浅谈做好保密档案的重要性

　　【摘要】档案管理工作者从接手这项工作开始，就必须有高度的事业心、责任感和使命感，要不断学习国家、自治区、本地区涉及档案工作的各项规章制度、管理办法及实施细则。在深刻学习领会规定、制度、职责的基础上，还要掌握档案保密工作的各项规定，做到经常学反复学，学深学透，为今后顺利开展保密工作打好坚实的基础。
　　【关键词】保密档案；保密宣传；保密密级
　　一、强化保密责任，增强保密意识
　　根据《保密法》规定，国家秘密的密级分为绝密机密秘密三级。绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害；机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。单位保密管理人员单位负责人及其指定的人员为定密责任人，负责本单位的国家秘密确定、变更和解除工作。机关、单位执行上级确定的国家秘密事项，需要定密的，根据所执行的国家秘密事项的密级确定。本单位产生的有关定密事项属于上级机关、单位的定密权限，应当先行采取保密措施，并立即报请上级机关、单位确定；没有上级机关、单位的，应当立即提请有相应定密权限的业务主管部门或者保密行政管理部门确定。
　　单位档案保密工作人员在所从事的保密工作中，对密级文件必须根据密级等级工作需要，确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。针对不同级别人员，也要采取不同的管理措施，为他们提供利用档案。作为保密管理人员，应该熟悉密文管理规定，保密文件的秘級不是一成不变的，国家秘密的保密期限，除另有规定外，《保密法》规定绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。这些密级文件一旦到了保管期限，便没有了保密价值，所以保密管理人员就不能按原有的保密文件等级进行管理，应该按照常规文件进行管理。档案管理负责人是档案文件管理的贯彻者、执行者，其保密责任比其他档案工作人员责任要更重大，压力也更大。其身份特殊，使命更崇高是档案安全管理的直接责任人；是单位接收上级部门发来接转保密文件的第一接收者；是知密早、知密多、知密深的管理者；更是保密档案资料保护、制度利用和直接服务领导的档案管理人员。《保密法》规定：国家秘密的知悉范围以外的人员，因工作需要知悉国家秘密的，应当经过机关、单位负责人批准。因此保密档案管理人员、保密档案工作人员在任何时候都要管住自己的嘴，不该说的不说，不该做的不做。无论在家、在单位还是在其它任何环境和场所，都要十分注意自己的一言一行，都要把保守保密档案信息安全作为自己神圣的职责和使命。保密档案管理人员、工作人员接触到的保密档案中所涉及的一些国家机密、商业秘密及个人隐私等信息，这些信息如果随着主人的社会活动被带到不同的环境或不同的场合，稍不留神就有可能会在无意中被泄露。
　　二、加强保密宣传，强化制度管控
　　加强保密宣传，强化制度管控，必须建立一支符合实际的保密工作队伍，成立单位保密工作领导小组，有一名领导专门负责保密管理工作。为使档案事业健康发展，一要严格杜绝非密文件、高密级、绝密和一般密级文件混合保管、混合组卷、混合提供，避免机密扩散。二要加大对档案法规的深入学习与舆论宣传力度，强化保密人员的保密责任意识，增强保密法制观念，依法做好治密。做好保密各项工作，需从以下几方面着手：一是保密管理和宣传工作是每个档案管理和工作人员的职责，单位档案法制建设进程，在一定程度上除取决于自身要素外，在很大程度上还会受社会环境的影响。根源是宣传不到位，执行力也不到位。二是规定不同的审批手续，建立完善档案相关制度，如除了档案保密制度、保密档案登记制度、保密档案库房管理制度、保密档案查阅制度、保密档案借阅审批制度、保密档案复印制度等制度外，档案管理人员、保密工作人员还要结合实际，在开展保密档案利用工作的同时，根据密级等级规定的要求，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围；严格审批手续，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。三是为便于密级文件操作和管理，各项档案利用规章制度都必须简明严密，做到密级档案利用工作有章可循。
　　三、正确做好档案密级和解密管理
　　《档案法》第18条规定：国家秘密的密级、保密期限和知悉范围，应当根据情况变化及时变更。国家秘密的密级、保密期限和知悉范围的变更，由原定密机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。国家秘密的密级、保密期限和知悉范围变更的，应当及时书面通知知悉范围内的单位或者人员。保密档案是在特定时间、地点、范围限制内完成的。做好密级档案保密管理，就需要保密档案管理人员熟知《保密法》及保密相关规章制度，并在本职工作中严守保密纪律，认真踏实履行保密职责，定期严格做好调密相关工作，确保档案开放合理有序地进行。在调密过程中要提前向单位主管保密档案的领导报告，将拟调密的文件列出详细清单，并经领导审核所确定的国家秘密。对在保密期限内因保密事项范围调整不再作为国家秘密事项，或者公开后不会损害国家安全和利益，不需要继续保密的，应当及时解密；对需要延长保密期限的，还应当在原保密期限届满前重新确定保密期限。提前或者延长保密期限的，应由原定密单位决定，也可以由其上级机关决定。保而不用不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。对档案管理者和档案保密员来说，调密工作也很重要，决不能忽视。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用就会造成危害。