基层档案管理问题及措施

　　【摘要】现阶段传统手工的档案管理模式已经不能适应现今时代快速发展的步伐，在这种时代背景下，如何适应时代特征，进一步规范档案管理工作，更好地发挥档案工作的管理、服务、开发利用功能，助推经济发展，推动档案管理创新显得尤为迫切，实现档案管理与科技的高度融合。诸多问题的存在制约着档案管理的现代化发展。
　　【关键词】现阶段；问题；措施
　　一、单位基本情况
　　中陕核工业集团二一一大队有限公司创建于1956年5月6日，隶属于中陕核工业集团公司。公司总部位于西安市浐灞生态区，毗邻西安世园会，是一支从事铀及多金属矿地质勘查、矿业开发、工程施工、加工贸易、地矿企业文化传播等为一体的矿业综合队伍，公司档案室1998年10月获得中国核工业总公司科技事业单位档案管理证书，2006年12月获得陕西省档案局档案工作目标管理认证AA级单位认证。公司截至2019年3月底在岗人员217人，内退284人，待岗52人，离退休850人。
　　（一）机构设置：十个职能部门包括：党委工作部、行政工作部、工会工作部、经营管理部、人力资源部、资产财务部、矿业开发部、安防环保部、纪检法规部、审计工作部。
　　（二）十个经营实体：中陕核矿业开发有限公司、陕西庞家河金矿有限公司、陕西陕核文化产业发展有限公司、新疆分公司、青海分公司、矿产勘查院、环境工程院、地质矿产研究中心、金融贸易中心。
　　（三）两个办事处：西藏办事处、内蒙古办事处。
　　（四）三个独立部门：车辆管理中心、置业服务管理有限公司、离退休管理中心。
　　（五）公司经营范围：涉及区域地质调查、液体矿产勘查、固体矿产勘查、水文地质、工程地质、环境地质调查、地球物理勘查、地球化学勘查、地质钻探施工、地质资料收集分析及地质技术研究推广应用、地质灾害治理、地质技术咨询和服务、图形图像制作、矿业开发、测绘工程、物业管理，环保工程设计、施工；矿产品加工、销售；普通货物运输（危险品除外）等诸多领域。
　　二、档案机构设置情况
　　档案室设在地质矿产研究中心，公司配备专职档案管理员1名。档案室总建筑面积230m2，档案库房面积200m2，办公面积30m2。
　　档案库房设备配置包括：空调两台，4个红外线摄像头，12个烟感器，高清摄像头1个。文书档案柜：大铁皮柜5个，小铁皮柜5组（一组5个）；会计档案柜：20组（一组5个）；复制本科技档案柜：大铁皮柜5个，小铁皮柜14组（一组5个）；原本科技档案柜：大铁皮柜14个，小铁皮柜14组（一组5个）；原214档案专柜：5组（一组5个）；照片档案柜1个；底图柜2组；光盘柜2个；实物档案柜2个。
　　档案办公室设备：台式电脑2台，笔记本电脑1台，打印机1台，空调1台，碎纸机1台。
　　三、档案管理情况
　　（一）制度建设。为了规范档案管理，2015年2月修订并印发《关于印发文件材料归档范围和保管期限表的通知》（隊发〔2015〕10号）及档案室分类方案。严格按照国家标准和行业标准整理归档和保存文件，国家标准、行业标准齐全有效。岗位职责健全：档案室管理制度、档案库房管理制度、档案室保密制度、科技档案管理、文书（会计）档案管理、图书管理岗位职责，科技档案、资料、文书（会计）档案借阅制度、档案管理突发事件应急预案等。
　　（二）档案分类及数量。档案室室藏档案分为六大类：1。文书档案、科技档案、会计档案、专门档案（照片档案、声像档案）、实物档案、印章档案。2。财务档案：截至2016年底合计5159盒（套）。3。文书档案：2000年前913卷，2000年后7367件（截至2018年12月）。4。科技档案：原本档案1161盒，成果档案877盒。5。基建档案：截至2018年154盒卷。6。声像档案：15盒213张。7。实物档案：93件。
　　（三）档案安全保密管理。档案室安全设施：消防器材、灭火器、摄像头、烟感器、防盗门窗等配备齐全，安全有效。严格按照档案十防要求防火、防光、防虫（防鼠）、防盗、防水、防潮、防强光、防尘、防磁、防有害气体，档案保管状态良好，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，严格执行《保密法》《档案法》及各类规章制度，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全完整，严格按照上网不涉密、涉密不上网的原则办事，无失泄密事件发生。
　　（四）保持库房的整洁卫生、档案案卷排列有序。档案库房标准湿度控制在14～24，相对湿度控制在50～65，每天坚持测量库房湿度与湿度登记并做好调控工作。定期检查水、电、门、窗、摄像头工作状态、档案保管情况，并做好记录，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命，档案案卷排列有序，方便查找。
　　（五）档案管理费用投入。为了促进技术人员知识更新，公司每年都订阅一些图书资料，近三年订阅的杂志如下：2017年2956元，2018年3028元，2019年4423元。购买档案装具、档案盒、驱虫药、档案人员业务培训等费用。
　　四、档案信息化情况
　　档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设。
　　（一）基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。相对来说还比较薄弱，只有建立先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
　　（二）档案信息资源建设。1。档案室建立了文书档案管理系统，可以按关键字（词）、文件名称、标题等快速查阅相关文件，公司上行和下行文件可以做到数字化全文链接。2。建立科技档案查询系统，可以做到目录查询、案卷标题、内容摘要查询，可以对数据库数据统计、维护、快速查找等功能。3。建立地质钻孔数据采集系统，已录入原始钻孔资料信息533条，在今后还将继续录入钻孔资料。4。加强档案信息资源建设，以室藏档案为中心开发数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设，这也是一项长期的工作。5。加强标准规范建设，对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、存储、网上传输等方面，制定标准、规范，并指导实施。6。加强人才队伍建设，档案信息化建设，人才是关键，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既熟悉档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
　　五、近三年档案资料使用和开发利用情况
　　（一）档案利用情况。详见如下表格：
　　（二）档案开发利用情况。公司近几年在档案开发利用方面做了很多工作，尤其在鄂尔多斯整装勘查区取得了较好的地质找矿成果，提高了社会效益和经济效益，重点工作区双龙地区找矿成果显著，使老旧地质资料焕发了新生，使地质资料转化成了生产力，实现社会价值和远景预测双丰收。通过档案信息资源的开发利用，企业能获得更大的发展，从而促进档案信息的开发利用，实现档案信息资源与现代化企业可持续发展。
　　六、存在的问题
　　（一）领导重视有待加强。档案资料是单位宝贵的资源，一个单位的档案管理水平和领导的重视程度紧密相关，建立有效的管理网格和机构，有一批有专业知识、专业技能、有责任心、有使命感的人管理和收集档案，对一个单位的档案工作至关重要。
　　（二）资料收集不够完善。档案管理要建立一个有效的网络体系，每个部门、各个项目都要配备专（兼）职档案人员，尤其是基建项目、科研项目等从项目的前期工作到结束收尾工作都要有相关的资料、图像、影像资料等，才能确保资料收集齐全，这都是单位重要的一种信息资源。
　　（三）三分开制度落实不到位。档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。现在做到两分开，阅览室还没有建立。
　　（四）三纳入四参加制度还不够完善。档案工作是单位重要的组成部分，主要领导要落实三纳入制度，把工作纳入工作计划、议事日程、岗位责任中。四参加制度要求，有關会议，工程项目建设、科研、设备安装、调度等业务活动要有专（兼）职档案人员参加；科技项目的鉴定、基建、设备、科研成果验收活动要有档案专职人员参加。档案人员参加以上活动带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档。
　　（五）人才培养亟待加强。人才培养是一个永久的话题，每个单位要想长期、有序、可持续发展，就必须有一批专业人才从事专业的工作，加强岗位培训，更新知识、更新观念，与时俱进才能不断发展。
　　（六）信息化开发利用有待加强。信息的开发利用是档案室重要的一项工作，要不断加强这方面的工作，更好地服务公司的经济发展。
　　七、未来三年档案工作计划
　　1。建立有效且相对稳定的档案管理网络机构。2。加强档案专业队伍的建设，培养一批年青、有责任心、有知识、有能力的专业档案人才队伍。3。健全档案管理制度，规范档案管理工作水平。4。继续做好中国核工业地质局、集团公司下达的档案专项任务。5。确保承担的西北地区军工铀矿地质勘探设施十二五（二期）退役整治项目档案专项验收顺利通过。6。及时开展集团公司下达的庞家河技改项目档案验收。7。夯实档案基础管理，提升档案从业人员业务水平。8。探索推进档案信息化建设上台阶，建立快速、方便、有效的查询系统，初步达成本单位信息资源的共享。9。加强管理确保档案实体和档案信息的绝对安全，坚决杜绝失泄密事件的发生。
　　通过调研，对档案管理的整体情况有了全面的了解，档案管理应该树立现代化档案管理理念，创新管理方法，建立健全档案管理有效机制，注重培养和提升专（兼）职档案管理人员的综合素质，不断提高档案管理的信息化水平，不断完善档案室的日常管理工作，为公司的发展作贡献。