新形势下大中专毕业生档案管理工作的若干思考

　　【摘要】在信息化高速发展以及就业方式多元化的大环境下，大中专毕业生档案管理工作仍存在滞后性，自身所发挥的作用有限，管理人员业务能力低、管理机制更新慢、管理方式不先进等问题突出，为此，需要引起重视并采取有效措施来实现大中专毕业生档案管理工作的与时俱进及创新发展。
　　【关键词】大中专毕业生；档案管理；信息化
　　当前，随着我国教育事业的快速发展，越来越多的大中专毕业生开始走向社会。面对高度发展的信息化社会以及就业方式的多元化冲击，毕业生档案管理任务十分艰巨。大中专毕业生档案是大中专学生接受教育的原始记录和凭证之一，是将来他们安排工作、计算工龄、职称评审、社会保险以及职务晋升的重要参考依据之一。然而，当前我国县级人才服务和公共就业部门在大中专毕业生档案管理上还存在滯后性，不能快速适应多元化就业以及人才信息化管理的新形势。作为一个人才服务部门，县级大中专毕业生档案管理工作也必须紧跟时代发展，树立现代化人才档案管理观，发挥档案管理在人才服务方面的职能作用，利用先进的管理技术和方式，来改变以往大中专毕业生档案管理混乱的局面，避免出现档案信息不全、流失、失真、查询难等问题，努力提升大中专毕业生档案管理工作的效率和水平。
　　一、新形势下大中专毕业生档案管理现状分析
　　大中专毕业生档案作为原始记录资料，能够反映学生的综合素质以及受教育情况，成为判别和评价人才的重要凭据之一，是毕业生走向社会的重要名片，与此同时，大中专毕业生档案管理也是国家了解毕业生的就业方向、工作经历的重要依据，对于国家以及地方政府部门制定人才战略、就业计划、公益性岗位设置等方面发挥着重要的参考效用。随着以计划分配为主的大中专毕业生单向型就业渠道向多元化就业渠道的转变，县级人才服务和公共就业中心在大中专毕业生档案管理方面也及时调整了管理战略。然而，基于传统毕业生档案管理机制不健全以及灵活多变的就业环境等因素，新形势下大中专毕业生档案创新力度还是不足，为此国家也在寄希望于信息化管理改革，通过强化人才信息化管理来实现大中专毕业生档案现代化管理的过渡，逐步走上规范化、系统化、信息化的轨道。不可置否的是，当前还处于大中专毕业生档案管理转型发展的关键期，旧的管理模式还没有彻底转变，人事档案管理面临的压力却越来越大，虽然取得了阶段性进步，但还没有充分发挥出大中专毕业生档案管理的价值，因此，大中专毕业生档案管理能否跟上时代发展，发挥出新时期人才档案管理的重要效用，需要我们不断地反思和改进。
　　二、新形势下大中专毕业生档案管理存在的主要问题
　　大中专毕业生档案管理是毕业生档案向人事档案的过渡时期，会受到毕业生就业方式、时间以及用人单位保管档案等多方面影响。作为人才服务与公共就业部门应该充分认识到大中专毕业生档案管理的重要性和困难程度，并能够创造性地开展毕业生档案管理工作。基于县级人才档案管理改革的新形势，笔者从以下几方面来分析当前大中专毕业生档案管理工作存在的突出问题。
　　（一）从管理人员分析。大中专毕业生档案管理是一个比较繁琐的过程，对于管理人员的耐心和细心是一种考验。随着大中专毕业生数量的增加以及国家对档案管理工作重视程度的提高，需要相关的档案管理人员摆正态度，提高认识。许多档案管理人员潜意识里会把档案管理工作认为是可多可少且枯燥乏味的工作，简单地认为大中专毕业生档案管理工作就是抄抄写写，做好保管性事物工作即可，只要守好摊子能够应对简单的转递、外调、查档就行。然而，新形势下大中专毕业生档案管理模式和方式在不断改进，尤其是先进的电子信息档案管理技术，都需要档案管理人员具备一定的素质能力，而档案管理人员的新技术操作能力普遍较低，不能有效发挥人才信息管理系统的效用。此外，一些大中专毕业生档案管理人员处于被动应付的状态，工作的积极性不高。
　　（二）从管理机制分析。在信息化水平不断提高的今天，大中专毕业生档案管理制度还比较落后，许多县级人才服务部门还没有彻底摆脱传统计划经济体制下那种陈旧不完善的档案管理机制，面对新形势下大中专毕业生大面积的流动和多元化的就业情况，旧的管理机制已经很难适应新环境。目前，我国毕业生档案管理主要由人才服务中心和公共就业部门负责，但是许多县级人才服务中心对于大中专毕业生档案管理制度建设还不够明确，具体工作缺乏制度的指导和规范，严重制约着大中专毕业生档案管理的效率。在归档、调档、查档等环节上都没有及时更新制度，尤其是随着计算机和网络的广泛使用，很容易出现丢档、改档、信息失真现象，这些都需要严格的制度进行规定。再者，大中专毕业生档案管理在不同地方存在千差万别的管理模式，对于未办理档案关系或高校代管期满的毕业生档案都会转递生源地人才交流中心托管，大中专毕业生就业、考试等信息都需要及时更新，同时许多大中专毕业生需要增添档案资料或者查阅、复印档案资料，这些都需要严密的制度作保障。
　　（三）从管理方式分析。长期以来，我国大中专毕业生档案管理都是基于重保存轻服务的思想，尤其是在县级大中专毕业生档案管理方面服务意识淡薄，缺乏对档案的创新性管理和利用，对于大中专毕业生档案在人力资源服务方面发挥的辅助功效有限，多数是以查阅基本信息、简历、职称的方式，抑或是信息需要者找上门才提供相应的纸质查询服务。总体来看，大中专毕业生档案管理信息化建设滞后，工作处于被动服务状态。甚至在大力推进人才信息化管理的同时，一些县级大中专毕业生档案管理还是采用人工方式进行简单的档案目录和个人信息登记，没有充分采用计算机、照相机、扫描仪等先进的设备手段来辅助开展大中专毕业生档案管理工作，对于大中专毕业生的信息收录不完整。档案管理质量的高低在很大程度上取决于档案是否具备强大的记忆功能，如果没有及时跟进电子信息设备并且使用数据电子签章、签名以及识别码等较为先进的档案管理形式，就无法持续性提升档案管理的质量和效率。此外，当前许多大中专毕业生的档案信息并不完整，不能全方位反映学生的教育经历和个人能力，档案内容也是千篇一律，过于单调，对于学生的兴趣爱好、特长、参与社会活动、发明创造、社会经历、个人成果等材料极为缺乏，只是重点关注了毕业生人事性的材料，对于毕业生人性化全面化的材料需要完善。
　　三、新形势下大中专毕业生档案管理工作的改进建议
　　面对当前大中专毕业生档案管理的严峻形势以及大中专毕业生档案管理滞后的现状，作为县级人才服务和公共就业部门应该重视大中专毕业生档案管理工作，与时俱进、敢于创新，从人才队伍建设、管理机制、信息化建设等方面着手，有效地发挥出大中专毕业生档案管理在县人力资源管理中的作用。
　　（一）创新档案管理理念，提高管理人员素质。要想转变当前大中专毕业生档案管理的困境，就必须先改变思想，实现档案管理理念创新。现阶段，作为大中专毕业生档案管理部门需要尽快适应现代化人力资源管理需要，及时引入先进的管理技术和手段，配齐专业的档案管理队伍，不能随意安排或者抽调大中专毕业生档案管理人员。作为县级大中专毕业生档案管理部门可以与其他区域展开合作，学习和借鉴先进的做法和经验，加强档案管理人员的培训和交流，不断提升档案管理人员的业务能力，及时掌握人才信息管理系统的使用方法，做好大中专毕业生档案管理信息化建设的人才基础保障。从目前县级大中专毕业生档案管理队伍来看，缺少既懂档案管理又懂电脑操作的复合型人才，为此，作为大中专毕业生档案管理人员必须及时掌握现代化的档案管理知识与技术，提高档案管理的主动性，树立档案服务意识，积极应对档案管理工作的新挑战。
　　（二）完善档案管理机制，规范档案管理工作。面对高速发展的信息化社会，在引进先进的档案管理技术、走信息化管理道路的同时，应该制定更为严格的与时俱进的大中专毕业生档案管理制度，必须持之以恒地坚持严格审核、严格管理、严格认定的要求，同时不断修正制度中存在的漏洞和不足，确保大中专毕业生档案管理机制的时效性。例如对于档案管理中一些没有价值的信息可以删除，及时更新个人信息数据，这些都需要有严格的制度保障，否则很容易出现造假或丢档问题。档案管理是一个繁琐而漫长的过程，从建立、收集、整理到归档过程中需要定期补充制度，还要建立完善的监督机制，确保档案登记、转递、查询、借阅、利用环节的规范化管理。
　　（三）加强档案信息化建设，拓宽档案资源利用空间。推进档案信息化建设，是克服大中专毕业生档案管理工作滞后性的根本途径。近年来，许多县级人才服务中心都建立了人才信息管理系统，促进了档案管理的现代化进程。人才信息管理系统有助于提高毕业生档案管理的效率，实现与国家学籍档案、学历证书信息管理的有效对接，发挥了计算机网络批量管理的技术优势。与此同时，采用人才信息管理系统能够建立统一的信息访问端口和权限管理机制，提高了大中专毕业生档案管理的保密性和安全性，减轻了档案管理人员的工作压力，尤其是用户的身份经过严格识别，提高档案查询效率的同时保留了查询记录。人事部门也可以直接通过人才信息管理系统来了解当地大中专毕业生的人才流动和就业情况，进而为当地人事政策调整提供重要的参考依据。所以，作为县级人才服务中心档案管理部门，必须加强档案信息化建设，及時将大中专毕业生档案管理信息纳入人才信息管理系统，引用先进的技术设备，主动为当地的人力资源提供方便，实现毕业生档案信息的自动化管理和资源共享。这样企事业单位可以通过人事管理部门门户网站，根据自身情况选择毕业生，而大中专毕业生也可以通过当地人力资源门户网站选择不同的单位，实现用人单位和毕业生的网上零距离接触，进而拓宽大中专毕业生档案资源的利用空间。
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