信息化条件下优化医院行政档案管理的策略

　　【摘要】医院档案是对医院各项活动的真实记录，是医院文化的彰显，在医院发展过程中起着重要作用。然而，随着社会的发展，医院管理模式逐渐向信息化、现代化转变，医院行政档案管理中存在问题越发明显。在该种情况下，加强现代信息技术在档案管理中的应用，推动档案管理的系统化与效率化成为医院发展的重点，文章就此进行探讨。
　　【关键词】信息化；医院；行政档案管理；策略
　　信息化时代，互联网逐渐成为医院正常运行的重要部分，医院运行过程中产生的各种信息资料逐渐向数字化、信息化转变，为档案管理工作带来新的挑战。文章主要介绍了医院行政档案管理的概念与重要意义，当前医院行政档案管理工作中存在的问题，并以信息化建设为主，提出几点策略，以求提高医院行政档案管理工作的效率，加强档案的应用，推动医院健康发展。
　　一、医院行政档案的概念与重要意义
　　医院行政档案，又被称之为文书的档案，在医院行政管理活动中，相关人员想要展开某项工作，需要经过请示、批復等步骤才能进行，而在这一过程中，所产生的行政公文将会直接转化为档案存储，便于医院查询、管理。可以说，医院行政档案大多是在医院组织活动、管理等过程中形成的资料，能够有效帮助行政人员做好管理工作，是医院开展后续工作必不可少的依据，因此，在医院运行过程中，医院行政档案管理工作占据重要地位。
　　医院行政档案是医院各项事件、活动、管理的记录人，其存在能够有效提高医院文化内涵，其高效管理对医院发展有重要意义。须知，医院行政档案在医院建设初期就已经存在，一定程度上作为医院发展史存在，随着医院的发展，行政档案不断增多，其中记录了医院发展的重要节点，传承了医院文化，提高了医院医护人员的凝聚力与向心力，稳定了医院人员的思想。另外，多数时候，医院行政档案是医院各项工作开展的参考依据，具有重要指导意义，推动着医院正确决策、健康发展。以医院人事档案为例：医院人事档案记录着医院人才队伍的发展与完善，为人事工作提供了详细数据库，并且，人事档案为医院医护人员考评、升职、评职称提供了参考依据，提高了其公平性，降低了人才的流失。由此可见，医院行政档案对医院发展具有重要意义。
　　二、当前医院行政档案管理中存在问题
　　笔者认为，信息化时代下，医院行政管理主要存在以下问题：
　　（一）管理体制仍然存在一定漏洞。随着人们对身体健康程度的重视，医院发展迅速，市场竞争日益激烈，为在市场上抢占一席之地，医院管理体制在不断完善中，尤其是档案管理体制。然而，信息时代，与医院各种信息技术发展相比，档案管理体制的完善速度稍显逊色，档案管理体制不断在补足漏洞、出现新漏洞这一过程中向前发展。
　　（二）管理观念落后。上级领导的重视度直接影响着下级部门的重视度。在医院发展中，医疗能力作为医院发展的核心，医疗人员招收、培养是医院最为重视的部分，相对而言，对医院档案管理的重视度不足，档案效用难以发挥。
　　（三）档案管理人员参差不齐。在医院行政档案管理过程中，必然存在管理能力较高以及管理能力不足的人员，而管理能力不足主要表现在以下几点：对最新出现的信息技术了解不足、网络安全意识不高、行政档案管理存在一定缺陷，降低了档案管理效率。
　　三、优化医院行政档案管理的策略
　　（一）加强行政档案管理的信息化建设。加强档案管理的信息化建设，提高行政档案管理效率。信息技术的引入，行政档案管理人员可直接利用现代化系统与设备对电子文件与纸质文件分别存档，保障档案的完整性与规范性。加强档案管理信息化建设，对不同档案分类存放，若文件、资料具有重大价值，应永久保存。对医院一般性工作活动，可选择长期保存，可选择35年的保存时间，为医院决策提供参考意见；对短期内具有利用价值的档案文件，可短期保存，定时删除，以此提高档案管理的效率与可利用率，推动医院更好发展。
　　（二）转变医院管理人员行政档案管理理念。提高医院高层、行政档案管理人员甚至全体员工对档案重要性的认知，能够有效保障档案的完整性，提高档案管理效率。对医院来讲，诸多档案资料具有重大价值，如：人事档案关系着医护人员的调动、升职、加薪等问题；患者档案关系着医患和谐问题；病例档案关系着患者的健康以及后续同样患者的治愈。因此，医院应健全激励机制，提高档案管理人员的积极性，提高行政档案的质量与效率。
　　（三）提高医院行政档案管理人员业务水平。现代化条件下，应积极提高档案管理人员计算机安全意识与操作能力。积极吸收计算机水平较高的档案管理人才；提高医院现有档案管理人员计算机水平与网络安全意识，通过熟练掌握软件技能，系统学习网络安全知识，提高行政档案管理工作。
　　四、总结
　　当前，医院管理逐渐向信息化转变，提高了管理效率，推动了医院发展。然而，在医院行政档案管理工作中，仍存在诸多问题，行政档案难以发挥应有效用，抑制了医院发展。对此，加强行政档案管理的信息化建设，转变医院管理人员行政档案管理理念，提高医院行政档案管理人员业务水平，提高医院行政档案管理的效率与安全性，推动医院可持续发展。
　　【参考文献】
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