把碎片化时间用起来给你想要的

　　今天要为你分享的书是《把碎片化时间用起来》，本书作者为日本作家：野口悠纪雄。
　　本书是一本教我们时间管理的书，作者告诉我们时间管理有三个要素：第一、在规定时间内安排工作；第二、避免浪费时间；第三、增加可利用的时间。本书的写作也是从这三个方面展开的，如果对时间管理有兴趣不妨去看一下这本书。
　　今天主要为你分享书中，关于超级整理术这部分的内容。
　　一、传统整理方法的局限
　　我自己就受够了不会整理资料带来的痛苦，就在前两天我在写一篇文章的时候，文章就差最后的一个素材，而且我记得就在不久前，我搜集到了一个很合适的素材，就放在文件堆里，但就是找不到。
　　本来一个5分钟就可以完成的工作，我找资料就找了1个多小时，我宝贵的时间就这样浪费掉了。而且这样的事情还不是一次两次，而是经常发生。
　　我问了几个我身边的同事，发现他们也有和我同样的困扰。
　　我发现，我们传统的文件整理方法无非就两种：第一种、就是随便摆在桌面上；第二种、就是按照内容进行分类。
　　001随便摆在桌面上。如果我们将文件随便摆在桌面上，确实比较省时间，但是也会带来两个问题：其一、是桌面看起来太乱了，别人看起来不太舒服；其二、就是如果别人要临时用一下你的桌面，很容易就打乱了你的顺序，以后使用资料的时候，你就很难找出自己需要的文件，而且还特别容易遗失。
　　002按照内容进行分类。如果我们将文件进行分类整理，我们的桌面看起来整齐了，但是你会发现整理文件本身会耗费你大量的时间和精力。而且进行分类整理，总是刚开始效果很好，时间越久，文件就会越乱，而且有些文件你当时不知道该怎样分类，事后还得花时间和精力来定期整理。这是非常难受的事情。
　　那么有没有一个这样的整理术，让我们既不需要花太多时间和精力，又能让桌面保持整洁的文件整理方法呢？
　　其实是有的，作者就为我们介绍了这样一种超级整理术。
　　二、超级整理术
　　1、操作步骤
　　作者将这种超级整理术命名为挤压归档，具体操作如下：
　　001汇总资料。按最小单位将文件、资料汇总在一起。这里的最小单位，可以是一张纸，也可以是相关联的几份文件，你可以理解为完成一个小任务，必须的资料。资料汇总以后，作者的建议是装进一个大的信封里面，我觉得拆信封挺麻烦的，不如就用一个回形针，或者燕尾夹，夹在一起就可以了，这样会更方便。
　　002写上标签。为这部分汇总的文件写上日期和简单内容。我们可以在文件的背面，最上面的最左边贴上一个便利贴，上面写好日期和简单两个词语，将这份文件做个简单标记。夹子就夹在便利贴的位置，以防止便利贴中途掉了。
　　003放在最左边。将资料放在资料架的最左边。当我们把最近的资料汇总，并且贴上标签以后，就放在资料架子的最左边。我们不用对文件进行分类，就按照时间顺序摆放。
　　004取用后放左边。如果取用了其中的资料，用完后同样放在最左边。我们在使用文件的时候，肯定会用到之前已经归档的文件，当我们再次使用文件以后，我们就不要放回原处了，还是和新文件一样，换掉文件背后的标签，写上最新的日期和简单内容，放到最左边。
　　作者本来是，建议使用信封，而且日期和简单内容都写在信封上，我个人觉得，如果换标签就很麻烦，还得换信封，而且成本也变高了。作者又说了不用改变信封上面的日期和内容，我个人觉得这会对上面的时间顺序造成一定的混乱，不利于我们找某些不常用的文件。
　　005清理资料。当文件架放不了以后，最右边从来没用过的文件，就可以扔掉了。当时间久了以后，我们的文件会越来越多，可能就放不了了，这时就可以把最右边从来不用的清理掉。还有一点就是，其实很多的文件使用一两次以后就没用价值了，我们在找需要的文件时，如果发现有不再需要的文件也可以直接拿出来清理掉，不一定非得是最右边的文件。
　　2、两个原则
　　作者介绍的这种挤压归档的超级整理术，有两个使用的原则：
　　001一个口袋原则。就是所有的文件都放在一个地方，不要这里放一点那里放一点，最后文件自己放哪里的都不知道。最好就是用两个书立，将所有文件都立在自己的办公桌上，如果有自己的书架，就放在书架上，总之所有文件一定固定放在一个地方。
　　002按照时间顺序整理原则。我们不需要对文件进行分类，只需要按照时间顺序整理就可以。甚至都不用我们单独去花时间和精力去考虑什么时间顺序，只要将刚刚使用完的文件放到最左边，这就是按照了时间顺序。
　　3、为什么有用？
　　很多人可能会疑惑，不对文件进行分类，我们用的时候会找到文件吗？
　　实际上这样做比我们分类整理找文件还要快很多，其中原因有三：
　　001常用文件在左边。因为我们所需的文件大部分是近期用过的文件的重复使用。而这些我们经常使用的文件，都集中在最左侧，所以我们能随手就拿到。
　　002知道文件大概位置。即使几个月都没有使用的文件，按照时间顺序摆放以后，我们也大概知道文件在哪个位置。因为我们对于什么时候做的工作这种按照时间顺序发生的事的记忆是相对比较清晰的。
　　003文件总量不多。因为我们没用的文件都即时处理了，所以文件的总量不会无限增长，一般就保持在几百份，即使全部找一遍也只要几分钟而已，而这种情况是几乎不会发生的。
　　4、效果显著
　　应用这种挤压归档的超级整理术以后，有如下几个显著的效果：
　　001能够大幅度节省寻找文件和信息的时间。因为几乎所有的文件，我们都知道大概在哪里。
　　002不再发生文件或笔记丢失的情况。因为所有的文件都在这一个地方，所以就不会因为乱放而弄丢了。
　　003判断文件是否需要扔掉变得容易了。从来不用的文件，都排在最右边，大概率就是需要丢掉的文件。
　　004即使要保留旧文件，该文件也在右边，找起来也方便。
　　005因为这个挤压归档的超级整理法，能以最少的时间和精力来维持，所以再忙的人也能轻松做到。
　　这应该是挤压归档这种超级整理术，能在全世界范围内流行的，最重要的一点，因为一个方法要能真正起作用，操作就必须简单，不需要耗费太多时间和精力。
　　如果一个方法太复杂，耗费的时间和精力太多，其它效果再好，恐怕使用的人也不多，因为使用的成本太高了。