关于做好专门档案利用服务的思考

　　摘要：本文概括了专门档案利用服务的特点，以及对于如何做好档案服务的思考。结合在水务规划设计院有限公司的档案管理工作中涉及的收集归档、信息平台建设、利用查询的服务项目的全流程实践，分析了档案提供利用的方式、档案信息安全性保障等方面存在的问题，并从公共服务职能、服务流程优化、服务工作的反馈与调查等方面提出了对策建议。
　　关键词：专门档案利用；档案服务化；公共服务职能
　　我在深圳市水务规划设计院有限公司从事档案管理已有6年，在这里，不仅让我爱上了档案管理的这份工作，也让我开始对如何做好它、如何利用现在的信息化创意更加方便的工作有了思考。
　　一、档案的重要性体现在我院
　　水务规划设计院档案是水务规划设计院各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以科学技术档案为主体，包括行政文书、业务管理、财务管理、水务工程等各项职能活动中形成的档案。
　　档案工作是我院管理工作的组成部分，建立综合档案室，是为了维护档案完整与安全，便于各单位、各部门的利用，因此领导也很重视档案室的工作。
　　二、服务的初衷
　　（一）档案管理的价值实现
　　由于大多数属于科技档案或专业技术档案，具有重要的依据性、知识性与独创性，故它的反复利用性很强。
　　例如设计档案包括了设计中产生的报告、图纸、变更、原始资料等，它的利用解决了现实工作中诸如工程维修改造、工程施工、设计参考、法律诉讼等问题。图书档案包括专业书籍、图集、年鉴，它解决了设计人员学习、参考所需。人事档案、文书档案、会计档案、实物档案都分别用于备案、投标、查阅等用途。
　　（二）速度与激情
　　需求是档案发展的牵引力。对于专门专业的设计档案，利用率非常高，这对档案的管理以及工作人员的服务就显得尤为重要。除了掌握档案的收集、管理、编目、提供利用等一般档案工作，我认为更需要具备的是服务的速度与激情。
　　整理归档档案是一项繁琐的事情，每天来查借档案的人也很多，有时还会不停地重复着取出、放入的工作，難免枯燥，这时一定需要激情。怀着对工作的热爱，想要帮助设计人员更顺利的工作，在重复性的手头工作的同时，对创造优化的信息化工作有所思考，也是很有乐趣的。
　　有些时候还需要速度，找资料快、准、狠。比如在我工作这几年里，有不少时候是设计人员匆忙跑过来需要借用一个资料，他们正在开会，领导忽然提到一个项目，并且现在就要看的，那就要求档案管理员对档案存放非常熟悉，能快速在系统上找到档号，并找到实物。
　　三、服务类型与具体做法
　　（一）纸质档案的管理利用
　　关于纸质档案，我们采用的是先在科怡档案系统上录入档案的基本信息，并上传相应的电子版档案。我们的库房总面积为171平方米，有档案柜28组、密集架35组，存有档案案卷约4960卷，底图约14223张。数量非常大，所以每一份存档我们必须录入电脑软件系统中，方便我们记录档号和位置，更方便利用人员的查找借阅。
　　（二）电子档案的管理利用
　　关于电子档案，我们的图纸采用专门的打印系统，打印会自动生成条码，我们只要扫码就可以把图纸的信息录入到系统中。这一操作节省了我们许多的时间，这也是我来工作之前不曾知道的，觉得作为档案的管理还是有很多值得创造和提取的方法。电子文件还需要多个地方的备份，比如大容量的移动硬盘，还有异地服务器备份，都是很大量的工作。不过利用起来就非常方便，非纸质的借档，只要填写一个申请并负责人签字，就可以开通查看电子文件的权限。
　　（三）创新精神，遇到的问题及解决方案
　　我们不断地挖掘新创意，改进自己的设备，做到既节省人力物力，又更速度、准确地归档查档。第一，为了更好地完善档案服务，我们探索可用性软件，并提出问题，希望软件合作者可以更新改造，比如连设计报告各阶段也可以生成条码、录入。第二，档案是一门保密性的工作，我们不仅需要签订保密协议，在开通利用者阅读、下载权限时，还需要考虑到其权限的时间跨度、开放内容、下载形式等的设定。第三，在档案室查找阅读纸质档案，我们也很注重它的服务环境，目前我们只有一张桌子和凳子提供阅读，如果能像图书馆那样有更舒适的环境提供服务，不失为一种很好的选择。第四，积极探索，不断创新，紧跟时代的脚步，收纳国内以及国外的管理保存方法，日益成熟我们的专业知识以及专业服务。
　　四、反馈与调研
　　任何服务都不能止于销售过后，亦有售后服务、追踪调研才能做到让客户放心、满意。我们的档案服务也是如此。
　　在每年年底，我们都会做一个《档案室满意度调查表》，发给设计人员，其中包括对档案网站、档案借阅、图书更新和工作人员态度的意见和建议。
　　这个反馈对我们的帮助很大，我们根据调查表统计出他们对我们不了解的业务、不方便的程序，以便下一年更好地运行。
　　随着社会信息化的日益壮大，采用电子档案系统也更方便我们归档、查档。我们还在不断地学习寻找更方便服务于需求者的方法和技术。比如前几天我刚去参加了《大数据环境下工程建设行业电子档案管理和数字技术应用专题研讨会》。通过档案的知识服务，实现档案工作的价值，将企业档案的管理落到实处，走企业档案知识之路。
　　参考文献：
　　〔1〕档案管理实施细则。深圳市水务规划设计院，2003。
　　〔2〕档案保密制度。深圳市水务规划设计院，2013。
　　〔3〕宗培岭。知识资源管理与企业档案工作〔J〕。档案与建设，2002（8）。
　　〔4〕黄霄羽。档案社会化服务研究〔M〕。中国人民大学出版社，2016。