召开一场认知启动会,最理想的情况是为组织者提供足够的时间、资源和机会去实现认知启动过程的方方面面,但这种最好的情况很少遇到。认知启动会议通常需要花费2~3天完成必要活动,即使安排了会议议程,也很难让参会人员空出足够时间成功执行整个认知启动过程。 认知启动会议为整个项目定下基调,因此需要谨慎启动整个过程。这一类型的会议非常独特,集创造性评估、集体讨论、讲故事、教学模型设计,计划和修正等过程于一体。通过这一创造性过程,课程开发团队建立连续迭代的基础,形成教学产品。 认知启动会议需要在鼓励创造和生产的情境中取得成功。虽然鼓励全员参与,但并非人人都要就每一专题发表意见。参与者可能从未经历过该过程,所以需要留出时间准备以下事项: 制定基本法则和设定绩效目标 讨论培训对象曾经的学习体验 解释SAM敏捷迭代模型 讨论改变行为方面的培训目标 创建一个战略地图 花费2~3天时间开一个会议听起来有些奢侈,但如果时间被大量压缩,效果可能无法使人满意,具体多长时间需根据具体情况来确定。在认知启动会议中,可着重留意以下八个环节。 环节一:开工 由于会议中可能会出现不同的意见,所以在一开始就要奠定友好的合作基础,确认每个人相互认识,以及各自在组织中的角色。由于角色不同,每个人对该项目的期待也可能不同,较好的做法就是让每个人立即分享希望或期待。 环节二:议程表 领导人应花些时间回顾议程表,简述流程,以确保所有团队成员了解该计划。一旦认真选出参会人员,就要确保每个人都全心全意参与会议,这是项目取得成功的必需条件。领导人尤其应当做好以下充分准备: 清楚地描述认知启动会议的目标成果 确定团队合作的基本原则 让每个人都尽早地参与会议 评估开发过程的各个阶段 环节三:基本原则 认知启动会议的领导人需要设定基本原则,以保证会议充满合作、创造力并且富有成效。从记录时间到进行日常工作、掌控主持人与思考者,需设定明确的规则以提供帮助,以下是一些可取的规则: 所有人都有义务去贡献有建设性的意见或建议 如果你不想发表意见,没有人会强迫你(没有人有义务对所有事情都要发表意见) 如果你没有发表相反的意见,那么沉默即代表同意,我们并不建议会后再提出反对意见 评估尽可能简洁 如果需要管理时间。时间把控人有权限制讨论时间 将手机关机或调成静音 你可以改变自己的观点,鼓励发表新的好的观点 在创造性过程的开始阶段,让每个人在讨论创意时都能感受到可靠和舒适,这是非常重要的一个细节。 环节四:学习目标 设定并时刻牢记该项目的学习目标,对于在认知启动会议和整个项目期间,聚焦和调整团队工作重心和方向是非常重要的。一旦设定了某一目标,就需将其牢记,因为焦点随时会转向未来的许多问题,有时,项目偏离轨迹是因为没有真正同意、明确或重申此类目标。 在追求目标的同时,也要兼顾坚持目标和sAM敏捷迭代过程二者之间的平衡,团队自豪感并非源于坚持最初的目标,而是源于迭代头脑风暴和样图设计。当陷入疑问时,盲目地坚持原始目标会导致迭代过程变成一个线性过程。认知启动会过程会进行目标复审,并在进入下一阶段迭代的设计之前,对目标进行陈述和商定,而明智的做法是将目标张贴在墙上,以作警示。 环节五:组织的培训环境 培训环境对于项目的完成至关重要,应在完成设计与开发之前,识别出组织内部限制绩效改进的挑战和障碍,并考虑以下因素: 学员重视学习吗,是否以最大的兴趣去完成? 过去,学员的反应如何? 过去的教学计划是否被认为是浪费时间,造成这种结果的原因是什么? 学员是否可以利用计算机,并且知道如何使用计算机? 学员所处位置是否可以集中注意力并保护隐私? 是否有专家?是否有人来教授这本书? 环节六:回顾过往培训工作 回顾以往工作会引出许多团体成员所经历的故事,而讲故事是交流某一情况或事件的最佳方式,鼓励团队成员讲故事可以增加大量重要及相关信息,近期学员、讲师和工作业务主管都可以分享以往学习经历和自身变化的故事。近期学员的见解非常有益,应鼓励他们加入认知启动团队,团队应当尽力创造舒适的环境,让其讲出自己的经历。讲师和业务主管可观察与项目学员经历类似的近期学员成功、失败之处,因此,近期学员的故事可以帮助分辨哪些内容是有意义的。 向近期学员提出的问题可以包括: 哪些内容学起来比较容易? 哪些内容学起来比较困难? 为什么这些内容学起来比较困难,可以提供怎样的帮助? 你是如何学会的? 是否有吸引你的内容? 是否有令你感到无聊的内容?这些内容让你感到无聊的原因是什么? 哪些内容是有用的,哪些是多余的? 利用所学内容能否在所在的岗位上做出不一样的事情? 在学习过程中,哪些内容是不必要的? 你是否从同伴那里获得有价值的建议? 环节七:定义期望行为 认知启动阶段的目标是尽可能快地获得绩效,定义期望行为的目的是使学员在执行任务时得到磨炼。以下一些常用的方法能将学员对话题的行为从知道转变为做。 角色扮演 时间轴 旋转活页挂图 建立一个技能层次图 设计学习活动之前,应将技能目标和相关任务整理成一张技能层次图。该图识别了所有技能执行者的需要,并将比较复杂的技能(或行为)与较简单的技能相结合,如图表1所示的打高尔夫球技能层次图样本。 应避免从图的底部开始教学,因为其不包括可引起兴趣的内容。通过讨论添加、移动或删除技能内容,让该团队缩小需要教授的技能内容,可以让多个高层次技能集合成一类技能,以实现模块化并获得较大的工作空间。 环节八:认知启动II 重组认知启动团队、重新进行认知启动过程是常见的,但两次认知启动会并不相同,这一过程中会有细微的差别。放弃原有方案或重新进行尝试不应被视为失败,而认知启动过程快速有效地进行评估是该过程的主要优势。找到实现组织特定需要的正确道路非常关键,认知启动过程为项目创造了独特的灵敏性和反应性,有着不可估量的价值。