍。
　　写作能力是高校办公室文字秘书的看家本领，要做到有质量、有突破，其实功夫在诗外，需要在工作之外多读、多思、多写，厚积薄发，动静相宜。动起来沟通调研、胸怀全校事，静下来缜密思考、妙手著文章，这应是办公室文字秘书在文稿写作过程中动静相宜的理想状态。
　　【参考文献】
　　〔1〕颜家佳。秘书工作四宝〔J〕。秘书工作，2017（01）：4950。
　　〔2〕田益凡。提升办公室秘书公文写作能力的途径〔J〕。办公室业务，2016（10）：613。
　　〔3〕刘星。高校办公室秘书工作要把握好三个常态〔J〕。秘书之友，2015（12）：1819。
　　〔4〕张海龙。试论企业秘书素质提高从秘书职能的转变说起〔J〕。办公室业务，2013（07）：13。
　　〔5〕柏玉红。文字秘书服务领导调研不能忽视的小细节〔J〕。秘书之友，2016（02）：2223。
　　〔6〕宣言。下决心改进文风〔N〕。人民日报，201314（4）。
　　〔7〕张金烨。调研干部写作要注重三大研究〔J〕。应用写作，2016（08）：68。