会计信息化环境下错账更正方法研究

　　中图分类号：F232文献标识码：A文章编号：10025812（2016）17011002
　　摘要：文章以用友U8。72财务软件为例，对其总账应用模式、财务系统应用模式、财务业务一体化应用模式下的会计核算过程和各种错账更正方法的应用过程进行分析，并针对会计信息化环境下错账更正方法使用过程中存在的问题针对性地提出建议。
　　关键词：会计信息化错账更正方法
　　会计信息化环境下的错账更正是指财务软件操作人员在记账时的误操作很可能导致凭证的各项目要素出错，其在发现错误后需及时采用合适的方法予以更正。
　　一、会计信息化环境下的错账更正方法
　　（一）负数更正法。当发现本会计期间的凭证在记账后出现会计科目错误，或会计科目正确但所记金额大于应记金额的情况时，均可以采用负数更正法。
　　（二）补充登记法。补充登记法与负数更正法一样，只能更正当前会计期间在记账后所发现的凭证错误数据。但与负数更正法不同的是，它适用于记账凭证的会计科目正确，但所记金额小于应记金额的情况。
　　（三）即时修订法。即时修订法是一种通过修改、作废、删除等方式即时更正未审核凭证的错误的方法。其在使用时有三点需要注意：第一，使用该方法的是各系统的制单员，其他人员无此权限；第二，此方法只适用于未审核的凭证；第三，由子系统生成的凭证应在相关子系统中进行修改。
　　（四）编辑更正法。编辑更正法是一种专门用于会计信息化环境下的对当前会计期间正在录入时发现的凭证错误进行更正的方法。它可以代替手工环境下的划线更正法。
　　（五）逆向操作法。逆向操作法不同于其他四种方法，它是一种无法独立使用的错账更正方法，需要在凭证审核、记账、结账后从后往前逆向操作取消结账、记账、审核，然后结合即时修订法进行修正。
　　二、用友U8。72软件不同应用模式下的错账更正方法应用
　　（一）总账应用模式。总账应用模式是一种在总账系统中依据发生的经济业务手工录入凭证的会计核算应用模式。
　　1。编辑更正法。某经济业务为2016年1月5日以银行存款1000元购买办公用品。但是，在录入凭证时将制单日期输成了2016年1月3日，因此系统显示凭证不序时。此时可采用编辑更正法进行更正，只需将2016年1月3日直接改成2016年1月5日即可。
　　2。即时修订法。某经济业务为2016年2月5日以银行存款200元购买办公用品。但是，该笔经济业务的凭证在保存后即发现将日期输成了2016年2月7日，且已无法修改。此时可采用即时修订法先将该凭证作废及删除，然后重新填制一张正确的凭证。
　　3。负数更正法。某经济业务为以银行存款2000元预付租金，但在输入凭证时，借方科目误用为管理费用，并已审核记账。此时可采用负数更正法进行更正。首先，在系统中录入一张所填内容与错误凭证相同、只有金额为负的凭证。分录如下：
　　借：管理费用2000
　　贷：银行存款2000
　　然后，重新录入一张正确的凭证。分录如下：
　　借：待摊费用2000
　　贷：银行存款2000
　　最后再对这两张凭证审核记账。
　　4。补充登记法。某经济业务为用现金96元购买办公用品，但在输入凭证时，将借贷方金额误记为69元，并已审核记账。此时可采用补充登记法进行更正，即在系统中录入一张所填内容与错误凭证相同，只是金额为27元的凭证，并对该凭证审核记账。分录如下：
　　借：管理费用27
　　贷：库存现金27
　　5。逆向操作法。某经济业务发生时随附三张原始单据。但是，该笔经济业务的凭证在审核记账后发现附件张数为两张。此时需要将逆向操作法与即时修订法结合起来进行更正。也就是说，先取消凭证的记账与审核，再将附件张数修改为三张，最后重新审核记账。
　　总之，在此模式下发生的各类型错账均可用上述五种错账更正方法来更正。
　　（二）财务系统应用模式。财务系统应用模式是一种基于总账应用模式，并在此基础上增加固定资产、工资管理、应收应付系统的会计核算应用模式。
　　1。固定资产系统。
　　问题描述：新增一项10000元的固定资产，在将所填制的资产增加卡片制单并审核后发现凭证上的金额为1000元。
　　主要原因：固定资产系统的制单员在填制资产增加卡片时将原值10000元误录为1000元。
　　解决方案：固定资产系统生成的凭证在总账系统无法修改，所以要在总账系统中用逆向操作法取消凭证审核后在固定资产系统用即时修订法先将其删除，再将此张资产增加卡片上的1000元改为10000元，最后重新制单并审核。
　　2。工资管理系统。
　　问题描述：某员工每月基本工资5000元，奖金800元，交通补助300元，代扣税和社会保险费合计400元，当月请事假5天（每天扣款20元），财务人员据此手工计算出其本月实领工资为5600元，但是在录入正确的工资数据后，系统根据设置好的工资项目和计算公式生成的工资发放凭证上显示的实发合计是5700元，此时该凭证已审核。
　　主要原因：在工资数据录入正确的情况下，系统生成的工资发放凭证上显示的实发合计错误，很可能是录入各工资项目的计算公式或者设置各工资项目的增减项时出现错误，进而导致实发合计的计算公式出现错误。逐一排查后发现，各工资项目的计算公式输入正确，多出的100元系减项计入扣款合计中的事假扣款误设置成增项计入应发合计所致。
　　解决方案：工资管理系统生成的凭证在总账系统无法修改，所以要在总账系统中用逆向操作法取消凭证审核后在工资管理系统用即时修订法先将其删除，再将原工资项目中的事假扣款增减项设置由增项改为减项，最后重新制单并审核。
　　3。应收应付系统。
　　问题描述：根据某收款单生成的凭证经总账系统审核后发现凭证上的收款金额有误。
　　主要原因：应收应付系统的制单员在录入收款单时将金额输错。
　　解决方案：应收应付系统生成的凭证在总账系统无法修改，所以要在总账系统中用逆向操作法取消凭证审核后在应收应付系统用即时修订法先将其删除，再在弃审此张收款单后更正金额，最后重新制单并审核。
　　总之，在此模式下发现错账的时点一般是在生成的凭证经总账系统审核后，所选用的错账更正方法为逆向操作法与即时修订法。
　　（三）财务业务一体化应用模式。财务业务一体化应用模式是一种将企业的财务与业务活动相结合的综合应用模式。这种模式在前两种模式的基础上增加了采购、销售、仓存管理及存货等核算系统。
　　1。采购管理系统。
　　问题描述：某采购入库单在存货核算系统生成凭证，经审核后发现金额与实际不符。
　　主要原因：采购管理系统的制单员在填写采购入库单时将采购金额输错。
　　解决方案：存货核算系统生成的凭证在总账系统无法修改。要先在总账系统中用逆向操作法反审核凭证，然后在存货核算系统用即时修订法先将其删除，之后修改采购入库单中的金额，最后重新制单并审核。
　　销售管理系统与采购管理系统错账更正方法的应用相类似，不再赘述。
　　2。仓存管理系统。
　　问题描述：经调拨单生成的凭证在总账系统审核后发现某些要素存在错误。
　　主要原因：仓存管理系统的制单员在录入调拨单时将某些要素录入错误。
　　解决方案：仓存管理系统生成的凭证在总账系统无法修改。应在总账系统中用逆向操作法反审核凭证后在仓存管理系统用即时修订法删除凭证。接着，在反审核调拨单后根据实际情况修改调拨单中的错误数据。最后，重新制单并审核。
　　总之，此模式下发现错账的时点和更正方法与财务系统应用模式下基本一致。
　　三、错账更正方法在应用过程中存在的问题
　　（一）不符合操作规范。《会计法》和《会计核算软件基本功能规范》明确规定，如果企业使用计算机进行会计核算，那么，财务软件的使用及其生成的凭证、账簿、报表等必须符合国家统一的会计制度的规定。而且，财务软件必须提供对已保存凭证的审核功能，审核后不能再对凭证进行修改。如凭证在审核、记账、结账后发现确需修改，可在有记录痕迹的前提下进行修改。另外，如果在审核、记账后发现凭证会计科目、金额存在差错，可用红字冲销法或补充更正法录入凭证进行更正。
　　但在用友U8。72财务软件的操作过程中，凭证记账后发现有错需用负数更正法进行更正，红字冲销凭证可由总账系统中的红字对冲功能自动生成，这与上述规定存在出入。而且逆向操作法虽然可以更加方便地更正错账，但是由于其提供的有痕迹记录并不完善，所以也违背了上述有关规定。
　　（二）造成内控制度虚设。不同于手工环境下可以通过笔迹来区分责任，会计信息化环境下逆向操作法的使用可以不留痕迹地修改会计信息。所以，其本身需要制定更为严格的内控制度，但是逆向操作法不仅导致内控制度中不同权限人员之间相互制约的制度形同虚设，而且也容易使各系统操作人员的工作态度发生改变，对工作不负责任。
　　（三）引发财务数据混乱。首先，在使用用友U8。72财务软件将某一会计期间的财务数据编制成财务报表后，需要将其中的部分报表及时对外报送。如果事后再通过逆向操作法对本会计期间的业务进行修改，很可能导致财务报表数据的前后不一致，违背财务报告的及时性与客观性原则，而且很可能会给企业带来严重的经济损失。其次，用友U8。72财务软件中逆向操作功能的实现，一般基于记账数据的全面及准确保留和全面可逆。从理论上讲这些是可以实现的，但在设计软件时，由于其功能的涉及面较广、数据处理比较复杂，所以一般难以实现。如果频繁使用逆向操作法，很可能导致账面数据混乱，严重的话可能导致整个财务软件系统瘫痪，影响企业的正常运作。最后，不同人员的操作能力和理解能力不同，所以，操作人员在使用逆向操作法跨年度更正错账时，会因不同年份的会计科目体系的不同而错误操作。一旦发生这种情况，很可能导致年度数据混乱，给企业造成不必要的麻烦与损失。
　　四、完善逆向错账更正方法的建议
　　经过以上分析可知，用友U8。72财务软件不同应用模式下出现问题的主要是逆向操作法，本文对此提出以下建议。
　　（一）重新设计会计软件。（1）增加使用逆向操作法的自动记录功能。包括自动记录使用逆向操作法的时间、人员、原因及位置等。以符合国家相关规定，实现真正意义上的有痕迹修改，并保证财务数据的真实可靠。（2）增加对财务报表发生变动的自动说明功能。因为逆向操作法很可能使财务报表数据发生变动，所以在设计软件时可以增加对财务报表发生变动的说明功能。当财务报表发生变动时，系统在报表附注中自动记录下出错的地方、原因及修改过程等，以把握会计信息的前后不一致，避免造成财务数据混乱。
　　（二）加强企业的内部管理。首先，在企业内部制定较为完善的财务软件管理和监督机制。其次，管理层应加强对软件操作人员的职业道德教育，培养其独立负责的工作态度，指导他们严格按照财务软件的操作流程和国家相关规定操作，尽量避免发生错账。最后，严格界定各系统操作人员的权限，使其可以完成真正意义上的相互制约。
　　（三）改进逆向操作功能的不可行性。企业在购买软件后应由专业的测试人员反复对其进行可行性测试，确保在使用逆向操作法时可以实现财务数据全面、准确的保留与可逆。
　　（四）严格限制逆向操作功能的使用。（1）加强对逆向操作法的授权。在使用用友U8。72财务软件进行会计业务核算时，各系统的记账人员对账簿的准确性负全责。因此，为明确责任和防止滥用逆向操作法，需规定各系统的操作人员必须在得到系统管理员的授权后才能采用逆向操作法。（2）限期取消相关人员的逆向操作权限。一般而言，在财务软件刚开始投入使用或财会人员接受软件培训时会频繁使用逆向操作法。因此，为了防止因使用逆向操作法而出现混乱，企业可以规定其可使用期限为软件投入使用后的半年或一年，当使用期满时，由系统管理员取消相关人员的逆向操作权限。（3）加大制度建设，严格处罚力度。财政部门首先要作出对于提供逆向操作法更正错账的财务软件必须具有能够反映完整的错账更正过程的痕迹记录功能的明确规定，其次要明令禁止操作人员使用具有会计舞弊性质的跨年度的逆向操作法，最后还要对操作人员利用逆向操作法从事违法犯罪的行为制定相应的处罚规定。S
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