新时期企业办公室管理工作的创新途径

　　周涌高吉祥
　　【摘要】本文介绍了新时期企业办公室的管理内容和面临的困境，提出了几点加强管理工作创新的建议，旨在提升办公室的管理水平，增强办公室人员的办事效率。
　　【关键词】新时期；办公室管理工作；创新
　　办公室是一个组织机构的运转中枢，办公室业务素质对组织机构的良性运行与健康发展至关重要，企业的发展离不开各个部门的通力合作，更离不开办公室的服务、协调、反馈作用。因此在企业不断发展变化的时代，办公室要始终坚持服从要务、谋好政务、办好事务、搞好服务的工作指导思想和办文办会办事的主要职能，与时俱进，顺应潮流，进行管理上的创新。
　　一、新时期企业办公室管理内容
　　（一）完善各项规章制度。办公室管理的职责就是要促进企业的发展，因此结合企业的具体实际情况，制定科学合理的政策，引导企业向预定的目标前进，是办公室的重要任务之一。
　　（二）决策信息的提供者。企业政策的制定是基于大量的内部和外部信息，办公室作为统筹上下的协调部门，能获得很多的信息，这些信息的收集和分析，将有助于企业作出合理的决策。
　　（三）负责企业常规管理。办公室除了要完成收发文件、接待宾客、岗位安排等企业常规任务外，还要对业务进行相关的拓展、细化，以此来将企业的所有部门联系成为一个有机整体。
　　（四）管理企业的外在形象。企业的生存发展离不开企业员工的辛勤工作，也离不开政府、其他企业的工作支持，因此新时期办公室还要负责对外联系，及时处理企业的不良社会影响，维护企业的外在形象。
　　二、新時期企业办公室管理工作面临的困境
　　新时期办公室工作在管理过程中，面临着以下几点问题：
　　（一）办公室管理理念陈旧。办公室人员，不仅仅是具体的执行者、落实者，也是管理者、组织者，都应当具备管理与创新的本领。现阶段，不少企业办公室仍然存在管理理念陈旧的现象，部分领导工作亲历亲为能力有余，但抓班子带队伍、统揽分管工作能力不足，对办公人员的管理，停留在对办公室人员发号施令、监督和控制的低级层次上，这只会让企业办公室人员的办事水平停留在原地，被动接受工作任务，长此以往，整个办公室的工作会变得往复循环。
　　（二）办公室的管理水平较低。在新时期，办公室在企业中发挥的影响力日益重要，不仅要统筹协调各部门的工作，负责日常琐碎事物，还要收集行业信息，监督各种任务的落实情况。可以说任何一点小的失误，都将会引起严重后果，甚至导致整个企业不能顺利运转。因此这就要求办公人员要有较高的管理水平，能不断地推陈出新，总结出较好的工作经验，能科学、高效地完成既定工作任务。
　　（三）办公室职能要求不断提升。传统观念中，办公室的主要任务是收发文件、接待宾客、查岗考勤等日常事务，但是在新时期，对办公室工作提出更高要求，办公室作为领导的参谋部和智库，如何做到在重大战略工程中深度参谋、优质服务、精细管理，时刻考验着办公室的谋划能力、执行能力和创新能力，对办公室工作提出新的挑战。
　　（四）管理制度不完善。目前，很多企业办公室面临工作职能不清、工作目标不确定、工作计划不完善等问题，这些问题的存在对内部而言，加重了企业工作人员、办公室人员的工作任务和工作压力；对外而言，企业的良好形象无法持续维持。只有完善办公室的管理制度，理清企业、部门、个人的工作职责，制定科学的工作计划，才能使得办公室人员按制度办事，提升办公室的工作效率。
　　（五）办公人员综合素质较低。随着办公室管理工作在企业中的分量越来越重，办公室的职能范围也在不断扩大，不再仅仅要求办公人员机械式地完成日常任务，更多的是要求办公人员能进行角色转变，具备较高的信息整理分析能力，能帮助领导提出具有建设性的意见和建议，要从一个单纯的服务者，变成一个决策建议者。然而在大多数企业中，办公室人员综合素质偏低，并不能做到这一点。
　　三、新时期办公室管理工作创新对策
　　基于办公室管理工作中面临的困境，提出以下几点创新对策：
　　（一）优化办公室工作流程。要想保障办公室工作的顺利开展，就需要落实企业的基本政策，用严格的各种规章制度以及信息化技术来优化办公流程，规范办公行为。比如接待宾客、收发公文、印刷格式等工作，把这些详细的工作内容制定成常态化的制度，让办公人员能在短时间内迅速投入工作中去，同时运用信息化技术来优化工作流程，帮助办公人员省时省力地完成工作，提升办公效率。
　　（二）明确办公人员的岗位职责。新时期办公室在企业决策、正常运转中扮演着越来越重要的角色，不仅要完成日常的收发公文、岗位考勤、接待宾客，还要能为上级领导决策提供科学可靠的预想、预见和预案，从调查研究中挖掘信息，从综合文稿中提炼信息，从新闻报道中收集信息，从基层上报材料中概括信息，从职工呼声中筛选信息，使信息更有深度、更有分量、更有价值。
　　（三）扮演好协调者的角色。对于上级领导，办公室要及时完成领导安排的任务，对于各部门，办公室要做好任务的通知和分配工作，要想企业上下关系和谐、任务顺利完成，就需要办公室人员善于沟通交流，留心收集企业内部的各方面消息，主动解决协调难题，做好协调者的工作，让上级的政令能按时落实，下级的意见和困难能及时反馈给领导。
　　（四）制定办公奖惩制度。在企业中，办公室人员除了完成常规任务外，随时面临着具有变动性的工作任务，长此以往，办公室人员容易出现焦虑、懈怠甚至厌倦的现象。但是办公人员的工作态度和工作行为，将直接影响办公室工作的最终结果。因此，制定详细的奖惩制度，能有效地提升办公人员工作的积极性，督促他们以认真负责的态度来对待每一次任务，从而提升办公效率。
　　（五）加强办公人员的综合素质。办公室工作不是中心，但贴近中心；不是领导，但靠近领导；不作决策，但服务决策。办公室人员必须境界抬高一步、标准再提一格、工作深思一层，不断与时俱进，加强理论学习，强化素质提升，通过定期培训、对外交换、专家讲座等形式的活动，来提升自己的知识储备能力、现代化办公能力以及沟通协作能力。
　　四、结语
　　办公室作为企业组织机构的神经中枢，担负着崇高的使命、艰巨的任务、重大的责任，要想在新时期能更好地为企业服务，就需要不断进行新的工作尝试，总结科学的工作经验，优化流程，明确各种规章制度，落实岗位责任，不断提升办公室的办事能力，促进企业的健康、快速发展，让办公室成为领导放心的坚强前哨和巩固后院。
　　【参考文献】
　　〔1〕张慧琴。新时期办公室管理工作的实践体会〔J〕。内蒙古煤炭经济，2017。
　　〔2〕李月圆。浅谈如何做好办公室的创新管理工作〔J〕。东方企业文化，2016。
　　〔3〕徐冰冰。办公室创新管理策略分析〔J〕。内蒙古煤炭经济，2017。