现代企业档案管理工作的信息化建设浅谈

　　【摘要】本文对现代企业档案管理工作信息化建设的意义进行阐述，分析目前建设中突显的问题，并提出加强信息化建设的措施。希望能拓宽企业档案的服务领域，为企业经济的可持续性发展提供基础保障。
　　【关键词】现代企业；档案管理；信息化建设；措施
　　一、现代企业档案管理实现信息化的意义
　　信息化的手段作为当前时期企业档案管理工作的主要实现途径，有着极其重要的作用。首先，有助于提高档案的安全稳定性，将传统的纸质档案经过处理转化成电子档案的形式，加密储存于硬盘中，并做好备份处理，不仅减少空间的占用，通过安全网络传输数据，也避免了文件丢失毁损的问题。其次，有利于减轻管理人员的工作强度，改变传统人工收集、整理、编辑的模式，只需一次数据档案录入，就可以重复查询使用。再者，有利于提高档案管理的工作效率，传统的纸质档案管理程序冗繁，效率低且容易出错，而信息化運用科学的处理方式，大大提高了工作的效率。
　　二、当前信息化建设中存在的问题分析
　　（一）信息化意识薄弱，不重视推广实践。现代化的企业发展迅速，档案信息内容庞大，但是档案管理人员信息化观念较差，不能意识到信息化操作的高效快捷性。很多管理人员，只是停留在简单的电脑录入、传输，不具备系统的信息化档案管理理念。因为缺乏重视，导致企业用于档案信息化建设的资金分配较少，进而影响档案信息化在企业管理中的应用推广，档案信息化建设不能发挥应有的价值，也就影响着为企业发展提供完善的服务功能。
　　（二）制度建设欠完善，管理行为不规范。一直以来，企业并没有形成长效的运行机制，成为档案管理信息化的严重阻力。由于我国信息化建设起步较晚，应用于企业档案管理中的信息化建设模式也不够成熟。在实际工作中，又缺乏行之有效的信息化落实保障制度，对企业档案的管理没有统一规范的标准，难以满足日益增加的档案管理需求。长久以来，企业都没有专门档案信息化管理的运营维护机构，资金、规划、监管都不能有力保障进行，导致信息化发展缓慢，且秩序混乱。
　　（三）软硬件设施落后，档案存储效果差。由于缺乏足够的重视和资金，用于档案管理信息化的软硬件设施落实不到位，数量不足且配置较低，亟待替换和升级。硬件设施一般功能不足，识别度较低，应用到档案管理中的存储等软件和技术，水平落后技术含量低，不仅存储安全性能差，存储量与占用量大，跟不上现代企业档案信息化高密度处理的步伐。
　　（四）专业人才缺乏，管理水平较差。现代企业档案管理人员信息化水平不足，管理团队中大量缺乏专业技术人员，不能以科学、先进的思想指导工作开展。管理团队中，不具备信息化管理素质的人员却占绝大多数。对于档案管理软件不懂、不问、不学习，只能完成简单的操作，无法将先进设备和软件的作用发挥出来，也不能上升到科学管理的高度，严重地影响着信息化档案管理在现代企业的应用程度。
　　三、加强现代企业档案管理工作信息化建设的措施
　　（一）革新管理理念，提高信息化意识。现代企业必须着力扭转档案管理信息化的尴尬处境，通过广泛宣传信息化建设的必要性，促使管理人员转变观念意识，提高对信息化建设的热情。不仅深知信息化手段提高档案管理的重要效能，还要重视信息化管理模式。通过全系统内档案管理信息化的宣传力度，营造企业档案信息化建设的氛围，调动参与管理的积极性。从思想上深入革新，从意识上端正认识，从操作上落实效果。
　　（二）完善信息化制度，建设机构部门。现代企业必须根据实际情况，结合科学理论建立长效的运行机制。制定完善的信息化管理制度，成立专业运营维护机构，监督和落实相关工作的进行。要做到有计划的信息化建设，通过管理实况调查，制定详细细则和规划，用以指导信息化工作的开展；同时，要铺设性能较高的网络系统，来提高我国档案信息化管理的质量，实现资源的互助共享，避免闲置浪费。
　　（三）加强信息化硬件建设，创新信息化技术。现代企业要建立科技投资的观念，提高档案管理信息化软硬件设施的资本投入。配备齐全、先进的硬件设施，为工作的开展提供基础性能服务。还要大力引进行业内外的先进软件技术，以科学理念为指导，不断创新实践。进一步划分处理有效信息，保护机密文档，提高档案的安全稳定性，将资源共享开放到最大程度。
　　（四）组建专业管理队伍，搞好软件开发利用。在企业档案信息化建设工作中，要实行人才战略。引进专业有素质的复合型管理人才，提高整体档案管理队伍的水平。并对其进行定期培训，传递先进的管理理念，教授信息化技术手段。通过在岗继续教育和业务素质考核，不断提升信息化管理的能力和工作责任心、使命感。同时，鼓励管理人员创新应用实践，开发适合本单位实际的信息化管理软件，提高现有软件的利用水平。
　　四、结语
　　现代企业管理突出科学性与时效性，进而给档案管理工作提出了革新的强烈要求，对其开展信息化建设无疑成为最佳的变革途径。现代企业必须以科学发展观为出发点，以科技为依托，以人才为突破，来实现档案管理信息化的最大服务价值。
　　【参考文献】
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