高速公路项目档案信息化管理策略研究

　　摘要：近几年来，我国的高速公路建设发展迅速，高速公路项目作为一项复杂而系统的综合性工程，建设过程中各类文件资料的管理对工程建成后的管理、维护及改建具有重要的参考价值，而高速公路项目档案信息化管理的引入，在满足高速公路项目档案管理要求的同时，实现了项目档案的有效管理，本文将以某高速公路项目档案的信息化管理为例，深入探讨高速公路项目档案信息化管理的策略。
　　关键词：高速公路；项目档案；信息化管理；策略
　　高速公路项目档案指的是在高速公路建设的全过程中产生的用以反映高速公路项目质量、进度、费用和安全管理等情况，并在后期工程管理、维护、改建中具有一定参考价值，有系统整理并归档的项目文件资料。为充分利用高速公路项目档案信息，必须对其进行规范化的管理，档案信息化管理已成为了档案信息管理的一种发展趋势。
　　一、高速公路项目档案信息化管理概述
　　高速公路项目档案信息化管理以信息化管理标准为依据，构建档案信息资源数据库，利用档案管理应用系统，借助网络技术对档案信息资源进行有效管理及利用，其管理的内容涵盖标准规范的建设、基础设施建设、数字档案信息资源建设、档案管理应用系统的创建、信息化人才队伍的培养、档案信息安全保障体系的构建六个方面〔1〕。
　　高速公路项目档案管理是一项复杂、难度较大的工作，往往需要耗费大量的人力物力，信息化管理在其中的应用具有非常重要的意义。高速公路项目档案信息化管理改变了传统的档案管理模式，传统的档案管理模式多存在编制不规范、查询检索困难、信息利用低等问题，档案信息化管理很好地解决了这些问题，提高了管理水平；档案信息化管理是做好档案信息资源利用工作的前提，档案信息资源的共享及利用是高速公路项目档案管理的主要目的，信息化管理的应用可实现项目档案工程数据资料快捷高效的利用，且能远距离进行利用，为后期工程建设更好地提供服务，使档案信息资源的利用价值得以实现；档案信息化管理是降低管理成本、提高管理效率、减轻室藏压力的必要手段，高速公路项目档案的管理工作不仅需要专人负责，也需要耗费大量的资金和时间来完成，管理效率往往较低，而这也增加了项目成本，通过信息化管理，可有效解决这一问题，降低成本，提高效益。另外，对档案文件进行整理，以光盘、电子文件等形式进行保管，可大大节省藏储空间，减轻室藏压力〔2〕。
　　二、高速公路项目档案信息化管理存在的问题
　　（一）档案信息资源平台建设问题
　　目前档案信息资源平台的建设多存在形式化的现象，信息资源的建设不单单是对数据资料进行简单的加工整理，对拟数字化档案的管理同样重要。没有进行需求分析，就对整个项目档案进行数字化加工扫描，不仅浪费了存储空间，还降低了信息化管理的效益。另外，档案信息数据格式及文件格式的不统一，增大了档案信息资源标准数据库的建设难度，不利于信息资源的共享。
　　（二）硬件设施配置问题
　　项目档案信息化管理的物质基础是完善的基础设施，然而一些管理单位没有购置信息化管理所需的相应设备，一些已配置的硬件设备存在配置不合理的问题，比如管理系统服务器配置不合理的问题；另外，管理设备、设施资金投入不够，一些建设单位往往会将资金集中到一些性价比低的设施上，信息化管理的基础设施配置不到位；而一些设备的过度配置不仅没有提高设备的利用率，还造成了资金的浪费。
　　（三）档案管理应用系统用途单一
　　目前一些档案管理应用系统大多采用的是通用的管理软件，缺少针对性，不适用于一些项目档案的管理，这些系统所采用的数据结构不同，无法根据实际需求作出相应的调整，约束了信息资源的共享，降低了档案信息资源的利用效率。
　　（四）档案信息化管理人员素质较低
　　档案管理人员专业性知识不足，不能够熟练掌握计算机操作技术是目前档案信息化管理中存在的一大弊端。一些管理人员虽对工程建设方面有一定的知识基础，但对档案信息化管理的管理模式及档案管理的相关知识没有坚实的基础，没有得到专业性的培训，对档案信息化管理认识不到位，在实际管理过程中，管理水平低下，管理效率低，极大地限制了对档案信息资源的有效利用。
　　三、高速公路项目档案信息化管理策略
　　（一）合理建设高速公路项目档案信息化管理平台
　　建设档案信息化管理资源平台，建立相应的数据库，可利用数据库中既有的模型结构对各类数据文件进行存储，不同的数据要采用不同的格式进行传输，各系统配置内置数据库，可将数据汇总到数据中心，各系统也可从数据中心获取数据。在自动化办公系统的基础上，统合其他管理系统，实现操作界面、数据格式的统一。
　　（二）加强基础设施建设
　　加大资金投入力度，配置相应的硬件软件设施，根据实际需求购置性价比高、先进的设备，不能为节省成本而去购置价格低廉、性能低下的设备设施。另外，应在设备的技术寿命期限内，提高已配置设备的利用率，在对相关设备进行更新改造时，如果该设备在有限的使用寿命内已不能创造足够的效益，则不应更新改造，以免造成资金的浪费。
　　（三）采用针对性强、功能完善的管理系统
　　档案信息化管理系统应具备档案组卷、保管、检索、统计、数据开发利用等多项功能，针对档案管理的各个环节流程，结合计算机硬件特性，构建一个高效率、快捷简便的管理系统（图1），档案管理系统应对数据信息进行实时动态更新，自行录入数据后，上传至档案中心，各单位的数据也上传至档案中心，档案中心再利用网络将数据可录入光盘等微缩存储设备中，然后将数据移交给集团总部，由总部对数据进行检查纠错整理。某高速公路项目在进行档案管理时，采用了一套兼容性强的商业性档案管理软件，该软件引入了数据录入模块和数据转换模块，数据录入模块可在用户操作界面实现数据的快速录入，数据转换模块是将录入的数据转录进数据库中，该软件检索快捷方便，操作界面简单，功能完善，实现了项目档案的信息化管理〔3〕。
　　（四）规范档案信息化管理标准
　　规范档案数字化的技术标准，采用灰度和彩色扫描，可将档案保存为图像格式，也可将其以电子文件的形式进行保管。制定高速公路项目档案信息化管理标准，规范信息化管理流程，标准的制定应涵盖信息化管理实施方法、信息化数据库结构格式标准、档案数字化加工标准、信息化管理效益评价标准等内容。
　　（五）加强管理人才培训力度
　　定期对管理人员进行专业性知识的培训，加强管理人员档案管理、计算机网络方面知识的学习，让管理人员掌握计算机技术、网络技术、通信技术等多门技术知识，培养管理人员的设备操作能力，保证其正确掌握信息化管理设备的使用方法，提高管理人员的信息分析、鉴选能力。积极引进档案专业人才和计算机网络技术人才，完善档案管理队伍。
　　（六）建设完善的信息化管理安全保障体系
　　利用各种保护技术，完善档案信息化管理安全保障体系。一些保密档案应设置相应的保护权限，只有职级合格的人才能查看；可设置电磁屏蔽等保护设施，保障管理设备、设施的正常运行；开展保密教育，增强工作人员的保密意识。
　　四、结语
　　高速公路项目档案具有周期长、种类数量繁多、涉及部门多等特点，其管理工作复杂、难度大，档案信息化管理不仅能够提高管理效率，也能实现档案信息的高利用率，保证了档案信息的完整性、标准化，为后期工程建设提供了良好的参考依据。
　　参考文献：
　　〔1〕池文敏。解析高速公路项目档案信息化管理〔J〕。办公室业务，2014（21）：112。
　　〔2〕白洁。高速公路项目档案信息化管理研究〔J〕。档案时空，2013（12）：3132。
　　〔3〕白洁。高速公路项目档案信息化管理研究〔J〕。黑龙江档案，2013（6）：91。