企业档案收集工作中存在的问题与对策

　　【摘要】档案收集是档案工作的起点，但是收集难是一直困扰很多企业档案工作人员的难题。企业档案收集难，既有企业内部管理的缺陷，也有档案收集方式本身滞后等因素。通过分析企业档案收集工作难以开展的原因和探究如何从档案收集工作的基础做起，辅以考核，并采用新收集方式等改善档案收集难的现状，是值得每个企业档案工作者深入探讨的课题。
　　【关键词】档案收集；问题；对策
　　档案收集作为档案工作的起点，起着至关重要的作用，然而收集难却成为企业档案工作开展的阻碍。究其原因，往往是归结于档案宣传力度不够，企业职能部门、业务部门对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集等业务知识了解不多，档案收集意识不够强。然而作为新时期的现代化企业，随着国家各项档案制度的逐步健全和对档案工作的大力宣传，档案工作已逐渐被部分领导和员工认可和重视，档案意识有了很大的提高。本文笔者将通过对现阶段企业档案收集工作中存在的问题和对策的阐述，希望对企业档案收集难的现状有所改善。
　　一、企业档案收集难的主要原因
　　（一）企业内部各部门对需要移交的档案心中无数。多数企业会在各部门设置兼职档案员，兼职档案员主要负责收集和移交本部门的档案给企业的档案管理部门。然而这些兼职档案员，一般都有各自的业务工作，他们对自己的工作比较认真，却往往对档案工作精力投入不足，所以对于本部门产生的文件资料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里没底，每到档案管理部门收集档案的时候，不是觉得没有可以移交的，就是摊开一桌子文件让档案人员自己挑。兼职档案员的设置犹如摆设，能够摆上一桌子文件的都已经算是不错的了，自然也就谈不上能顺利移交档案了。
　　（二）企业档案管理部门对于档案收集的附加要求使档案形成部门不易接受。随着现代企业的发展和档案信息化的实行，企业对档案的要求也越来越高，档案管理部门对档案收集的要求也越来越多，很多企业开始使用档案管理软件对档案进行信息化管理，不僅提高了档案的利用效率，还减少了对档案原件的损害。这就要求档案需要逐页高质量扫描，并上传于档案软件中，这种工作无疑给那些每日工作繁重的业务部门增加了很大负担。再有，有的企业要求档案移交要按照一定要求对档案进行初步整理，合格后方可接收，这就让有些部门以种种借口拖延移交，有档案也不愿意移交，反正档案部门也不了解业务部门具体的档案情况，不移交，少移交，档案管理部门也根本不会追究。
　　（三）企业内部缺少强有力的制度保障和执法。虽然每个企业内部都会制定相应的档案管理制度，制度中会明确规定每个部门都应按时将档案上交档案室集中保管，不得拒交。但是，即使不按时向档案室移交档案，或是部门私自留存了档案，档案部门也只能是追讨，但是业务部门照旧不交，即使搬出制度，业务部门依旧可以各种理由推托，最后也是不了了之。即使得到领导支持，领导过问后，业务部门也会以业务还在办理中，手里的档案还要用为由不移交档案，领导也会以业务为重，档案移交就此搁下。对于拒交档案的部门和个人，档案部门也不敢据理上门讨要，处罚自然就更谈不上了。所以缺少强有力的制度保障和执法，难以保障档案的收集。
　　（四）某些部门贪图自己利用方便使档案收集遭遇障碍。企业内部档案难以收集不得不说还有个原因，就是某些部门重视自身业务，认为盈利是企业的最终目标，一切皆为企业盈利为主，一些业务方面的档案已被这些部门作为自己部门的无形资产。他们为方便自己利用便以各种理由拒绝将这部分档案移交给档案管理部门，而这些档案往往是一些关系企业利益的重要档案。虽然这些部门十分重视这部分档案，一般会将这部分档案指定专人保管或是部门领导亲自保管，但是对于整个企业来讲，想要利用，却往往找不到这些档案的去处。更严重的后果是机构变动或是人事变动造成这些重要的档案被当作废纸丢弃，还有的则被带出企业，造成泄密，给企业酿成严重的经济损失。某些部门为贪图自己利用方便，将档案据为己有，也成为档案收集的严重障碍。
　　（五）收集方式过于传统。传统的企业档案收集方式一般是档案管理部门制定归档计划，下达收集通知后坐等各部门将档案送上门或是到了时间到各部门去收。但是这种收集方式，不能及时得到各部门的响应，在最后期限草草交上几件文件应付差事也是常有发生。即使档案部门上门去收，往往得到的答复是业务工作繁忙，没时间整理，档案移交则是一拖再拖。传统的档案收集方式不但不能及时收集齐全档案，而且档案的质量也难以保障。
　　二、解决企业档案收集难的对策
　　（一）明确档案的具体收集范围是档案收集工作的第一步，也是作为企业档案管理部门最基础性工作。过去企业档案归档范围的制定缺少参考依据，往往都是根据实际工作中产生的档案和行业惯例来确定收集范围，这样的确定方式全凭档案管理人员的业务素质和责任心，每个企业制定的范围参差不齐。随着国家对企业档案工作的重视和宣传力度的加大，2012年国家档案局发布的10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的颁布及一些档案行业标准的施行，（下转第126页）（上接第116页）企业档案管理人员应参照相关法规并向各业务部门征集意见，根据本企业的实际工作制定出较为完善的归档范围。
　　（二）现代化企业的档案管理方式同样应该与企业绩效考核有机结合。绩效考核是利用科学的方法对企业的业务部门和管理部门的任务和业绩进行考评，以达到激励员工工作的目的，这种绩效方式已被广大的企业所应用。档案的收集也应列入绩效考核范围，对于档案管理部门年初既定的收集目标和标准，在相关部门的兼职档案人员的绩效考核中设置相应权重，档案管理部门参与考核的评价，对兼职档案员移交档案的效果进行评价，做到赏罚分明。如果能够让档案工作在相关部门领导的绩效考核中也占有相应的权重，那么经常被抱怨的档案工作不被重视的现象或许能够得到改善。
　　（三）档案的收集与企业管理信息化的联动是档案收集工作的新方式。在档案快速信息化的今天，随着档案管理软件和企业OA系统的广泛应用，很多企业通过使用OA软件与档案管理软件联动，线上收集档案，这大大提升了收集资料的完整性以及及时性，但仍存在不少问题。首先，企业在设置OA线上收集档案时，往往重视企业内部的红头文件和合同，而企业日常管理中的一些重要会议记录、工作计划、总结、简报等具有原始凭证性的材料却容易被忽略或是不被重视，继而导致文件档案收集不齐全、不完整，这些文件材料恰恰是在以后的查考编研等工作中有着关键的不可替代的作用。要想实现档案线上收集的齐全、完整，要将档案管理系统需要收集的信息范围和内容确定下来，以便在信息收集的范围之内定时接收各个部门产生的相关信息。
　　（四）档案员由各部门熟悉业务的人员担任，也是保障档案收集工作质量的重要一环。档案管理人员由专业的档案人员担任，档案工作的专业性是具备了，但是他们并不熟悉企业各部门的具体业务，对档案的收集只能停留在档案收集的理论层面上，缺乏务实性。随着企业的发展，业务的变化，业务量的增加，档案收集工作必然会滞后于企业的发展。而企业各部门的专业人员，凭着对自身业务的熟悉和敏感，再加上档案专业人员的指导，档案收集工作就能够与企业的实际紧密联系，档案收集的质量才能够有保障。
　　（五）档案工作的宣传应从服务性入手。档案收集离不开大众对档案工作的了解与重视，档案工作的宣传不应只停留在宣传档案的重要性，更要宣传档案的服务性，让档案不再是旧时王谢堂前燕，而是要飞入寻常百姓家。档案工作人员更要放下身段，主动为档案利用者提高服务的质量，从档案的利用下手，更加方便于档案的利用者，才能够让档案的收集不再令人排斥。
　　随着档案工作在企业管理工作中越来越重要，企业对档案的要求也越来越高，档案的种类也从单一的纸质档案向多种载体化延伸。新形势下，档案的收集不可避免的要主动放下身段，从整体的宏观统筹，逐渐向微观、细节处拓展。档案工作者应履行服务于企业各部门职能，在档案收集工作中，融入以人为本、协调发展、可持续发展的理念，为档案工作可持续发展奠定坚实的基础。如何使档案的收集工作能够及时、齐全、完整，更好地发挥企业档案服务于企业、鉴证企业历史的作用，是每个档案工作者应该不断追寻与探索的课题。