科研院所办公室管理能力提升策略研究

　　【摘要】通过对FT办公室管理现状分析，找到当前其在相关领域的管理上存在的主要问题，并分析了出现这些问题的根本原因，进而在定义办公室未来职能定位的基础上有针对性的提出相应管理能力提升策略，以进一步发挥好在院所改革发展中的作用，并为其他相关科研院所办公室的总体管理能力提升建设提供建议。
　　【关键词】办公室；管理；提升
　　FT是国家一类军工研究所，随着科技进步和经济规模日益提升，在面临提质增效、高质量发展要求下，领导班子高度重视管理的重要性，切实扭转长期以来重技术、轻管理问题，通过管理咨询活动、主题年活动、校所共建管理研究中心等抓手，在管理提升上实现了长足的进展。在职能部门管理提升工作中，根据FT办公室存在的管理问题，考虑到其会是目前部分科研院所办公室存在的共性问题，为了解决现存缺陷、提升相关院所办公室的管理能力，需要在着眼于未来发展的情况下依据实际，研究相应有效的策略方案。
　　一、现存主要问题
　　（一）综合管理相关领域
　　（1）参谋职能的体现尚显薄弱。在国有企业、军工事业单位全面深化改革的形势下，对研究所的总体改革发展没能提出足够且有效的意见建议，与所领导期望的参谋助手角色有一定的差距，还需要进一步增强其作为领导智囊的作用，能够在研究所对内对外事務处理上适时适当的提出建设性决策意见。
　　（2）绩效考核指挥棒作用待提升。办公室需根据研究所绩效考核办法实施效果，适时修订完善部门绩效考核方案和全员业绩考核办法。每年底需同规划发展部将研究所中长期发展规划分解，确立每年度量化工作目标，并融入所年度工作报告，通过进一步分解形成各部门关键业绩考核指标并形成年度业绩责任书，在每年年初举行的年度工作会议上与所长签订后生效，正式纳入部门绩效考核。且每月月底办公室需组织相关职能部门对关键业绩指标进行月度考核，考核结果报人力资源部予以兑现。但以上绩效考核整体办法的实际实施效果未达预期，特别是在增强职能部门对业务部门的支撑、促进业务部门新动能、新产品与新领域发展等方面的绩效牵引作用还需增强。
　　（3）管理提升牵头力未充分发挥。随着科研院所军民深度融合发展进程，院所二级利润中心（事业部、控股公司等）日益发展壮大，相比较当前研究所的机关部门作为司令部的整体管理能力还显得比较薄弱，管理理念和管理方法相对单一，整体站位、统筹策划能力还与所内的发展要求有较大差距。办公室作为整体管理能力提升的牵头部门，需要带头提升管理水平，但其充分发挥管理职能、促进全所经营管理能力提升的要求目前尚未达到。
　　（4）部分工作流程存在冗余。现代院所办公信息化、无纸化应用日益增多，日常通过办公自动化（OA）系统，大大提高了行政办公效率。但据所内员工反应OA审批环节存在冗余，比如：参观展厅需要一个审批单，参观生产线仍需要一个审批单等，此类相关流程比较繁琐，亟待优化。
　　（二）行政管理相关领域
　　精细化管理水平有待提升。办公室的很多工作仍然沿用传统的工作方式方法，未能根据外部环境变化及研究所内部发展做出实时更新。事务性工作在流程化、模板化、表格化方面还有很大提升空间，需进行精细化改进。
　　二、根本原因
　　（一）综合管理相关领域
　　（1）参谋职能未能被充分认识。参谋职能在决策的形成过程中，发挥帮助领导全面了解基础情况、确定工作方向和重点、范围及程度等作用；在决策的实施过程中，发挥帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势的作用；在决策的实施过程结束后，发挥帮助领导正确总结经验、制定新决策的作用。办公室忙于日常工作事务，注重办文办会，对电子信息技术和行业的发展，对国家全面深化改革的政策研究不够，对参谋职能的认识不足，未能充分发挥参谋职能。
　　（2）绩效考核缺乏有效方法支撑。目前办公室承担着机关部门以及全员业绩考核的职责，在组织实施中未能依据业务发展重点对绩效考核办法进行及时优化与调整，并且未形成对重点工作绩效引导的有效支撑，总体绩效考核未达成良好的效果。
　　（3）优秀管理理念与方法学习不深。缺少对优秀管理理念和管理方法的深入学习，对现代企业管理和电子信息技术的学习研究不够，未能准确了解现代企业管理理念以及电子信息技术发展趋向，且未适时作出适应我所管理方法的改进。
　　（4）制度建设缺乏实时优化完善。部分工作流程在制定之初没有综合考虑实际实施情况，相关流程接口不完善，且相关工作流程需要层级审批，致使运作过程较为繁琐拖沓。
　　（二）行政管理相关领域
　　办公室管理人员在管理上投入过少。目前办公室承担具体管理的干事负责工作报告起草、管理提升活动、管理型班组建设、业绩考核、业务接待等多项工作，管理与行政工作并存，特别是事务性工作占据了大部分工作时间和精力，在管理上投入较少，与部门和研究所的发展不相适应。
　　三、关键管理能力提升策略
　　办公室未来职能定位：对外，研究所的对外联络与协调；对内，研究所领导的参谋助手，重大决策的贯彻与落实的督办、检查。依据办公室未来对内、对外职能定位，在本所办公室存在的综合管理及行政管理领相关问题的基础上提出以下对本所及其他所有相关研究所办公室的关键管理能力提升策略建议：
　　（一）综合管理相关领域
　　（1）强化参谋职能。充分发挥参谋助手作用，辅助领导决策。决策建议要善于从领导的角度和全局的高度去思考、策划和处理问题，准确把握领导的工作意图，增强建言献策的主动性和预见性。多出创新思想、多谋创新方法、多提创新对策。
　　（2）优化绩效考核。根据所内年度重点工作及重大业务发展决策，优化完善办公室全员绩效考核办法，并将考核工作与岗位和薪酬管理有效结合，细化考核要求，提升考核的实效性和科学性，同时也为人才培养、创新激励机制建设奠定基础。
　　（3）深化理念方法学习。加强对现代企业管理和电子信息技术知识的学习研究，加强基层调研，在机关职能部门管理能力提升上要有思路、有想法、有措施，特别是在现代企业制度建设、流程优化过程中能够起到表率作用。了解电子信息技术发展趋向，对行业发展情况有比较清醒的认识，在年度工作策划、工作报告起草、年度部门关键绩效指标制定中，能深入领会领导的工作思路，准确分解落实办公室的规划发展要求。准确定位办公室的发展方向，不断健全内部管理制度，优化部门工作流程，时刻顺应行业和单位发展要求，不断创新工作方式方法，不断提升工作效率和质量。
　　（4）完善制度建设。以制度建设为抓手，组织各单位对研究所各项管理制度与工作流程进行重新梳理，集中组织开展工作流程优化并完善相关制度建设。积极利用OA系统合并或精简相关工作所需审核的表单，提升信息化管理效率。
　　（二）行政管理相关领域
　　（1）推进管理与行政岗位分离。建议增加办公室管理人员配置，对现有的岗位职责进行调整，细化分工，逐步将管理类岗位与行政类岗位分离，增加管理与研究型岗位，并减少管理岗位上的事务性工作，旨在管理方案策划、报告起草上提升能力。行政类岗位实行模块化和精细化管理，对现有的事务性工作流程进行固化和优化，明确每项工作的工作流程、关键控制点，并将工作模板化、表格化，以提高工作效率和质量。
　　（2）提升行政工作服务水平。在办公室工作中，事务性工作是办公室工作的重要组成部分，是办公室日常运转的重要基础。特别是办公室作为研究所的单位窗口与纽带桥梁部门，既要负责对外接待、又要负责对内协调，需要兼顾方方面面的工作，且要求事无巨细，如重大活动的策划组织、办文办会、印章使用、对外接待、内外协调等工作都要细字当头。所以办公室在做好管理工作的同时，也要不断增强行政工作的服务水平，以保证各项工作的有效落实。
　　（三）机要档案管理相关
　　纸质与电子档案管理职能合并。档案是一种信息资源，当前我所档案管理工作不再仅是纸质归档、提供借调阅。随着信息化的发展，电子档案将逐步成为档案管理的主体，档案工作与信息化工作逐日密切，终将融为一体，将两类档案管理职能合并是大势所趋。