建设科研项目信息化管理系统的需求分析及框架探索

　　摘要：大型科研项目一般具有研究周期长、投资成本高、涉及部门多等特点，给项目管理带来一定困难。因此，如何有效地进行项目立项管理、进度管理，如何降低运营成本，充分利用有限资源创造更多的效益，对企业来说就显得非常重要。文章从企业科研项目管理过程中存在的问题出发，分析了建设科研项目信息化管理系统的必要性和需求，并对系统建设框架进行了探索。
　　关键词：项目信息化管理系统需求分析框架
　　某企业年均承担科研项目70余项，年科研投资均超过10亿元，加之科研项目本身具有研究周期长、投资成本高、涉及范围广等特点，给项目管理工作带来很大的难度，迫切需要企业建立一套完善、高效的科研项目信息化管理系统。
　　一、企业科研项目管理过程中存在的问题
　　（一）平台孤立，难以对科研项目进行全方位、全流程管理
　　企业虽在合同管理、预算管理及财务管理等方面应用了部分软件，但这些平台的信息化是孤立的、非集成的，系统扩展性较差，无法为企业科研管理决策提供全面、集成的信息支持，也难以对科研项目进行全方位、全流程的管理。
　　（二）模块不完善，缺乏合同立项、进度控制等关键节点
　　企业采用的合同管理系统为文本型系统，在合同立项时无法对合同经费来源进行有效管控，导致合同签订后出现经费不足以保证合同执行的情况；同时无法实现合同进度管理，存在未按进度付款、合同逾期等问题。
　　（三）信息不对称，管理漏洞难以避免
　　与合同有关的信息存储于企业合同管理系统中，与项目预算有关的信息存储于企业全面预算管理系统中，与项目投资支出有关的信息存储于企业财务核算系统中，其他信息如项目基本信息、进展情况、成果信息等更是游离在系统之外，由于系统之间及系统内外的数据无法共享，各部门之间的信息不对称，存在成本控制信息偏差、项目进度难以掌控等管理漏洞。
　　（四）事后管控，成本控制效果不理想
　　企业为加强科研项目管理确立了科研台账管理模式，通过人工登记台账的方式进行投资控制，分别由科研管理部门登记项目总经费及预算批复台账，合同部门登记合同台账，财务部门登记项目支出账，业务部门登记项目流水账。这种模式在加强项目经费管理方面发挥了积极作用，但由于存在主要依赖于人工，且侧重于事后管控，数据误差等问题时有发生，成本控制效果不甚理想。
　　（五）耗时耗力，管理效率低下
　　为掌握科研项目的关键信息，企业设计了项目立项情况统计表、合同签订与执行情况统计表、项目经费预算与批复情况统计表、项目经费执行情况统计表及项目进度报表等多种报表，人工统计相关信息，耗费大量的人力物力，信息的准确度和及时性难以保证，管理效率不高。
　　二、企业科研项目信息化管理需求
　　（一）全方位的项目管理平台
　　衔接企业全面预算、财务核算系统、合同管理系统和人力资源管理系统，将项目立项到合同签订、资金预算、报销及付款、项目进度、项目成果、项目档案及统计报表，全部纳入到系统中进行统一管理，提供一个能夠满足实际业务需求的集成性管理平台，实现科研项目的全流程、全方位管理。
　　（二）完善的合同管理体系
　　将合同立项、合同经费控制、合同基本信息、合同资金申请、付款、验收及统计查询等信息全部纳入到项目管理系统中，弥补企业合同管理系统存在的漏洞，对项目合同进行全周期管理，提供一个完善的合同管理体系。
　　（三）高效率的协同办公系统
　　以单个项目（课题）为单位建立项目基础档案，包含从项目立项到执行结束的全部信息，各部门根据权限可及时更新和查询，实现数据共享，减少因信息不对称造成的管理漏洞。同时，通过对接全面预算系统，可以实现月度预算数据自动传输；对接财务核算系统，可以实现报销单据自动生成凭证，财务系统自动取数，减少财务核算工作量，确保统计数据的准确性，提供一个高效率的协同办公系统。
　　（四）严格的成本控制
　　投资成本控制是项目管理的重中之重，通过项目管理系统，预置严格的成本费用控制策略，根据项目进展情况，在满足一定的条件，如材料验收入库、软件交接、完成培训及中期验收等，并上传相应的证明材料后，才允许申请和使用资金。完全由系统进行预算执行控制，将项目经费支出全部纳入到预算盘子内，杜绝预算外及超预算费用开支，从严控制项目投资。
　　（五）实时、全面提供项目信息，为管理者科学决策提供数据支撑
　　企业管理者不仅需要依靠丰富的经验来做出判断，也需要及时准确的项目信息为决策提供支持。通过项目管理系统，管理者可以实时、全面、准确地获取投资、合同、进度、资金及成果等统计信息，以便于及时了解项目进展，分析并预测项目可能发生的变化从而采取应急措施。信息系统虽然不能像人脑一样具有极强的逻辑思维和模糊判断能力，但其精准、快速、全面的统计信息却能够为每个决策者提供良好的依据，是做出科学决策的基础。
　　三、科研项目管理系统框架分析
　　科研项目管理系统操作界面可以考虑搭建在企业ERP系统、全面预算管理系统或财务系统下，以方便数据共享，避免重复性的信息录入等工作。根据企业实际，笔者认为系统应主要包括9大模块：项目立项、项目基本信息、合同管理、资金预算、报销及付款管理、项目进度、成果管理、文件管理及统计报表。
　　（一）项目立项
　　该模块主要内容包括填写科研项目立项申请书及可行性研究报告，按照企业内部管理流程提交到投资管理或科研管理部门，由其进行审批、回退等操作。关键控制点是系统应能够对项目预期研究成果或创新点自动进行重复性查询，避免重复立项等现象的出现，节约投资成本。
　　（二）项目基本信息
　　该模块主要内容包括科研项目类别、级别、费用构成及年度计划。在科研项目立项通过后，按年度及项目级别以树形结构的形式录入项目基本信息，包括研究目标、投资预算、经费构成、运行期间、承担单位及具体负责人等，是整个项目管理的源头，并根据实际情况定期更新项目状态。关键控制点是系统在必要的时间节点能够自动发出提醒信息，如项目中期验收、结题验收及项目变更等。
　　（三）合同管理
　　该模块主要内容包括合同立项管理及合同基本信息。合同费用来源于某项科研项目的一项或几项费用，合同立项前需要在系统中进行立项审核，确认科研项目经费可用余额足以支撑合同订立。关键控制点是系统应按可用余额控制合同立项金额，并根据合同实际结算金额释放控制。合同正式签订后，需要录入合同的基本信息，后续的月度资金预算及付款都以此为基础。
　　（四）月度资金预算
　　該模块主要内容包括合同资金申请、非合同资金申请及月度资金申请汇总。由各项目承担单位根据工作进展情况，按月申请资金，分为合同费用和非合同费用两种管理流程。每笔合同资金流单独作为一条信息，由合同主管部门、财务及科研管理部门共同审核确认后，才准予申请资金；非合同费用以项目为单位合并申请，由科研管理部门审批。符合条件的资金申请单，由各单位项目管理员汇总形成科研项目月度资金预算，并发送至全面预算管理系统。关键控制点是系统按单项费用可用余额控制资金申请金额，不允许超支及预算外资金支出。
　　集团公司批复科研项目投资预算后，由科研管理部门进行预算批复下达，由财务部门进行资金到账操作，各项单据进入到报销付款环节。
　　（五）报销及付款管理
　　该模块主要内容包括合同付款单、费用申请单及费用报销单。预算批复及资金到位后，各单位根据情况，在网上填写并打印费用报销单，其中，合同付款单与合同资金申请一一对应，非合同费用根据费用可用余额进行预算管控。财务部收到报销单据后，进行网上审核，并通过对接财务核算系统，自动生成凭证，完成相应的账务处理及资金支付。关键控制点是待办事项提醒及报销控制。
　　（六）进度管理
　　该模块主要内容是由项目负责人每月根据项目进展情况填写项目进度，以便于企业管理者能够实时了解项目推进情况。关键控制点是有关项目基本信息、经费使用情况及合同进展等信息应自动生成，避免重复性录入。
　　（七）科研项目成果管理
　　该模块主要内容是由相关人员将科研项目研究过程中形成的各类成果，如专利、论文、著作、标准、软件、设备及获奖情况等维护到系统中。关键控制点是成果与科研项目及科研人员的关联关系，实现按人员、成果及项目均可参照查询。
　　（八）文件管理
　　该模块主要内容是将科研项目研究过程中形成的各类技术、财务、成果及其他相关资料整理归档，形成电子档案，使系统信息与纸质资料相辅相成，促进科研项目信息有效保存及综合利用。关键控制点是资料归档的及时性和完整性，所有上传资料均应由相应管理人员予以审核确认。
　　（九）统计报表
　　系统在运行过程中，保存了项目、合同、付款及进度等信息，就可以对这些信息进行综合分析，从而形成项目管理的各种报表，如：历年科研项目统计表、项目经费预算及批复情况表、项目执行情况统计表、合同报表、项目进度、科研经费结构分析等。
　　除上述主要框架外，系统在建设过程中，还需要充分预计企业未来组织结构变化、业务扩展及与其他管理系统的集成与整合等事项，为系统进一步升级改进打下基础。
　　作者简介：
　　金芳，女，硕士研究生，陕西延长石油（集团）有限责任公司研究院，会计师，主要负责企业科研项目管理、全面预算管理、经济效益评价及公文写作。