论档案管理在职业教育中的作用

　　【摘要】伴随着我国法律体系建设的逐渐完善和档案管理技术的快速发展，对于中职学校的档案管理已进入正轨。在本文中，笔者将对档案管理在职业教育中的作用进行探讨分析，并说明如何正常发挥档案管理工作的效用。
　　【關键词】档案管理；职业教育；作用
　　目前，大多数中职学校进行档案管理时仍采用简要管理的旧形式，同时还存在对档案建设重视程度不够的现象。2012年，随着海南省教育厅出台《海南省中等学校档案管理办法》后，各中职学校加强档案室的建设，档案建设工作逐步完善，并接轨琼兰档案的管理模式，实行信息化管理。今后，中职学校的档案建设重点工作应放在信息化建设方面，从而保证档案管理工作能够真正发挥促进教学水平、激励学生学习、便利校园管理、优化校园氛围等作用。
　　一、档案管理在职业教育中的作用
　　（一）有利于提高教师业务能力和师资水平。中职学校主要是对职业人才的培养，而在教学过程中，师资力量与职业人才的培养紧密联系。在职业学校中，教师都是来自各个领域的专业技术人员，其教学能力和教学经历直接影响对职业人才的培养。为了保证每位老师都能发挥重要作用，对所有老师的学历水平、继续教育情况、开展公开课经历、专业基本功等因素进行详细整合，并做好记录和归档存档工作。让学校了解每位教师的真实情况，适当安排其进行教学活动、讲座活动、业务培训等，从而保证教学人员的教学质量。对教学经验有限的教师，还能及时安排其外出培训、进修学习等，从而促进学校整体师资水平的提高。
　　（二）有利于帮助毕业生实习、就业。中职学校的学生是否能够真正适应于社会，并被工作单位所认可，这需要学生进行一定的实际操作来进行检验。对毕业生的档案进行管理时，可以为学生编制一份实习鉴定表，将学生在校实践经验以及实习期间的表现进行记录保存，为将来就业和用工单位择优录用打下了良好的基础，并让毕业生拥有能够证明自己技术能力的书面材料。同时，学校档案在实习单位和毕业生中起到了纽带和桥梁的作用，从而既能体现出学校对毕业学生的关心和爱护，更能让家长放心；最为重要的是这既能为实习打下基础，又能为就业拓宽门路。
　　（三）有利于招生就业工作，扩大社会影响力。对学校往年就业率的真实数据进行统计，通过规整记录、存档立卷后，可在校园内进行档案信息公布。一方面，让学生通过精确的数据信息，相应选择对口专业学习，同时，激励学生在校期间努力学习，为未来的职业生涯而奋斗。另一方面，学校往年就业率的信息，增强了家长对学校的信心，扩大了学校在社会上的影响力，从而促进学校招生就业工作的开展。
　　二、促进档案管理在职教中产生作用的途径
　　（一）实施档案管理信息化，提高档案信息质量。目前，在中职学校的档案管理工作中，管理重点应向信息化转移，将档案信息的载体由纸质转为光盘或计算机，要实行信息化管理，必须将纸质档案转化为信息档案，并且对档案文件中的重点数据内容进行彩色扫描，从而更为精准地进行档案管理，提高档案信息准确度，明确档案中的重点内容。电子档案管理可实现较多纸质复印文件所不能进行的工作，例如随时增添或更改，每个学期对学生或教师进行评语等等；电子化档案具有较大的优势，可解决纸质档案的缺陷问题，使得其档案信息整体应用质量大幅提升。并且，还要在学校内规范电子化档案技术，正确指导档案管理人员，实现档案数字化，从而更为方便准确地筛选、整合各类信息，进一步保证档案信息化管理工作行之有效。
　　（二）加强学校对毕业生档案管理的重视程度。现阶段，学校毕业生档案管理部门对于档案管理工作时，对于管理工作存在一定的误区。在进行档案管理工作时，只负责保管，而不负责档案的准确性。认为只要不将学生的档案丢失，在需要的时候，能够及时进行外调和查档工作就可以了。对于学生来说，档案记录着个人经历，并且在工作后办理养老保险、考取公务员等都要查阅档案。所以，想要档案管理在职业教育中发挥最为有效的作用，就必须要重视毕业生档案管理工作，让学生档案成为毕业生进入职场的一块敲门砖，实现职业教育的根本目的。
　　（三）规范档案材料的管理。首先需要对档案进行分类管理，使用更加便利查找和存取的方式进行保管，同时，还要制定专门的工作岗位，把责任落实到人，防止档案出现丢失和损坏的情况。具体保存方式可以依据档案有关部门和海南省教育厅颁布的《海南省中等学校档案管理办法》有关规定执行。同时，在对档案文件进行整理时，特别是学校中存留的纸质档案，工作人员必须要保证档案的美观大方，在书写时尽量选择碳素墨水。如果是电子化档案，就需要进行分年度、分类别的有序管理，从而保证学校各类信息更加系统化。
　　三、结束语
　　综上所述，中职院校档案管理工作对促进职业教育有着非常重要的意义，并在教学过程中影响着教师资源开发的整体程度和学生学习的积极性，所以，做好档案管理工作无论是对学校还是对学生都具有非常重要的作用。
　　【参考文献】
　　〔1〕刘蓓蕾。成人教育档案管理信息化建设存在的问题及对策研究〔J〕。办公室业务，2014（1S）：240。
　　〔2〕吴桂云。职业教育系统如何加强档案管理〔J〕。中国东盟博览，2011（08）：16。