基层法院档案管理工作问题与对策

　　【摘要】档案工作是人民法院的一项重要基础性工作，是审判工作不可分割的组成部分。本文旨在通过对基层法院档案管理工作存在问题的分析，提出针对性解决问题的对策措施。从而提高基层法院档案管理工作水平，促进人民法院整体工作同步发展。
　　【关键词】基层法院；档案管理工作；问题；对策
　　人民法院档案室主要负责历年办结的诉讼档案、文书档案的管理和利用，其中占绝大部分比例的诉讼档案是国家重要的专门档案之一，是人民法院审判活动所形成的最客观、全面的真实记录，是人民法院进行审判工作的重要依据和必要条件。近年来，人民法院案件数量大幅增长，直接导致诉讼档案数量急剧增长，案多人少的矛盾越来越突出。另一方面，随着科技与社会的飞速发展，新形势下对档案管理工作的要求也越来越规范，这就对档案工作提出了更高的要求。
　　一、当前的现状和存在的问题
　　（一）伴随法院案件大幅上升，档案数量同步大量激增。随着经济社会发展进入转型期，各类社会矛盾叠加和凸显，诉至法院的纠纷也在不断增长。同时，2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》降低了诉讼费用收费标准，从而使基层法院受理案件数量大幅度增加，与此同时，档案数量也随之急速递增。以笔者所在的法院为例，1950年至1990年库存档案数量为13810卷；1991年至2000年库存数量为35623卷；2001年至2010年库存档案数量达到93579卷。截止到2018年10月31日，全院库存档案总量高达194768卷，增长势头极为迅猛。
　　（二）人员配备不足且能力素养参差不齐。一是人员缺口大。目前基层法院因为案多人少，大量的人力物力集中到审判执行部门，一般只会配备档案员12名。而根据《人民法院档案工作规定》第十一条规定：各级人民法院应当根据本院档案工作的实际需要配备专职档案工作人员，根据保管档案的数量适当增配人员，增配人员的标准为，以保管档案万卷设专职档案工作人员一人为基数，每超过二万卷增配一人，以笔者所在的法院为例，室藏诉讼档案已达19万卷，只配备了2名档案员，有的法院档案员还身兼数职，承担着信访接待、案件咨询等工作。人员与工作量的增长成反比，导致档案工作人员疲于应付日常工作，无暇顾及档案的信息化、科学化管理。二是能力素质不适应。在全部档案员中，临聘人员及服务外包人员占比大，很多缺乏专业技术培训，实际工作中这些人员并不能很好地适应档案管理工作。
　　（三）档案信息资源开发利用不充分。档案部门与当事人、公安、检察、律师等群体接触紧密，可从诉讼档案认知一个区域不同时期在经济、法治等方面的面貌，但档案归档后仅提供档案查阅业务，统计、编研、开发利用工作相对滞后，使得档案的价值无法得到充分的发挥。
　　（四）硬件设备投入缺乏。各种因素影响下，基层法院档案管理工作在硬件的投入上往往存在许多短板。有的建设规划期对档案数量激增判断不足，场地设计已经无法适应案件储存的需要；有的档案管理的设备陈旧，环境恶劣，存在较多安全隐患；有的没有及时更新管理理念，不能适应新变化，对新出现的影音视频等电子产品、设备管理不善，导致损坏，造成了不可逆转的后果。
　　二、做好基层法院档案管理工作的对策和建议
　　（一）加强档案队伍建设，提高档案管理水平。各级人民法院应当加强对档案工作的领导，把档案工作列入人民法院发展规划和工作计划，制订切合本单位实际的档案管理制度。根据诉讼档案的特点，配备既具有法律知识又具有档案专业知识的档案员，积极参加各类档案工作培训。组织兼职档案员进行档案信息化相关培训，督促其熟练掌握归档流程及电子档案系统操作，全面实现通过数字系统查询档案。所有档案员都要进行网络信息技术的指导培训，通过自主学习，不断更新档案管理知识体系，掌握档案管理的未来发展方向和问题，提高整个法院档案管理队伍的事业心和责任感。
　　（二）多措并举，破解当前制约档案管理的瓶颈问题。一是对于场所不能适应新需要的，积极争取财政支持，争取项目立项，新建或改造库房。二是理顺工作机制，积极与当地档案局协调沟通，共建档案移送寄存机制，将一些使用频率不高但属于永久和长期保管的档案移送至档案局库房。三是成立鉴定、销毁工作小组，制定方案和标准，确定销毁范围，将一部分已经到达保管期限的档案经逐卷、逐件、逐页地认真审阅鑒定后进行销毁。
　　（三）探索多元化服务机制，多途径优化档案管理。档案管理部门在做好传统查阅业务的基础上，还要坚持高标准服务理念，积极探索档案开发和利用渠道，切实满足人民群众司法需要。深入贯彻落实最多跑一次的改革精神，坚持让数据多跑路，让当事人少跑腿的服务宗旨与理念。充分利用扫描仪、电子文档、数字影像视频数据、存储系统以及软件处理系统等现代化技术手段，将立案、审理、执行、归档全过程进行数字化档案管理。开展网点式跨区域异地办理诉讼事务，提供远程查阅档案服务，让当事人或有关单位工作人员在异地就可以查阅案件材料，有效减轻当事人的负担。
　　三、结语
　　档案工作是一项立足当下着眼未来的事业，随着各项工作规范化程度要求越来越高，我们要把法院档案工作与法院科学发展紧密联系起来，积极利用电脑、网络等现代化手段，不断提升档案管理的现代化管理水平，开创崭新的档案管理模式，同时，重视档案的开发利用效益，充分发挥档案的巨大潜力，推进司法工作的发展进步，满足人民群众的司法需求。
　　【参考文献】
　　〔1〕档案工作实务〔M〕。浙江大学出版社，2014。
　　〔2〕人民法院档案工作规定（法办〔2012〕11号）。
　　〔3〕人民法院诉讼档案管理办法（法〔2013〕283号）。