试议高校档案管理信息化建设

　　【摘要】信息化时代的到来，给高校的档案管理工作带来了新的挑战，高校档案管理工作信息化已成大势所趋。高校档案管理信息化不仅能够大大提升档案管理效率和质量，还能节省大量人力、物力，对于高校档案管理工作的发展意义重大。下文从我国高校档案管理信息化建设的必要性入手，围绕高校档案管理信息化建设路径进行了深入探讨，以期对各高校的档案管理信息化建设有所裨益。
　　【关键词】高校；档案管理；信息化建设；路径
　　高校档案管理对于高校发展至关重要，做好档案管理工作，才能促进高校各项工作能够顺利开展。随着时代的进步，如何搞好高校档案管理是值得我们深入研究的问题，并且信息技术目前在高校信息化管理中的地位越来越重要，高校档案管理也要逐步向信息化方向发展才能满足高校未来发展需求，因此，完善高校档案管理信息化建设已经势在必行。
　　一、高校建设档案管理信息化的必要性
　　社会经济的发展，生活水平的提高，人们对知识的学习看重，推动各大高校的发展。为适应时代发展的需要，高校的档案管理工作也应由传统的档案管理模式转变为信息化管理模式。随着学校的大力发展，高校的档案量也越来越大，当中有包括校领导、各院系、各部门还包括校债权人、投资者等。由于这些档案的增加和改进。以前高校中的人工管理方式显得太繁琐、速度太慢、准确率也不高等一系列的不足。为了能使高校管理的效率更高，档案管理能在高校得到一定的发展，因此引进科学的信息化管理对高校来说十分有必要的。
　　二、高校档案信息化管理建设路径
　　（一）形成统一标准的档案管理依据
　　要实现档案管理的信息化，就要为档案的管理制定明确、统一的管理标准，这是实现档案信息化管理的基础和前提。高校这一特殊主体的档案标准化管理与建设是指借助各种规范与标准，进行档案管理，实现档案的科学性与统一性。这是保证高校档案管理其他工作正常开展的基础性工作。但目前全省高校的档案管理中各自为政，管理标准不统一的现象十分严重，在进行高校档案管理信息化建设时，要尽快打破高校档案管理上混乱、分散的状态，整合成统一标准的、规范性的档案管理模式，为档案管理提供管理的科学性依据。在档案管理标准的制定时，要专门召开档案管理全体会议，统一高校档案管理人员的思想与行动，分析档案管理的发展趋势，借鉴先进的档案管理标准，在档案管理标准的制定时要兼顾各方面的利益，综合考虑制定出各方都比较认同的档案管理标准。目前，比较认同的档案管理标准有网络数据库标准、文献检索标准等等，只有形成统一的高校档案管理标准，才能加快高校档案管理的信息化建设进程。
　　（二）加强档案信息化管理的基础设施建设
　　近几年来，很多高校开始走上信息化档案管理的建设中，为实现高校档案信息化，首先要加强档案信息化的基础建设，强化档案库房的档案保存环境，为电子档案的保存与信息化的设备提供环境基础。针对新建的档案库房制定新的标准，加大其信息化的设备建设，针对已有的信息化档案室应着重其改造。对于信息化的档案管理，应加强对信息化设备运营要求的环境建设，对网络中心机房、服务器、电子档案库房等基础设施进行完善。包括一些基本的防静电设施、防磁等基本设施，更要完善防信息泄露以及保密技术等。而对已建成的库房和已有的纸质档案，一定要分区进行保存，做好功能型结构的改造，并逐步完善相应设施；其次是优化高校网络环境，如改善凌乱的网络布线、提高设备共享度、提升网络安全、加大对硬件配置的投入、完善相关库房的消防安全措施，对于配电系统也要进行安全可靠、维护方便的改造等。一方面，对于设备的选择更是要保证其先进性和稳定性。另一方面既要实现网络信息安全的综合防护，又要保证网络布线的规范有序。除此之外，因档案管理工作的特殊性，其办公环境更不同于普通办公的要求。信息化档案管理方式主要以网络办公为主，对信息化硬件与软件基础设施要求相对较高，因此，高校在优化档案管理信息化基础设施的同时还要重视办公环境的优化，这样才能给管理者提供一个良好、舒适的办公环境，促进信息化档案管理更好地进行。
　　（三）打造一支高素质的档案管理队伍
　　在高校档案管理工作中，占据主体地位的是档案管理人员，档案管理人员的管理水平与综合管理素质直接影响着档案的管理效果，也决定着档案管理信息化程度的高低。因此，要想实现高校档案的信息化建设，就要做好高校檔案管理人员的培养，从档案管理人员的专业管理技能、职业道德素养、个人品格魅力等方面进行全面的培训与指导。根据管理人员的不足之处，制定不同的培训方案，有针对性的培养。除了管理方面的问题还应该加强管理服务方面的问题。使工作人员全方面的提升自己的工作能力。其中主要的培养方向有：计算机网络安全知识、档案法、档案管理等。最为关键的就是对计算机操作方面的陪样，学校应该引进一些计算机方面的人才，对管理人员进行专业的指导，让管理人员以更快地效率建设信息化管理。确保信息化档案管理系统在出现问题时，专业的档案管理人员能够及时解决，维护信息化档案数据库，避免资料信息丢失，充分发挥高素质信息化档案管理队伍的作用，提升高校档案管理的服务质量，促进高校档案管理信息化建设目标的实现。
　　三、结束语
　　总而言之，对于高校的档案信息化建设来说，高校档案管理人员一定要充分结合本校的实际情况，通过制定相关信息化建设的标准与相关制度规范信息化档案建设，加强信息化档案建设的基础设施建设，同时，提高相关人员的意识和档案管理工作人员的综合素质水平，促进高校档案信息化管理水平的提升，加快高校档案管理信息化建设的步伐，跟上高校信息化背景下的发展步伐。
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