重视企业价值档案强化安全风险意识

　　摘要：本文结合经济发展新常态的实际，明确了企业档案概念，研究提出了企业档案的作用与潜在价值，研究分析了当前企业档案工作存在安全风险，研究提出了强化档案安全风险防范意识的一些重要举措，对加强企业档案安全管理具有较强的指导意义。
　　关键词：企业档案；作用与价值；安全风险；防范意识
　　当前，我国经济发展进入新常态，宏观经济增速放缓，传统产业步入深度调整期，企业对档案的资金投入及管理重视力度普遍不足，企业档案的安全防范意识面临了许多新的挑战。在此情况下，如何重视企业档案作用，明白档案工作潜在价值，切实增强档案安全风险防范意识，已成为企业档案界的一个重要任务。本文拟在这方面进行一些粗浅的探讨与研究。
　　一、企业档案的概念
　　企业档案，是指企业在社会活动中形成的，保存备查的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。通俗地讲，凡企业各项活动形成的一切具有查考价值的各类记录与载体，都应纳入档案。譬如：企业的红头文件，包括各种工作计划、总结、批复、薪酬福利材料、统计报表、简报及与有关单位签订的合同、协议、来往文书；企业的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录；企业大事记及重要活动剪报、照片、录音、录像等。
　　二、企业档案的作用与价值
　　（一）企业档案的作用
　　档案作为历史记录，虽然有着许多不同的载体形式，但它纵连企业历史诸多阶段，横贯企业各个领域，涉及企业党、政工作的方方面面，记述了企业各领域各类活动的全过程，存贮了大量的原始信息，是企业各项活动承前启后和得以顺利开展的基础，同时也使档案具备了两大特殊的重要作用。1、档案具备了其它信息形式无法替代的凭证作用，成为了最权威的法律证据；2、档案具备最可靠、最珍贵、最广泛的史料参考作用，是企业历史的真实全面反映，是企业规范加强管理、维护自身权益、建全信用体系的重要工具，并在企业各项活动中得到最广泛的运用。
　　（二）企业档案的价值
　　企业管理活动源远流长，但自古以来，企业管理的根本内涵都强调对经济数据的系统分析与预见性研究，没有齐全完备的档案资料与数据，就不能很好地了解过去、把握现在、预见未来。因此，档案虽然不直接创造经济效益，但档案信息资源所蕴含的巨大价值、巨大经济与社会效益，难以用数字估算。在加强和改善企业经营管理中，档案可以为企业经营决策提供必要的参考。档案是各项活动得以持续顺利进展的基础，是支持企业决策的宝典，是企业亟待挖掘的巨大宝藏，也是企业最为重要的无形资产。
　　三、如何强化企业档案安全风险意识
　　（一）企业档案现存的安全风险
　　当前，我国经济发展进入新常态，宏观经济增速放缓，结构调整阵痛显现，传统产业步入深度调整期。企业对档案资金的投入及管理重视力度普遍出现下滑局面。突出表现在以下四个方面：1。部分企业档案库房、办公、阅文面积不足，档案实体分散，未能集中统一管理；2。管理制度与管理机制不完善，档案人员流动频繁，业务素质低，部分单位未真正建档；3。档案工作未能引起各方面的广泛重视，该归档的材料收集不齐全，非档案专业部门所管档案整理不规范，保护措施不健全；4。企业改制兼并重组后，档案工作和其他工作一样不宣而停，导致部分企业档案下落不明。
　　（二）强化档案安全风险防范意识的几个重要举措
　　1。强化档案工作的组织领导与制度建设。档案工作好不好，关键在领导。多年实践证明，一个企业若没有领导的重视，就会缺乏必要的人员、经费投入，缺乏必要的工作安排与监督考核，因此，强化档案安全风险意识，必须首先强化企业档案工作的各级领导责任，包括主要领导、直接领导、领导小组、工作网络体系，包括档案各项制度、责任追究、检查督办、风险防范的应急预案等。
　　2。强化归档整理和人员业务素质提升。确保档案实体安全，必须保障各类档案全部及时归档，及时科学分类，规范整理存放，因此，企业要设立综合档案室，配备专业人员，加强业务指导，实现档案集中统一管理。要根据档案形成规律，加强纵向、横向联系与协调，建立健全归档门类，保证档案材料全宗的齐全完整。基层或部门整理好的档案要及时移交档案室，散失在领导和工作人员手中的应归档材料也要及时归档，坚决不允许任何人将档案占为己有，严防档案信息缺失。
　　3。强化档案库房建设与安全管理。要根据《档案馆建筑设计规范》，确保档案库房建设在选址、设计、选材上充分考虑防震、防火、防水、防地质灾害、防污染、防强光、防尘、防高温高湿等要求，充分考虑档案现有数量和未来增长量，留足库房空间，切实加强库房保管安全意识。在实际工作中，如果将档案材料散放在破旧木柜中，极不利于档案防火与防虫；如果档案人员缺乏电器防火常知，容易引发档案火灾事故，因此需要重点加强对档案装具、用电消防设备管理。
　　4。强化档案信息安全，确保安全高效利用。对于企业而言，确保档案信息安全极为重要。重要的文件信息或商业机密，绝对不能走漏半点消息；电子文件，稍不留心就易出现泄密、中病毒、数据丢失、设备不兼容等问题。珍贵档案如不用复制件替代查阅，就难以确保原件完好无损。新进库房的纸质文件如不及时杀菌消毒，就会传染至整个库房；库存档案如不定期检查，就难以消除档案破损、丢失、霉变、字迹褪变等现象；查阅档案如不专人负责，就难以避免出现混乱与差错。因此，需要结实企业实际认真细致、深入全面地强化档案信息安全，确保安全高效利用。
　　参考文献：
　　〔1〕宫晓东。企业档案管理学〔M〕。高等教育出版社，1999。
　　〔2〕马宏杰。企业内部控制制度存在的问题与对策〔J〕。财会研究，2007（4）。
　　〔3〕宗文萍，郭莉珠。论信息时代的档案信息安全保障〔J〕。档案学通讯，2004（6）。
　　作者简介：李红恩，女，河南平顶山人，2006年毕业于郑州大学，现任平煤天安八矿选煤厂办公室综合科档案员。