重大工程项目建设档案管理的意义及对策

　　【摘要】重点项目建设档案是重要的信息资源，有着不可再生的特点，能够为重大工程项目的建成投产、运行、维修、管理和改扩建提供重要的依据。需要做好对重大工程项目建设档案的管理工作，确保档案资料的作用得到充分发挥。本文将简述重大工程项目建设档案管理的意义，并分析其中存在的问题，有针对性提出了可行的解决对策。
　　【关键词】重大工程项目；档案管理；意义
　　重大工程项目建設档案如实记录了重大工程项目建设的全过程，是今后项目运行、养护和管理的重要依据，可以为今后工程的检查、维护、管理和改造提供依据与凭证。重大工程项目建设档案有着极高的保存价值，包括各种载体的文件材料，可以反映建设工程的质量，并为工程的验收提供重要依据。需要充分认识到重大工程项目建设档案管理工作的重要性，深入分析其中存在的问题，有针对性采取解决措施，为今后的利用提供可靠保障。
　　一、重大工程项目建设档案管理的意义
　　（一）为工程项目建设活动提供依据。对重大工程项目档案来说，不仅能够为工程项目投标、勘测与施工等活动提供可靠依据，还可以为工程项目的管理、维修、改建、恢复及加工等建设环节提供资料，从而让重大工程项目建设可以高效、安全进行，在整体上提升工程项目建设水平。同时，在重大工程项目建设档案中，还详细记录了施工材料、施工质量信息、隐蔽性施工环节检查记录表和施工标准评价资料等信息，在今后扩建与改建的过程中，以上档案资料可以发挥出巨大的作用。
　　（二）可以发挥出凭证的作用。重点工程项目建设一般统一规划进行，如在工程项目设计过程中，要严格按照城市统一规划开展，设计得到批准以后，各项施工活动均需要根据获批施工图纸进行。在重大工程项目竣工以后，必须通过验收以后方可投入使用。从这里能够看出，重大工程项目建设档案是一种凭证材料，能够为各项施工活动的进行提供可靠的依据。此外，在发生产权纠纷、责任纠纷等事件以后，通过查阅相关档案信息，利用其凭证的作用，让问题与纠纷得到妥善解决。
　　（三）为历史考察、经验交流活动等提供资料。在重大工程项目建设过程中，会形成大量的档案资料，具备极高的保存价值，除了可以为历史考察活动提供历史信息以外，还可以为我国相关工程建设研究提供参考资料。和传统档案管理不同，重大工程项目建设档案管理在理念、技术以及方法都有了很大变化。要利用各种经验总结交流活动，不断优化档案管理方法，主动学习并借鉴优秀的经验与技术等，这样可以促进重大工程项目建设水平的提升。
　　（四）促进重大工程项目建设顺利进行。重大工程项目从立项开始到最后的竣工验收，需要涉及工程决策、指挥、设计、施工、检查验收和后勤等众多单位与部门，加大重大工程项目建设档案管理力度，提升档案资料的安全性，是档案管理部门应尽的职责，并需要设计、施工、监理及工程管理等部门参与进来。因为重大工程项目建设规模很大，参建单位众多，涵盖了很多专业，所以会形成大量的档案资料，且种类较多，来源也非常广泛。需要对重大工程项目档案进行规范，将归档的范围明确下来，提升档案的完整性与齐全性。这样才能促进重大工程项目建设顺利进行，并实现质量的提升。
　　二、重大工程项目建设档案管理的问题
　　（一）未及时做到档案收集与整理工作。在重大工程项目建设档案管理中，因为原始资料收集不及时，影响了档案资源的完整性，这样的损失是巨大的。一是因为时间较长，管理体制也不完善，加之工程技术人员工作频繁发生变动，导致重大工程项目建设档案的关系不清，如各阶段的文件档案材料随意混合。二是需要归档的材料不完整，很多重要的档案散存在个人手中，容易出现丢失的问题。三是竣工图的编制不够准确，也没有及时修改施工变更的部分，这样一来导致重大工程项目建设档案残缺不全，不能形成一个整体，为之后的整理工作增加了难度，也不利于今后档案资料的有效利用。
　　（二）相关制度没有严格进行落实。现阶段重大工程项目建设档案管理制度已经比较完善，但是从实际操作来看，还没有真正落实到位，经常出现两张皮的问题。如没有严格将监管制度落到实处，工程监理方、文件编制中介机构等忽视了监管制度，也不重视工程文件编制过程的监管。此外也没有严格落实跟踪指导制度，一些档案管理人员不熟悉项目工程承包方、交工日期和移交档案的时间等，很少深入现场为档案编制工作提供检查指导工作，这样档案形成阶段就存在着各种隐患。
　　（三）硬件设施比较落后。为保证重大工程项目建设档案管理工作的水平，还要重视档案室的建设工作，从而妥善保存各种档案资料，便于今后可以得到有效的利用。不过现阶段一些单位为了省事，对档案进行随意堆放，容易出现资料丢失的现象，也经常发生损坏。此外一些单位还缺乏专门的档案室，这为重大工程项目建设档案管理造成了不利影响，档案保管和查询不能顺利开展。甚至一些单位还未将计算机等设备配置齐全，防火、防盗和防潮等措施未到到位，会严重威胁档案资料的安全。
　　（四）档案管理人员综合素质不高。为提升重大工程项目建设档案的管理效果，需要有一批素质高、能力强的档案管理人才队伍。这项工作有着很强的专业性，要求档案管理人员始终保持着高度的责任感，工作认真负责、严谨细致，同时具备奉献的精神。当前，档案管理信息化进程越来越快，要求档案管理人员具备较高的文化素质，掌握一定的信息技术。不过从现阶段情况来看，档案管理人员责任意识还有待提升，重大工程项目建设和档案管理未保持一致，在竣工验收的过程中，也仅仅是做好了临时整理工作，经常出现造假的情况。一些档案管理人员对档案内容不了解，而工程技术人员也不熟悉档案业务，在归档上容易发生混乱。一些档案管理人员缺乏较强的进取意识，不愿意主动钻研业务知识与技能，这些都为重大工程项目建设档案的管理带来了不利影响。
　　三、重大工程项目建设档案管理的对策
　　（一）及时做好档案资料的收集与整理工作。对重大工程项目建设档案而言，收集与归档是最基础的工作，需要认真将这项工作做好，只有这样，之后的档案管理工作才能有序跟进。重大工程项目建设档案有着较长的周期、流程很多，并涉及众多的部门与阶段，有着广泛性、复杂性以及多样性等特征。受到经济利益、工期等因素的影响，通常对工程质量比较重视，忽视了工程档案管理工作，对重大工程项目建设档案的收集、整理与归档工作而言，不能与工程建设保持协调，容易造成重大工程项目建设档案管理工作出现滞后的情况，不利于今后工程档案资料的高效利用。对此，必须做好重大工程项目建设档案的收集工作，保证其完整性与真实性，在工程竣工以后，需要全面开展文件材料的清理与归档工作。对勘察设计、施工及监理等单位来说，需要根据规范整理，将档案及时移交给建设单位。工程竣工后需要申请档案部门对项目档案进行登记和验收，通过验收以后才能开展竣工验收工作。尤其要做好可行性研究报告、项目立项、合同、立项文件等资料的收集工作，妥善进行保存，并从实际情况出发，将工作的重点明确下来，制定可行的整改措施。要对重大工程项目建设档案管理工作思路与方法进行拓展，对档案资源建设方法进行创新，站在全局的角度对档案管理工作进行规范，让档案资源建设有更强大的动力与活力。
　　（二）完善并落实档案管理制度。要做好重大工程项目建设档案管理法律法规的宣传力度，切实增强各方人员的重视程度，能够真正意识到加强重大工程项目建设档案管理的重要性。要将具体的责任明确下来，对档案管理制度進行完善，促进档案资源建设加快。对重大工程项目建设而言，涉及规模较大，经历的周期较长，会形成各种类型的材料，尤其是环节比较多，与很多单位都密切相关，需要提升档案管理工作的标准化与规范化。这需要进一步对档案管理制度进行完善，并严格落到实处，这是提升档案管理工作效率的有效手段，确保将档案资料应有的作用发挥出来。
　　（三）加大资金投入力度，完善设备。应结合实际情况，加快标准化档案室的建设速度，同时将计算机、复印件、打印机、扫描仪及防磁柜等设备配置齐全。在信息环境中，人工管理模式已经不能满足当前档案管理工作的要求，必须充分应用好先进的技术与设备，做好档案管理软件的开发工作，促进档案立卷、编目、检索、统计和借阅等工作能够顺利进行。要尽快转变人工操作的方式，利用计算机加强档案管理工作，能够提升信息的存储量，确保有更快的检索效率。这样可以有效简化档案管理人员的工作，促进工作效率不断提升，提升了重大工程项目建设档案的利用率。此外，还要加快档案室的建设，安排专职人员负责管理，将进入权限明确下来，做好防盗、防火、防潮和防虫等工作。若是条件允许，有足够的资金，还应建立局域网，让档案信息资源得到共享，这样查阅才更加便捷。要设立专门负责档案管理的机构，由专人负责，完善专用箱柜等基础设施配置，并将保管期限明确下来，针对超出保管期限的档案，需要严格根据规定及时销毁。
　　（四）提升档案管理人员的素质与能力。在重大工程项目建设过程中，要从立项开始，就要安排专人负责收集、整理文件、图纸、计算数据及声像记录等资料。对重大工程项目建设单位的领导而言，不仅要重视工程投资、质量、进度及安全等工作，还要提高档案管理意识，在重大工程项目建设议事日程中纳入档案管理工作，并安排综合素质较高、业务能力极强的档案管理人员，为档案管理工作的正常开展奠定良好的基础。此外，还要定期组织开展对档案管理人员的培训教育工作，让他们充分认识到做好档案管理工作的重要性，能够尽快转变思想观念，学习到各种先进的技术，丰富档案管理知识体系。对档案管理人员而言，也要真正意识到学习的重要性，主动提升自己的知识水平，能够创造性开展档案管理工作。这样才能保证提升重大工程项目建设档案管理工作成效，为工程建设提供可靠的依据。
　　四、结语
　　总之，在重大工程项目建设过程中，需要重视做好档案管理工作，这是提升档案利用率的有效手段。要加大资金的投入力度，完善各项基础设施，为档案管理工作的顺利开展打下良好的基础。此外，档案管理人员要在思想上引起高度重视，认真做好重大工程项目建设档案的收集、整理、保管和利用等工作，并充分用好现代信息技术，让档案的查询、利用更加便捷、高效，为重大工程项目建设提供更加优质的服务。
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