浅析纸质档案数字化的转换

　　【摘要】由于纸质档案保管环境和空间有严格的要求，而且在提供利用方面效率低，资源不能共享等多方面原因，纸质档案随着科技的不断进步已经逐渐被电子档案取代。2017年中国航空工业集团制定的档案工作十三五发展规划，其中一个重点就是主动推动转型升级，加强档案工作的规范化建设，并通过推动航空兰台系统达标版软件的推广使用、电子档案在线进馆以及关注数据管理的研究等工作持续开展档案信息化建设。纸质档案数字化转换是档案管理的必要工作，也是数字档案馆工作的必要工作之一。如何把纸质档案数字化转换流程化、制度化成为数字档案馆建设的新课题。
　　【关键词】纸质档案；数字化
　　一、实现纸质档案数字化意义
　　中航工业档案馆规定下属行业档案馆在国家十二五期间完成数字档案馆的验收工作。纸质资料数字化是数字档案馆建设必要工作之一。
　　1、档案管理方式的跨越。纸质档案资料保管不但占地面积大，温湿度、防虫、防潮、防光等空间环境要求高、而且利用检索困难，在提供利用上有很多的局限性。隨着科技与技术的发展，尤其是计算机网络为载体的信息通讯技术时代的到来，更为纸质档案数字化提供了技术支持。完成纸质档案数字化，不但可以提高档案管理水平，提高档案利用效率，还可以资料的利用效率，纸质档案数字化已经势在必行，这是档案管理模式的进步。
　　2、提高档案信息安全性。无处不在的计算机病毒可能会导致电子文件的破坏；黑客对信息资源的攻击、程序设计高手甚至可以篡改系统控制参数，当信息资源通过网络传播时，可能会被获取、复制和传播；阅览人员的职责和操作权限不明确，这些对数字化档案馆建设的安全性都是考验。我们需要在保证信息资源方便利用的同时，还要保证扫描后电子文件信息的长期安全。（1）用户权限控制。软件系统实行系统管理员、安全员、审计员三权分立，防止因个人权限太大造成的泄密事故。权限的开放严格按照相关单位提出申请，对数据的有关操作在IP、域用户名、操作内容和操作时间等方面有详细的记录。通过纸质档案数字化转换，可以实现电子文件离线备份，避免了由于纸质档案保管不当造成丢失或归档错误无法查阅现象。（2）离线备份。为了确保档案信息安全，需要定期采用离线备份。不但保证了信息安全性，也便于档案提供利用。
　　3、实现资源共享。纸质资料数字化转换，依托软件支持，实现电子文件全文阅读，并通过计算机网络系统，实现资源共享。
　　二、纸质档案数字化基本要求
　　《纸质档案数字化技术规范》（DAT312005）规定纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机设备对纸质档案进行数字化加工，将其转换为存储在磁带、光盘、磁盘等载体上并能能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。基本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
　　三、纸质档案数字化过程管理
　　一方面要加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全；另一方面各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
　　四、纸质档案数字化电子文件归档的要求
　　依据GBT17678。11999文件规定，电子文件指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码列。归档的电子文件必须达到以下标准：
　　（一）齐全完整，格式规范。归档的电子文件应齐全完整，特别是注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。
　　（二）真实有效。归档的电子文件真实有效，指文本文件应是最后定稿，图形文件如经改动，应将最新版本及更改记录予以归档等。
　　（三）一式三套。物理归档的电子文件一般要求有一式三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。电子文件在长期保存的过程中可能会出现读取错误，封存件可以减少出错、失真现象，一套异地保存，要求距离在200公里外，不属于同一电网，不属于同一地震带的地点进行异地备份。
　　（四）经过整理。归档的电子文件经过一定的整理和编辑。整理工作由文件形成部门负责，根据本部门的电子文件的种、数量或档案部门的统一要求决定整理方案，利用文件的著录信息，形成机读目录，介质归档时还应对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等。
　　五、纸质档案数字化过程的思考
　　纸质档案数字化转换工作不是一个人的工程，是一个团队战斗的共同结果。这个过程中，参与其中的每个人都付出了巨大的辛劳，认真的态度才可能把这个工程完美收官。在这个整体过程中不难发现，纸质档案数字化转换过程中不仅仅对扫描挂接前期工作的一个检验，更是对档案馆整体实力的一次历练，对档案管理人员的业务素养及业务能力的一次考验。
　　（一）对扫描挂接前期工作的检验
　　扫描前期的所有工作都是为了最终完成扫描后电子数据挂接而作的努力。前期工作中无论档案案卷提档、数据扫描、扫描后电子文件名称编辑、电子文件拣选、目录数据库著录的正确率等等都是为了挂接的完整、正确。在工作中，每个环节都需要及其认证对待。无论哪个环节出现漏洞，在挂接数据时都会体现的一览无遗。
　　（二）对档案馆人员整体实力的一次历练
　　1、目录数据库接收环节的把关。哈飞纸质档案数字化依托兰台系统，目录数据接收人员在兰台系统软件审核接收，在数据接收过程中，接收人员对数据进行第一道把关。设计人员数据著录完整、正确与否、资料图号发送正确与否都需要核实，确保接收数据准确。如接收数据属性字段出现空白、数据信息错误等，都会影响电子全文挂接。
　　2、蓝图管理人员归档审核确认。蓝图管理人员在兰台上领取档案时会对蓝图数据条目及图样一致性进行再次核查，是对接收资料的二次检验。在归档档案时在蓝图审核人签字时有责任负责目录数据的正确及归档蓝图的正确。把目录数据库条目中错误数据及时提示更改、补充完整。
　　（三）协调沟通能力考验
　　纸质资料归档过程中，先期归档的纸质资料开始扫描时，要考虑到后期归档资料同时进行，保证扫描资料前后期有序衔接，避免出现断档现象。这需要前期提档时与扫描工序人员及时沟通；后期蓝图归档人员在归档蓝图时是否能够及时发现未扫描图样，与后续扫描人员联系进行扫描挂接，这是档案馆内保人员工作衔接沟通的体现。
　　（四）业务素养及业务能力的一次考验
　　在遇到问题时，能够提出问题、发现问题、解决问题。数据库中一条数据怎样判定有效；在重复数据时应如何处理；出现的问题数据属于哪类；怎样确定删除无效数据，都是对档案管理人员的业务能力的一次考验。档案管理建设的今天，每个人都应不断提升自己的业务能力，不断拓宽自己的知识领域，使自己不断进步。站在更高的层次看待问题。数字档案馆开创了档案管理的未来，要不断继承和发扬老一辈档案管理人员的优点，在新的管理模式下创新改进，通过纸质档案数字化转换，把档案管理不断提升，站在更高的层面上谱写档案管理的新篇章。