浅谈文件中心与机关档案室的职能对比

　　【摘要】针对目前存在的文件中心或将取代机关档案室这一趋势，本文将文件中心与机关档案室的性质与职能进行了对比，并且对机关档案室在工作实际中暴露出的弊端以及文件中心更符合时代的潮流之处进行了分析，论证了文件中心应该取代机关档案室。
　　【关键词】文件中心；机关档案室
　　联合国教科文组织对文件中心的定义是：文件中心是在档案行政机关领导之下，对各种不同行政机构的半现行文件进行经济保管和提供利用，并在这些文件被销毁、处理之前进行系统鉴定的机构。这一定义比较富有弹性，并未明确定义文件中心是文件机构还是档案机构，由于各个国家的理念不同，对于档案这个概念的界定也不尽相同。美国把在承办机关和文件中心保存的各种文件材料统称为文件，只有送档案部门永久保存的文件，才称档案。而在我国，大多数处于半现行阶段的文件就已经开始被当作档案来管理，甘肃省永靖县在上世纪80年代创立的第一个文件中心，2002年9月深圳市成立的文件中心和2003年7月珠海市成立的文件中心，其性质都是在档案行政部门的领导下对其他机构移交而来的现行、半现行文件进行管理的机构，这些文件中心在建立的同时便会取代机关档案室来发挥职能。在档案事业发展的过程中究竟有没有必要用文件中心来完全取代机關档案室呢？下面就对此做一对比研究。
　　一、文件中心与机关档案室性质与职能的比较
　　机关档案室是机关内部的组织机构，主要保存本机关内部产生的文件与档案，服务对象是本机关内部。与之相对应，文件中心是在档案行政机构领导下的处于形成单位和档案馆之间的机构，文件中心保存其他机构移交而来的文件，服务的对象不仅包括产生文件的机构，还面向全社会，这些就是两者间的明显差异。
　　文件中心与机关档案室又有一定的相似性：两种机构都是在半现行文件向档案馆移交或进行销毁之前进行暂时保存的机构，其保管对象有一致性；两种机构的都具有保管、整理、鉴定及向档案馆移交档案的职能。正是由于这两者的基本性质不同但保管对象及管理职能又有相似性，决定了两者无需同时设立。通过下面的内容我们可以了解机关档案室现存的弊端以及文件中心在哪些方面更加顺应时代潮流。
　　二、机关档案室暴露的弊端及文件中心的优势
　　不可否认，在设立之初，档案室的作用还是很明显的，但随着新形势下机关档案室发展滞后，一些弊端也逐渐暴露了出来：首先，设置过多过于分散造成了资源上的浪费。在机关档案室设置之初并未考虑机构的大小与地位的高低，将其设置的多且分散，这样不仅不利于发挥资源的联动效益，也使现在一些较小的机关或者基层单位档案数量及业务量很少，大多数时候档案岗位由文书部门来兼顾，档案室单独设置已经在很大程度上造成了资源的浪费。其次，机关档案室工作效率较低。正因为机关档案室在一些较小的机关或者基层单位中的地理比较偏远，所以基层档案人员得不到重视，岗位的人员流动性很大，基本上是处于一种年年搞培训，年年是新人的状况，导致了培训经费开销大，也使档案工作质量存在着不小的问题。再次，开放程度差。由于机关档案室主要为机关内部服务以及一些复杂的因素，其工作开展仍然很保守，对于公众来说，若想享受到机关档案室的服务并不是一件容易的事，这就导致社会各界对于现行文件和半现行文件的利用需求得不到满足，档案的第二价值很难充分发挥。
　　与之相比，文件中心显然更符合时代的潮流，具有很明显的优势：第一，组织更加集约。文件中心的设立将现行的档案管理方式由分散转向了集约，这样不仅减少了经费开支，为党和国家组织机构瘦了身，也使工作开展更连贯。第二，工作更加高效。管理人员的专业性更强，人员业务水平有了保障，再加上文件中心的集中统一管理，这些条件可以确保文件中心提供优质高效的服务。第三，开放程度更高。文件中心的服务对象不仅是形成文件的各个机构，而且也面向社会各界，公众能够查询到需要的现行文件和半现行文件，这样不仅有助于满足社会需求，同时也将档案的第二价值发挥到最大化。
　　三、结论
　　随着近年来信息化建设的加速，文件中心逐渐发挥电子文件中心和信息中心的功能，在实现信息资源共享需要的同时，也和政务信息的公开相辅相成，这让文件中心表现出了更多的时代性，真正与时代发展的潮流相得益彰，这也成为了文件中心应该取代机关档案室这一观点最有力的支撑。当然，以目前的状况来看，全面普及文件中心也还需要一定时间，一方面是由于现有体制的限制，另一方面，文件中心该设置在何处？是否应该取代所有现存的机关档案室？这些都是仍然值得商榷的问题。
　　【本文系2016年度国家档案局科技项目计划企业数字档案馆规范化建设及开发利用（批准号：2016X04）系列研究成果之一】
　　【参考文献】
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