做好这六点终于开了个高效会议

　　低效率的会议，只是浪费时间。怎么样才能让你的会议更加高效呢？本文笔者提出了几个建议。
　　小明，晚上去happy呀，晚上7点半，小明收到好基友小回的消息。
　　happy个鬼，还在开会。
　　又开会，你怎么那么多会，大领导啊
　　呵呵，累的无力吐槽，都不想干了
　　说来听听，让哥开心下
　　呸
　　说认真的，啥情况，我帮你分析下
　　小明开始倒豆子了（吐槽）：
　　会议严重超时：下午2点开这个月的计划总结会，通知的会议时长是3个小时，结果开到现在，还遥遥无期，我好多事还没做呢。
　　集合慢：两点开会，我早早的去了，结果拖拖拉拉的集合，扯些有的没的，2点半才正式开始。
　　发言拖沓：然后就是各部门大佬做总结和计划宣讲，规定每人不超过20分钟，结果就没少于半小时的，部的老大更厉害，拿着一张表格，讲了一个半小时，内容也看不清楚，我无聊的都快睡着了。
　　现场混乱：这个月目标没达成，老板说下个月要拿出可行性的计划，这个部门有困难，那个部门有想法，这不，讨论到现在，也没个结果，都快吵起来了。
　　没有结果：晚上9点，会议终于结束了，无语的是，下个月可行性计划也没个结论，居然变成会后商议给方案，我去，会后商议！那开这一天干嘛，每次都会后商议，然后就没有结果了。
　　今天这样的会议都是常态了，我已经心力交瘁
　　你们这会议效率太低了，哥给你几点建议：
　　一、高效会议的六个关键要素
　　1。明确会议目的和产出
　　明确了会议的目的和需要产出的内容，统一参会人员的思想聚焦和产出期望，在大方向上就不会跑偏
　　例：如果会议的目的是就某件事情商议出解决办法，那么会议中就必须将大家提出的办法整理并决策，最后不管是投票也好，一人拍板也好，都要确定12种解决办法，否则你一句我一嘴，会开完了才发现什么结论都没有。
　　2。确定会议的形式和流程
　　会议形式常见的：线上会议，线下会议。
　　会议流程：有明确的会议流程，才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展。
　　例如：
　　好处：
　　能基本保证会议在可控范围内；
　　各部门有充足时间表达自己的观点；
　　留有自由讨论时间，方便交流想法，达成共识。
　　3。制定并申明会议制度（会议通知）
　　会议的几个痛点现象：
　　拖拖拉拉不按时到会，等人聚齐20分钟过去了；
　　个别人员太啰嗦，一个人讲了半小时还没讲到重点，又不好打断；
　　边开会边办公，玩手机的，交头接耳的，进进出出的。
　　这些情况也都是现在大多数会议的常态，很多人中招，可是也觉得很无辜，我太忙了，不边开会边做，怎么搞的完，其实这样就是个恶性循环，会议效率下降了，事情没解决，还得重复做，重复开会。
　　那如何避免这样的情况呢？
　　会议制度很重要！！！
　　会议制度包含的内容：
　　会议的流程；
　　会议必须遵守的约定；
　　违反约定的惩罚措施。
　　而这些会议制度，需要在发送会议通知的时候进行告知并重点申明。
　　PS：这种会议制度，一开始肯定缺乏公信力，那么就需要拿几个人杀鸡儆猴，当然措施也不能太过强硬。
　　参考：违反制度的，会议结束前，面对面建个群，发个红包；为会议的茶歇买单等等。
　　逐渐把这种制度形成一种约定俗成的规则，这样逐渐推广下去，违反制定的人肯定越来越少。
　　4。做好会前准备
　　内容包括：
　　内容：
　　设备调试，如投影仪，视频设备等；
　　物料准备：会议中需要用到的笔，纸，周边材料等；
　　资料准备，会议中需要用到的文件。
　　5。会议纪要
　　会议纪要是一场会议的灵魂，如果没有会议纪要，那么可能导致的结果是，大家对会议最终的结果理解和后续安排各不相同，会议中提出的争议事项，待解决事项，和一些关键想法，可能产生遗漏。
　　会议记录有两个要点：
　　（1）提前安排会议记录人
　　提前不明确会议记录人，可能会出现都认为有人记录，结果谁都没有记录的情况。
　　（2）会议纪要的格式
　　很多人写会议纪要就像是记流水账，说了；又说了，这样的会议纪要是没人愿意看下去的，会议纪要相当于是概括总结，要让大家在几分钟内快速get会议要点。
　　主要包括以下几个部分的内容：
　　内容：
　　会议基础信息：会议主题，时间，参会人；
　　会议达成的关键结论或要点问题；
　　会议待协商处理事项及对应的责任人，完成时间。
　　重点内容，可以特殊颜色或加粗标注。
　　6。会议后续跟踪
　　对于一些待商议决策事项，或者是任务分工，会议后续需要会议组织方持续跟踪，例：针对会议提出的问题，需要部门提出解决方案，对应的责任人，完成时间，都需要形成跟踪表，发送给会议相关人员。按期跟踪执行情况并通报。
　　二、参会人如何实现价值最大化
　　1。会议组织者
　　作为会议的组织者，必须要负责会议流程和制度的执行，职责包括：
　　会前准备：发送会议通知，会议前及时收集各部门的汇报资料，对不符合要求的打回重做，避免在会议上浪费大家的时间；
　　联系参会人员快速到场：可通过电话，面催，或者在公司大群里呼叫；
　　超时提醒：会议中准备计时器，超时提醒，严重超时可直接中止；
　　主题把控：一旦出现跑题的现象，及时打断拉回；
　　制度执行：对于约定的违反规则需要做出的惩罚，监督执行，起到震慑作用。（一般是人资或者是行政部门）
　　2。会议决策者
　　会议决策者，作为权威，需要给出态度和决策来：
　　作用：
　　辅助支持会议组织者：会议组织者在执行会议职责时可能会遇到不配合的情况，决策者及时帮腔，可提升会议效率。
　　表明态度，给出响应：对于各部门的发言，及时点评，好的在哪可以改进的在哪，这样有利于改善进度，同时其他部门也会借鉴参考。
　　作为裁判，对争论不休的分歧点做出决策。
　　3。会议发言者
　　发言者是会议内容重要组成部分，会议发言者在公众场合的表现，对自己在上级或者下属心中的印象影响都非常重要：
　　提升方向：
　　做好充足会前准备：ppt的内容，展现形式，演讲节奏，都要提前模拟测试下，确保有价值且高效。
　　遵守会议制度，做好榜样
　　4。会议参与者
　　对会议议题拾漏补缺；
　　遵守会议制度，不影响会议进行；
　　抱着认真学习的态度，虚心听取其他部门的宣讲，这也是开拓视野和学习的机会。
　　三、高效会议管理实操计划总结会
　　针对小回提出的建议，小明认真跟行政部门沟通了下，行政的老大感觉非常受用，在获得了老板的认可和支持后，在公司群点名表扬了小明，然后开始了会议的改革，小明再次参加会议，感受完全不一样。
　　1。会议前
　　小明收到了行政发来的会议邀请，内容包括：
　　（1）会议流程
　　日期
　　时间
　　发言人
　　备注
　　（2）会议制度：
　　会议中出现以下行为，由行政统计，乐捐20元，作为下次会议的茶歇基金：
　　开会超过5分钟未到场
　　会议过程中另行他事，被行政发现2次及以上的
　　发言超时10分钟以上的
　　（3）会议汇报资料模板
　　小明整理好汇报资料，老大认真过了一遍，提出了修改建议。
　　资料提前一天发给行政，行政审核通过了，有几个部门被行政打回重做了。
　　2。会议中
　　9点开会，居然第一次在9点5分之前人到齐了。
　　行政姐姐简短的讲解了会议流程与制度，并准备了计时器
　　运营部老大汇报时，果然还是超时了，计时器报警，现场有点尴尬，老板发话了：讲重点，运营老大后面加快了速度，再到其他部门讲的适合，基本都按时汇报完了，连老大难的市场部这次也只超时了10分钟。
　　行政小姐姐全程记录了会议过程中提到的争议项和待决策事项，各部门汇报完之后就这些事项逐一商议，大部分事项都给出了解决措施，实在不能当场解决的也提供了完成时间，责任人，预计完成效果。
　　3。会议后
　　结果：
　　原计划3小时的会议，在3个半小时内完成。
　　行政姐姐在会议结束后2小时内，向会议相关人员发出了会议纪要，并重点了需要提供后续方案的老大。老板还回复了邮件表扬行政姐姐。
　　三天后，按照约定情况，行政小姐姐对待解决事项的完成进度进行了跟踪发布。
　　四、其他类型会议管理要点
　　计划总结会是企业日常管理过程中比较常见的会议类型，主要特点是由几个代表汇报发言，比较正式，为保证会议高效，对流程的把控非常重要。
　　除了计划总结会外，工作中还有2种类型的会议：分享会，脑暴会。
　　1。分享会
　　例：优秀员工分享，成功项目分享。
　　企业内部定期组织分享会，可以加深学习的氛围，共同进步，但是很多企业的分享会都变成例行公事的现场，参会人员不认真聆听，分享人员讲的枯燥乏味。
　　那么一场高质量的分享会应该是怎么样的呢？
　　（1）准备会前调研
　　尽管是针对同一个主题，分享人打算分享的内容和形式，往往不是聆听人想要了解的，讲的不感趣，自然不认真听了。所有准备分享资料之前，可以先开展一轮调研，了解大家想要学习的内容，和喜欢的分享形式。
　　调研形式：
　　访谈几种不同类型的接受分享人；
　　向参会人员发送调研问卷
　　（2）分享展示优化
　　分享展示的文件形式很重要，观众接收信息是视觉和听觉的结合，视觉占很大部分的比重（这就是为什么我们看电视，没有字幕就感觉非常不习惯）。
　　所以分享文件要避免密密麻麻堆积的文字表格。采用图文结合再加上一定的动态特效，会让效果加倍。
　　（3）过程互动
　　会议过程中如果只是一味的单方输出，那么参会人很容易走神，也缺乏参与感，会议过程中增加一些互动环节，可以调动整体会议的活跃性。
　　2。脑暴会
　　例：策划案创意脑暴
　　脑暴会是所有会议中最难的一种，因为对会议的结果一开始是完全无法预测的
　　管理要点：
　　（1）组建无领导讨论小组
　　组建小团队的无领导讨论小组，小团队可以保证大家都有发言的机会，充分参与进来，吸收不同思维的想法。
　　无领导小组，可以避免领导权威性对组织的影响，束缚其他成员表现机会。
　　（2）小组PK机制
　　加入PK机制，可以激发大家的好胜心，从而调动大家的积极性。
　　（3）小组成员均匀分配
　　每个小组要保证类型的均衡，如来自不同部门的，或者不同个性的，这样可以避免思维的偏向性；
　　小组需要一个隐形领导，隐形领导负责调动大家的积极性和思维发散。
　　（4）创意引导
　　让大家开展创意讨论，开始之前需要先做创意引导，如：一俩个优秀的案例，或者是一个场景模拟等，这样可以方便大家打开思路，而不是干讨论。
　　（5）讨论结果再深挖
　　参会成员是无法直接给出你想要的答案，他们往往提出的只是一个思维方向，或者是一个思维点，所以会后需要就会议的结果再深挖，配合本身专业特性，组合成合适的创意想法。
　　最后，会议本身是为了更高效的解决问题，但是往往大多数企业都会遇到低效会议的痛点，希望以上的分享能给帮助大家提高工作效率，早点下班！