怎样控制你的老板帮他主导一场高效的会议

　　如果你觉得你老板在主导会议时没有效率，这事情一点也不稀奇。
　　很少有经理和主管能掌握会议艺术，更少有组织将其当成优先需要处理的问题。再说了，领导者都很忙，通常没有时间来做充分的准备，就指望你来让会议继续发动了。
　　问题是，你能做些什么？
　　下面是在每个会议里你能做的三个大的方面：
　　你能主动地帮助老板在会议前准备，会议中引导，以及会议后的追踪。
　　你有权力要求让会议有效进行的资源。
　　你能选择对与会人员的经验负责。
　　让我们对这个方面逐一扫描：
　　你能主动做什么？
　　我喜欢这个方面，因为它能让你支持你的老板，让他不犯错。影响力的关键就在于能表述问题，而不是责备人。主动向老板提供容易遗忘的东西能有力地增强这方面能力。以下是你能主动提供的：
　　从与会者中收集话题，准备议程，让老板回顾并修改
　　找到每个议程的负责人，让他们引导各自的话题，或者由你主导会议进程，这样你的老板能更关注讨论的话题。
　　负责所有的会议室安排并提前到会议室，检查所有的事项
　　如果会议偏离议题，帮助对话重返主题。
　　注意到谁没有参与发言并邀请TA发言。
　　写下会议要点，这样会后很快就能出会议纪要
　　如果对话比较复杂，则在白板上进行图示，这样团队能追踪并回忆起所讨论的内容。
　　倾听进行的承诺和行动，然后在话题结束之前进行回顾。
　　在会议结束后小时发给与会者会议纪要。
　　站出来并主动提供服务通常会获得赞赏和尊重。但是我们都知道我们多大程度上能和老板坦诚相见取决于我们之间的信任和尊重程度。如果你的老板赞赏你带给团队的服务，你可以直接一点：Sam，我想我们能提高会议质量，做一些不同的事情。如果你同意，我会乐意做这些事情。。。
　　如果你老板对你的服务有戒心或者这么说：不用，谢谢了。我能自己搞定，那么你可以回应：好吧，如果你改变主意，随时通知我。我只是想能做些事情帮到你。没人在这些时候像想象中那样开放和愿意接受辅导。当然也有机会你老板会考虑你的提议，并考虑在下几次会议中使用。你如果不主动，不会改变；你如果主动，事情也许会改变。
　　你需要在哪方面有效率？
　　你对这些会议的抱怨通常是什么？为了解除这些抱怨，你需要什么？这里有一些通常的事项和建议可能会帮助你了解所需的。
　　关于会议议程：我知道有个人，他决定一旦加入财富百强公司，就决不参加没有预先发放议程的会议。结果他很快发现他不用参加任何会议。改变文化不是你能做到的，但你能要求一些小事，却能帮助你很多。比如说这些类似的话：大多数时候，我觉得我们会议议程都不错。在一些话题上，比如预算问题，我觉得如果能提前通知到我，让我有所准备会让对话更有效。
　　关于每个话题的合适设置：在开始讨论之前，我想知道你们都想从我们这里拿到些什么，讨论结束时又想得到什么。
　　关于广泛参与：我觉得我们时间有点紧，但是我还是想听听这几位的想法。所以如果可以的话，我想给Sarah，Ganesh和Tori更多时间，让我们听听他们的想法。
　　关于澄清：我有两个问题想问。也许只有我有点纠结，但是我想知道我们谈到哪里了，还有我们说了点什么。
　　让话题回到正轨：似乎我们所谈的和原来想谈的不太一样。我想问大家，我们是继续新的话题呢，还是回到原来的计划。
　　关于共识：看来团队已经决定了方向，我只想确认大家都认可我们的决定。
　　关于下一步计划：这真是一个卓越的讨论，我想知道，如果需要的话，我应该做些什么。如果我们能定下来下一步的计划和什么时候能完成，我会很开心。
　　底线：如果你需要会议中的即时存在感，又想要会议有效率，找到合适的方式来要求。别的与会者也许和你有同样的感受，并会感激你所做的一切。
　　你如何影响别的与会者的体验？
　　通常参与会议者都会想到一个人：我们自己。这很合理，但是能够增值和影响组织的正是照顾到别人的体会。
　　思考下面的问题：
　　谁还没发言，但是可能有话要说，或是有事要问？
　　谁会被决定所影响，但还没有发声，说出TA的顾虑或是想法？
　　谁不能参加会议，希望你能记录会议要点或在会议中作为TA的代表？
　　谁将会欣赏你在会议中的小组讨论里的合作？
　　如果你是老板，你怎么回答这些问题？
　　如果你是老板，并且主持会议不是你的专长，那么你就要放掉你对会议的主导权。以下是原因：
　　组织需要有效的会议而不是谁来主持。主持会议的能力是一项核心竞争力，你的团队中应该要有人擅长这些。即便你有时间准备会议，你的谈话风格非常优秀，还是想想谁来主持会议更合适。你团队中的谁更希望并有能力来为你主持会议？
　　考虑下列原因，这些也是你能给予他人主持会议的原因：
　　如果你不得不关注在管理谈话过程上，你的注意力就会以一种深刻的方式转移到倾听上。
　　你已经有了默认的权威地位，如果你还是主持会议，你潜在地增加了地位和控制，这通常减少了参与。
　　你对与会每个人的关注都会引起猜测，特别是他们说到让人兴奋或是不爽的事情。
　　你有别人没有的整体观点。如果你更多参与，而不是主持，你的这种观点会更有效。
　　当你把你的想法加入到每个话题的总结时，这能给予你从讨论中获取价值的良机，并能影响接下来的讨论。
　　与会者需要反馈。和他们分享你的感受总是有用的，如果你不主持会议，你能更好的关注到这些点。
　　我有次曾经和一所大学的教务长和他的属下共同工作过，教务处的会议糟透了。教务长是个好人，但是很忙，因为他要随时满足大学和州政府的需求。他的讲话风格也是慢而放松的，聚焦细节，这让他成为一个很好的人，但是他主持的会议达成的事项很少，并且总是超时。
　　当团队最后说出这些并要求来设计和主导会议时，他很兴奋。这能让他不用提前到会，坐在后面，倾听，并对每个谈话给予他的看法。事情开始改变。
　　不管你是否负责会议，总有办法改善会议。你需要思考谁是支持会议的最佳人选，这样整个团队能做到更多。
　　本文作者PaulAxtell有超过35年的个人和公司的效率咨询经验。他最新的著作《会议相关：8种优秀对话的有效策略》最近被评为2015年美国最佳书籍。