关于网络条件下虚拟档案馆的建设探究

　　摘要：计算机的应用或者说网络时代的到来，为档案工作及档案馆的建设提出了新的变革要求，带来了许多新的变化，突出的表现就是虚拟档案馆的产生，如何建设虚拟档案馆本文对此进行研究和探索。
　　关键词：网络条件；虚拟档案馆；档案馆建设
　　一、网络时代计算机技术对传统档案馆的影响
　　档案是的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的。今世赖之以知古，后世赖之以知今。有专家指出，建立档案是一特殊的任务。特别是对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。那么管理人员怎么把档案管理起来呢？计算机技术的应用需要一种适应其工作的环境，这种环境具有高度数字化和虚拟化的特点。它的广泛应用，将不同的信息资源以其特定的方式存贮，这必将给档案工作和档案馆带来影响。
　　（一）档案术语内涵和外延的变化
　　传统的档案（理论指出）指记载人类社会活动的各种载体，档案文件体现着知识性与物质性的完整统一，是实态文件，其载体形式有棕榈叶、简牍、纸张、胶片等，而随着计算机网络技术的启用，办公系统自动化发展，能被计算机识别处理，存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列电子大量文件涌现，由此而产生电子档案这一概念。电子文件具有依赖性，虽然它现在还离不开磁盘、光盘等存储介质，但我们可以前瞻性地认识到，当计算机网络技术可臻完善时，这种原始记录将会脱离这种介质。
　　（二）档莱馆馆藏的变化
　　网络时代电子文件的大量涌现，使得传统的医院馆藏内容正由以前的传统档案向以传统档案为主电子档案并存的方向发展。这是网络信息时代档案工作发展的客观需要。而且事实上无论从国外还是国内来看，一些档案馆都已经开始接受一些电子档案入馆。
　　（三）对档案馆形态的影响
　　电子文件的产生，必然要有其区别于纸质等传统档案的归档方式，由于电子文件的信息都是以数码方式存在，因此不再具有传统意义上的原始性。我们现在看到的是在计算机和网络技术日渐成熟时，电子文件将以数据的方式在网络中传递、归档、这时档案馆藏将变为虚拟馆藏，而档案馆也将成为虚拟档案馆。而目前，我们在积极发展迈进的是物理实体档案馆虚拟档案馆，这就与传统档案馆构成了档案馆形态的发展过程。
　　二、虚拟档案馆呼之欲出
　　（一）虚拟技术与虚拟档案馆
　　虚拟技术，也称虚拟现实技术，虚拟档案馆是虚拟技术与网络技术的结合，筒言之，它是通过网络技术和特定软件，将时空旧分散的档案馆、室连结一体，使之成为一个有机的信息系统，对每个用户窗口而言，该系统就相当于信息量巨大，使用方便的单个档案馆，而浑然不觉原本存在的时空障碍。现实的分隔被虚拟的单一所替代。与其说虚拟档案馆是一种档案馆形态，不如说它是一种信息环境。
　　（二）建设虚拟档案馆的原因
　　1。现代社会中形成的大量的电子文件使用权得传统模式下的馆藏无法承载。
　　2。伴随着计算机网络的发展，许多机构间的交流更多地通过电子化来实现，这具有速度快，简便的优点。
　　3。有利于利用者跨部门、跨地区、跨国家地共享信息资源。
　　4。国家信息化政策为其提供客观保证。
　　5。国家通讯网络建设及迅速增长的互联网用户为其奠定了网络基础和用户基础。
　　6。各级各类档案馆的现代化建设成就为其奠定了现实基础。
　　（三）当前条件下虚拟档案馆与传统档案馆的关系。
　　1。传统档案馆及其馆藏档案文件是虚拟档案馆形成的基础。虚拟档案馆作为一种信息环境，离不开各个具体的传统档案馆的支持。虚拟档案馆的形成有三个要素：用户、档案信息资源和通讯网络。目前，虚拟档案馆还不可能完全包容全部档案信息资源，要把传统的档案馆馆藏全部转换为全文数据库后上网，不可能在短期内完全实现这种转换。因此，传统档案馆仍然要做好档案文件实体的管理与提供工作。
　　2。虚拟档案馆的出现有特殊要求。要求传统档案馆自觉主动地将自己纳入地区、专业、全国甚至全球的档案信息网络中，使各传统档案馆上网的档案信息资源各具特色，互不重复，走专业化、特色化、地区化的道路。
　　3。虚拟档案馆环境也为传统档案馆提供了新的管理和服务机制。传统档案馆是一种实体化，过程化和机构化的系统体制，以用户需求为中心而组织的虚拟档案馆藏和虚拟档案信息系统，打破了传统档案馆及其馆藏的物理界限，使档案馆成为在网络上能够灵活方便地搜寻，选择，联结档案信息资源的动态信息系统。
　　总之，传统档案馆和虚拟档案馆现阶段二者不是完全替代关系，而且相互依赖，相互促进的关系。没有传统档案馆虚拟档案馆将成为无水之源；反之，如果没有虚拟档案馆提供的信息环境，传统档案也就不能突破原有工作的局限而进一步发展。
　　三、一些应注意的问题
　　（一）虚拟档案馆的建设是一个长期目标，医院管理人员要把它作为档案界一项重大的工程来抓，进行统筹规划。
　　（二）要根据虚拟档案馆的特点，制定一套相关的法律规范来明确档案馆的监督指导职能及权限，保障档案形成者及公民的合法权。
　　（三）加大对计算机网络技术的吸收，改进和创新力度，不断完善电子档案原始性真实性保障体系。
　　（四）加强对档案馆工作人员的业务培训，拓展他们的知识面，培养更高业务素质的网络和档案信息更复合人才。