浅谈基层档案管理现代化和专业技术人员素质的提高

　　摘要：档案管理机构是党和国家文化事业的机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案资料的中心。基层档案工作现代化不仅涉及新的技术装备，新的技术手段，而且还涉及档案事业的管理新思想、新方法和档案干部队伍素质的提高等诸多问题。如何科学地管理档案，是基层现代档案管理的重点，而计算机技术在档案的现代化管理中是不可缺少的，是一个值得不断探索的课题。
　　关键词：管理现代化；存在问题；改进措施；计算机技术的应用
　　一、档案工作管理现代化的重要性
　　档案是人们社会实践活动的真实历史记录，是国家宝贵的历史文化财富，是国家机关、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声象等不同形成的记录。长期以来，人们在各项活动中积累了各类档案，随着社会的发展和科技技术的进步，档案的数量日益增多，利用率要求日益提高，管理水平有待不断的提高，这些问题都对基层档案管理现代化提出了改革的新要求。
　　现代化档案工作管理其特有形式是以档案信息资源为基础，依靠先进的技术手段收集、整理、库存。档案工作管理现代化的实质是要建立一个现代化的档案文献信息和建立现代化管理的环境，档案管理的现代化主要内容和核心就是计算机技术的应用，管理工作信息化和最优化，用科学思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率和社会效益。
　　二、基层档案管理存在问题
　　1、存在问题。基层档案管理部门普遍存在设备落后，档案管理人员技术水平偏低。库房的设备落后，保管条件，防治档案所受到虫、毒的危害，减缓材料的老化，字迹的褪变手段等技术设备陈旧；档案文件的整理还存在着传统的手工操作。管理方法都不可避免面临保管庞杂，查找困难，提供迟缓等等问题。
　　2、计算机的电子文件归档。在我国政府机构和一些企业、事业单位办公自动化网络发展很快，网络环境中运行的电子文件的作用，开始从辅助文件转向正式文件，甚至已经是无纸办公的工作方式，由此产生的电子文件要归档成为电子档案。因此，在档案管理领域中，就存在电子文件收集归档和电子档案的长期保存问题。一般说来，电子文件归档的程序是：确定电子文件是经过审批的最终版本；积累和整理；编制目录；整理、鉴定、检测归档的电子文件；编制归档说明；存入磁光记录介质、复制备份；确定载体标识。因此，在档案管理领域中，就存在电子文件收集、归档和长期保存等系统化管理问题。
　　三、改进措施
　　随着现代科技的发展，计算机在档案工作中的应用已是必不可少。而且某些资源可以共享，通过计算机网络，用户可以查阅或调用异地的档案文件，共享同一数据库中的档案数据，节省了大量的人力物力。
　　档案管理运用电子计算机可以说是一次重大的技术革命，可将馆藏资源数字化、存储海量化、传递网络化、信息资源共享化，服务对象及需求扩大化等等，所以计算机技术在基层档案管理现代化中具有十分广泛的用途和诱人的前景。具体有以下几点：
　　1、自动编目和自动检索。为利用者提供实时性的联机目录检索服务，利用者可以快速找到所需的检索。
　　2、档案自动全文（原文）存储与检索。经过扫描器扫描后可按两种方式存储：一种是扫描直接获得档案的图形信息，适于手迹和图表的处理；一种是继续经过文字识别获得档案的文字信息，可针对档案内容中的字、词进行自动检索。
　　3、档案业务工作辅助管理。是指计算机对档案的收集、整理、利用、鉴别、销毁、统计等环节的管理应用，其中应用较广泛的是档案自动借阅管理和统计，对利用工作中涉及的登记、审批、检索、调卷、归还、利用情况统计等进行自动管理，提高工作效率。
　　4、可用计算机辅助立卷、标引。计算机辅助立卷是根据文件的归档立卷参数自动进行立卷处理，其应具备的功能有：逻辑组卷、逻辑案卷调整、卷内目录编印、卷皮打印、检索工具编列、档案题名、字词切分、内容特征的分析。在立卷和标引方面可大部分代替手工操作。加快档案目录数据库的建设。
　　5、档案保管环节的自动控制。利用计算机自动控制可对档案的保管环境的温度、防火、防盗等进行自动监控。
　　6、在恢复性处理中的应用。利用计算机的档案信息拾取，像速信息的运算加工，信息增强处理，恢复后的图形信息输出等信息处理技术实现对字迹的褪色、扩散、污染覆盖等情况进行处理。
　　7、微缩技术的运用。在档案管理工作中，运用微缩技术主要是解决档案的存储问题，随着这项技术的发展，存储规格统一，密度越来越大，能准确地记录原文，方便检索。
　　8、静电复印技术的运用。静电复印技术是电摄影方法的一种，即将感光版表面形成电荷潜影，再经过显影定影取得复印副本。其特点是操作简便，应用范围广泛，图像耐久性强。
　　四、基层档案工作部门的观念更新
　　档案工作本质上是一项管理工作，管理者只有运用科学的思维和方法，以法律、法令、计划、条例、会议为依据，才能实现档案的科学管理。在基层档案管理现代化中，人是决定因素，应调动档案管理人员的能动性，打破多年来根深蒂固的陈旧观念，特别是要适应当今计算机档案管理模式。
　　档案工作负责人和工作人员应有各种不同类型技能的人才。要掌握档案管理的基本知识，了解档案学在国内外最新理论动态；要掌握计算机应用及自然科学基础知识，具体包括：微电子技术、电子计算机技术、电子计算机软件技术、现代通讯及电子计算机网络技术、设备维护和标准化知识；最好具有较好的外语水平，以满足进行对外交流和合作，引入国外先进的管理技术和设备；有快速敏捷的应变能力；既有创造性又有团队合作精神。
　　五、应培养一支高水平档案工作的专业技术人才队伍
　　就整体而言，我们要真正实现档案管理现代化，还缺乏兼备管理和计算机这两方面专业知识的人才，改变这种局面，应加强人才的培养力度，具体措施如下：
　　第一，各高等院校的档案专业教育，应该把档案计算机管理，电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题放在一个重要的位置，根据最新的技术发展与档案管理现代化实践发展的需要，制定教学计划和教学大纲，编写最新、最实用的教材，对档案专业的学生进行新知识与新技能的系统教育。
　　第二，加强档案干部的再培养和继续教育，把新知识、新技能培训放到第一位，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。
　　第三，走出去，通过各种途径，向社会广泛吸纳、引进所需的专业人才，以壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。
　　六、档案现代化管理应重新界定档案工作负责人的职责
　　1、确定档案工作定位，指明档案工作前进的目标。我国公共档案工作已有了特色化的建设，许多地区的档案馆（室）都开展了大量的特色服务，能够很好地吸引利用者，满足他们的需要，这也是离不开档案工作负责人的远见卓识和创新才能。
　　2、调动档案工作人员的能动性，使档案工作充满创造力。在新型档案管理工作中，负责人的主要工作就是在档案工作内部建立一种机制，打破陈旧观念，激发档案工作人员的能动性，允许有不同的意见和分歧，作出理性的选择。
　　3、培养现代化档案的工作伦理。现代档案的工作伦理是一种依据现代档案管理技术性和组织化条件形成的工作，其伦理的内涵有：高级的社会责任感，强烈的事业心；谦虚诚恳的服务态度，严谨细致的工作作风；顾全大局的整体理念，团结互助的协助精神；敏锐的档案归属权意识，从多方面促进档案工作效益的提高，激发工作热情，能吸引人，留住人，发挥人的潜能，有助于取得更好的成效。
　　总之，在人类的历史长河中，档案工作者的使命是永恒的，随着现代信息技术迅速的发展，应逐步改变档案工作人员的工作方法和内容，促使档案管理人员不断创新，更新职业角色，才能适应新的变化，经受住这种新的挑战。