学校档案管理中服务意识的强化方法

　　摘要：21世纪，在激烈的社会竞争中，人才显得尤为重要。为适应社会的发展，越来越多的人开始走进学校充实自己，以便自己能够在社会中拥有更强的竞争力。为满足现代人的学习需求，许多学校纷纷选择扩大自己的建造规模，这给学校的管理带来了大量的麻烦，必须对其进行有效的改革。通过研究分析学校档案管理在学校建设过程中的作用，发现学校档案管理在学校管理中的重要性。针对现阶段我国学校档案管理过程中存在的一系列问题，进行讨论，进而提出解决这些问题的一些方案。
　　关键词：学校档案管理服务意识强化方法决策
　　学校的档案包含了本校师生和其他工作人员的基本信息、社会实践、教学成果等一系列资料，对学校师生以后的就业和晋升有着重要的作用，因此，学校的相关人员必须对学校档案管理给予足够的重视。现阶段，我国居民对于知识的重视程度不断加深，学校的学生日益增多，学科资料、学生信息、档案资料等也越来越多，这给学校的资料管理人员造成了极大的困难。针对这些问题，进行研究分析。借此平台，与各位相关研究人员切磋讨论。
　　一、学校档案管理的作用
　　1。记录学校发展史
　　一般来说，人的记忆是有限的，所以有时候需要利用文字来记录过去时间内发生的事情。学校档案的功能就在于此。学校的档案应记载着自学校建立以来所发生的各个重大事项，包括教学、科研、学生档案、教师履历等等，是整个学校运行过程中不可缺少的一部分。学校档案一般以文字或者电子图像的形式，记载了学校发生的重要事件，蕴含了大量可靠的信息。伴随着时间的流逝，许多事情只能通过学校的档案来查询获得。
　　2。为决策提供依据
　　学校档案记录了学校的发展历程，汇集了学校的知识成果、教育经验等，可以为学校的各种决策提供依据，具有极大的价值。主要体现在以下两个方面：第一，教学管理作为学校工作的核心，引起了学校相关部门的强烈重视。在对本校的教师进行教学质量评估的过程中，需要对参与教学评估的教师的论文发表、研究发明、就业情况等一系列教育成果进行调查对比，而这些程序的进行主要是依据学校的现存档案来实现的。第二，学校的领导决定了学校的运营轨迹，但是大多数学校领导层的任期都具有一定的时间限制，他们只是学校某一时间段的参与者，对于学校的具体状况并不十分清楚。为了保证工作的顺利展开，学校的领导阶级必须通过查阅学校档案来了解学校的发展与前景。并在此基础上，做出正确的决策，促进学校的发展。
　　二、现阶段我国学校档案管理中存在的问题
　　1。学校对档案管理重视度欠缺
　　受过去旧式思想观念的影响，现阶段我国大多数学校并不能真正的意识到档案管理的重要性。因此，在平时的工作中，并没有许多学校对档案管理给予应有的重视，导致很多麻烦的产生。例如：在现实的学校管理中，许多工作人员由于缺乏对学校档案管理的足够重视，所上交的材料不及时或者材料内容不健全，导致学校的年立档归卷无法按时完成，给以后学校工作的展开带来了极大的不便。
　　2。学校档案管理中硬件设施较差
　　目前，我国学校的档案管理人员仍处于旧式的档案管理服务意识中，不能适应新时期的学校档案服务管理。过去，学校的档案管理工作长期处于手工操作进行归档的阶段，方式比较落后，管理效率较差。随着科技的发展，计算机技术不断进步，旧式的管理方式早已不能满足日益发展的社会的需要，必须对其进行技术的革新。为更好地保管档案，学校应配备较为先进的计算机设备与相关软件，对学生档案实行集中管理。对于纸质的档案，也应注重防潮、防蛀、防火等，使学校的档案可以长期保存。
　　3。缺乏专业的档案管理人员
　　由于缺乏对学校档案的认知度，一些学校并没有按照相关规定设置专门管理学校档案的职位，而是让学校的教师或者学生来兼职，致使学校的档案管理工作出现了大量的问题。一方面，这些兼职人员并不是档案管理专业出身，对于档案管理流程并不十分了解，缺乏对于档案管理的专业素养。有的兼职人员甚至没有经过一些适当的培训，使学校的档案管理工作存在着较大的不确定性。另一方面，这些档案管理人员平时还忙于其他的工作，并没有多余的时间来进行学校档案管理工作方面的培训，更没有多余的时间与精力来管理学校的档案。
　　三、如何更好的强化学校档案管理中的服务意识
　　1。增强学校对于档案管理的重视程度
　　思想是一切行动的前提和基础，只有从根本上转变观念，才能最终体现在行动上。因此，要想强化学校档案管理的服务意识，就必须首先从思想上转变观念，增强学校对于档案管理的重视程度。这不仅仅要求档案的管理人员重视档案的管理，同时也要求学校其他人员对于档案管理给予充分的配合。更重要的是，学校相关领导应准确认识到档案管理对于学校发展的重要性，通过自己的实际行动，为全体师生树立一个良好的榜样。同时，学校应对档案管理的重要性进行宣传讲解，让全体师生了解到学校的档案管理与他们自身的利益息息相关。由于档案管理的目的是为学校的各个部门、机构提供有用的信息，所以，学校各个职能部门之间的默契配合也是对学校档案进行有效管理的重要条件。针对这种情况，学校应定期对各个部门进行档案管理的培训，使大家明确了解自己的职责，增加各个部门之间的默契度，提高学校的工作效率。
　　2。强化学校档案管理的信息化服务水平
　　随着我国经济的不断发展，越来越多的人认识到了知识的重要性，纷纷选择走进学校充实自己。为给越来越多的学生提供更好的学习环境，我国大多数学校选择扩充自己的学校规模。学生数量不断增多，学校规模不断扩大，导致学校的档案越来越厚，给学校的档案管理人员带来了一定程度的困难。很明显，旧式的档案管理模式已不再适应日益发展的社会的需要。近几年来，计算机技术快速发展，给我国学校档案管理工作带来了极大的方便。档案管理数字化主要包括档案数字化信息采集、档案数字化查阅系统与档案日常管理系统三个方面。这三个系统之间相互影响，相互联系。如果其中一个系统出现差错，势必会影响其他两个系统的正常运行。例如：档案数字化信息采集系统出现错误，信息采集的不准确、不及时，势必会影响档案数字化信息查阅系统对于所收集信息的快速反应。档案日常管理系统也由于档案数字化信息采集系统所采集信息的失误，不能及时有效地对所采集的信息进行归类整理。这严重违背了学校进行档案管理的初衷，降低学校的工作效率。
　　3。提高档案管理人员的专业素养
　　学校的档案管理工作琐碎，涉及面广，牵扯人员众多，任务量重。现阶段，我国大多数学校并没有配备专门的管理人才对于学校的档案进行管理，不能满足学校对于档案管理的要求。针对这一现象，学校应聘请专业的档案管理人员对学校档案实行严格的监管，并定期对学校档案管理人员进行专业的档案管理培训，不断加强学校档案管理人员的专业素养，提高档案管理人员的业务能力，为学校全体师生提供更好的服务，进而提高整个学校工作效率。值得注意的是，在对档案管理人员进行业务培训时，不仅要加强对档案管理人员专业理论知识和先进技术实际操作能力的培训，还应注重对于档案管理人员的思想教育，增强档案管理人员的职业道德。此外，为提高学校的档案管理效率，学校还可以建立激励制度，对于表现突出的档案管理人员进行适当的奖励。
　　总体来说，随着人们对于知识的重视程度不断加强，越来越多的人选择再一次走进校园，充实自己。学校为适应现阶段的发展需求，不断扩大学校的规模。不断增加的学生数量，不断发展的学校进程，导致学校的档案资料越来越厚重。这给我国学校的档案管理工作造成了极大的困难，必须采取一系列积极有效的措施去解决这些问题，提高学校的办公效率，给全校师生提供方便。目前，我国学校的档案管理工作中存在着包括学校对档案管理重视度欠缺、学校档案管理中硬件设施较差、缺乏专业的档案管理人员等几个方面的问题。针对这些问题，通过一系列的研究分析，对如何才能更好的强化学校档案管理工作中的服务意识进行了大量的讨论，提出应在增强学校对于档案管理的重视程度的基础上，利用计算机技术，强化学校档案管理的信息化服务水平。同时，应对档案管理人员进行定期的培训，使其紧跟时代的发展潮流，提高档案管理人员的专业素养，更好地为全校师生服务。
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