新形势下企业单位档案管理问题思考

　　摘要：对于企业单位而言，企业档案有着极为重要的意义，他记录着企业各方面的信息，具有极大的保存价值。在新形势下，传统的企业档案管理方式已经无法满足企业发展的需求，这就需要企业改善管理方法，运用先进的技术来进行保存，以提高管理效果。目前来看，随着企业信息量的不断扩大，档案管理所暴露的问题也逐渐增多。本文针对当前企业单位档案管理中存在的问题进行了分析，提出了新形势下提高档案管理质量的对策。
　　关键词：新形势；企业档案管理；问题；措施
　　在企业的发展过程中，档案管理关系着企业的重要信息，档案管理的目的主要是提高企业的社会经济效益，促进企业的发展。由此可知，企业档案管理不仅对企业经济效益有着一定的影响，还能够在很大程度上维持企业的稳定发展。因此，企业需要做好档案管理，将其作为企业管理中重要的部分来对待。近年来，随着社会经济的发展，企业中各类数据资料在不断的增加，档案管理难度也在加强，这就需要不断的提升管理质量，改善管理方法，才能保证企业档案的服务水平，促进企业的发展。
　　一、企业档案管理中存在的问题
　　（一）企业没有引起对档案管理的重视
　　现今，随着市场竞争力的增强，所有企业都把重心放在了提高经济效益上，把经济效益最大化当成了主要的生产目标。在企业管理中，经济效益确实是最重要的，但它离不开基础管理服务工作的支撑。只有做好企业基础管理工作，才能更好的为企业服务，创造更多的经济和社会效益。尤其是档案管理工作，它记载着企业几乎所有的数据和信息，对于企业活动的开展具有重要的意义。但目前来看，很多企业并没有认识到这一点，认为档案管理只是普通的基础性管理工作，并不重视档案的管理，使得企业档案工作没有制定相应的计划，无法有效的开展。
　　（二）档案管理工作较为混乱，存在丢失损坏等现象
　　目前，很多企业的档案管理工作还停留在表面上，其工作内容主要就是归档和管理，并没有进行深入的管理。在档案的管理过程中，一般管理人员都会直接将档案放在一起，虽然有文件归档，但很少进行细分，只是大致进行分类存档，甚至有很多档案没有进行很系统的分类整理，就直接放入了编织袋中，使其处于无人管理的状态中。这就造成了档案管理的混乱。在这种情况下，一旦企业发生产权的变动或是处于破产改制状态，档案就容易发生丢失等状况。此外，由于资料存放较为随意，有的档案很久没有进行管理，容易造成文件的损坏，这些都使得企业档案无法得到有效的利用，从而影响到企业某些活动的开展和企业的正常运行。
　　（三）企业档案管理人员的素质不高
　　从目前的情况来看，很多企业开始重视档案的管理，也建立了专门的档案管理人员，但整体而言，管理人员在这方面还不够专业，不能完全满足当前档案工作的开展需求。还有很多档案管理人员是由其他部门管理人员兼任，并没有经过系统的培训，对档案管理方面的知识不够了解。而在新形势下，企业面对的市场竞争越来越激烈，其档案管理工作也需要专业的管理队伍。因此，只有管理人员拥有过硬的专业知识和素质，能很好的掌握档案管理的理论，具有较强的管理能力，才能更好的进行档案的管理。
　　二、新形势下提高档案管理质量的对策
　　（一）制定相关的档案管理制度，对档案进行分类管理
　　设立专门的档案室，并制定一套相对更为完善的档案管理制度，如统计、借阅、保密等方面的制度，对档案的使用和保存进行细致的记载和管理。要做好企业各部门之间的分工与合作，做到各司其职，及时对重要的档案进行归档和整理，做好档案的移交工作等，确保档案的安全和完整。此外，可以设立专门的应急处理和信息安全等领导队伍，对档案信息的安全进行保障，做好安全措施，防止火灾等突发事件的发生为档案资料带来损害。在新形势下，档案的安全也是极为重要的，它关系着档案的完整与否，因此必须加强安全防护措施。
　　（二）建立起信息平臺，结合先进的信息技术来对档案进行管理
　　随着信息技术的发展，传统的纸质文档管理已经不能满足时代的发展需求，其管理的弊端也逐渐的显现出来。对此，企业应该与时俱进，建立信息平台，利用信息技术来管理文档。企业要选择适合档案行业的软件，使其能够与企业中其他的业务软件相互转化，以推动企业档案的信息化建设和发展，帮助企业档案从传统的纸质文档过渡到符合社会发展的数字化文档，实现档案文档的信息化与资源的整合运用。
　　（三）选择专业的档案复合型人才进行管理
　　在新形势下的企业档案管理中，需要专业的人才来进行管理，尤其是科技快速发展的时代，对管理人员提出了新的要求。首先必须要具备较强的专业素质和管理能力，此外，管理人员需要熟悉当前各类办公软件的操作，并取得相关的上岗证，才能进入到档案管理工作中。管理人员在上岗之后，还要经过各类专门的跟进培训，以提高自身的专业素质。企业也可以通过考试等手段对管理人员进行筛选，做到优胜劣汰，选择综合素质较强的人员来担任管理工作，提升企业档案管理的质量，从而促进企业的发展。
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