强化医疗设备档案管理的若干建议

　　摘要：当前医院都有庞大的医疗设备资产，如何管好是摆在医院管理者面前的问题。医疗设备档案管理是管好医疗设备的基础工作，只有做好医疗设备档案管理才能实现管好医疗设备。本文主要分析了医疗设备档案管理面临的困境，从而找出加强医疗设备档案管理的可行性办法。
　　关键词：加强；医疗设备；档案管理
　　一、医疗设备档案管理的困境
　　（一）医院领导重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，历来医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能。但医疗设备购回后，使用情况如何，是否充分发挥效能，是否创造了最大的经济效益，这一系列问题，往往会被医院领导忽略，存在医疗设备中后期管理深度不够，管理力度不足，管理重要性趋弱的状况。而能够真实反映医疗设备从购置到使用到维保直至处置等一系列生命周期全过程的医疗设备档案资料也处在疏于管理的窘境。
　　（二）医疗设备档案管理意识淡薄。医院的医疗设备档案管理员多为兼职，很多使用者即为管理者，有时候甚至于设备有多少台，管理员就有多少个，人员之多可见一斑。医疗设备档案管理的难度在于，每一位医疗设备档案管理员都肩负着医疗设备档案生成、管理、归档的一系列职责，要做到每位非专业的医疗设备档案管理员都对医疗设备的档案管理职责了然于心，对医疗设备档案管理工作尽职尽责本身就有很大的难度。非专业就必然有非专业的缺漏和弊病，非专业也成为医疗设备管理意识淡薄的客观原因。
　　（三）医疗设备资料分散，难于收集。医疗设备档案资料存在于设备采购部门、医学工程维修部门、设备存放的每一个临床、科室以及档案部门，它以纸质、电子介质、图片资料、影像资料等各种介质的形式存在，如此多的分散在医院每个角落的医疗设备，使得医疗设备档案资料的收集、管理面临巨大的挑战。
　　（四）医疗设备档案管理缺乏专业人员。医疗设备档案管理从始至终仅在档案部门配有专职的档案管理员，其他环节均为兼职的档案管理员。分布在设备购置、维修、使用环节的诸多兼职设备档案管理员，没有太多的档案管理经验，缺乏档案管理专业知识，对于医疗设备档案管理是有心无力，不知如何做好此项工作，不能按档案管理要求较好的完成医疗设备档案管理工作。
　　（五）医疗设备档案管理周期长，管理难度大。医疗设备从申购到使用、报废、处置等一般需要5～10年，如此长的生命周期均是医疗设备档案资料生成的过程。设备生命周期内产生的大量档案资料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑战性。
　　（六）医疗设备档案管理制度不健全。医疗设备档案管理缺乏制度化、规范化、系统化的规章制度，是造成医疗设备档案疏于管理，医疗设备管理出现疏漏的主要原因。没有完善的规章制度，医疗设备档案管理就无章可循，达不到医院对医疗设备档案管理的要求。
　　（七）医疗设备档案借阅使用效能没有充分发挥。大多医院仅将医疗设备档案作为技术性资料收集归类整理，进行保管。档案管理的功能仅局限于为了满足审计和上级主管部门检查的需要。档案借阅，借鉴作用、指导工作的功能没有充分得到发挥。
　　二、医疗设备档案管理的具体内容
　　医疗设备档案管理按照档案生成的时间分为：采购阶段档案管理、使用环节档案管理、设备处置档案管理。
　　（一）采购阶段档案管理指医疗设备从申购始，到可行性论证、采购直至验收止的一系列活动中产生的有关医疗设备的所有资料的收集归档管理。这些资料包括：经过审批的购置申请、设备采购小组论证得出的可行性论证报告、医疗设备招投标全过程的资料（招标公告、投标保证承诺书、投标书、投标单位签到表、评委签到表、招标记录、中标通知书、中标公告等）、双方签订的购销合同、配置清单、货物装箱单、产品进口报关单、商检报告（进口设备）、验收报告、合格证、说明书、操作指南、培训证明、设备安装照片、安装场地施工图、水电暖线路图、医疗设备构造线路图、医疗设备技术参数、防雷检测报告、操作人员资格证书等等。
　　（二）使用环节档案管理指医疗设备从投入使用开始到设备处置前所形成的一切资料的收集归档管理。这些资料包括：保养记录本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、保养时间、保养内容、保养报告、处理结果、保养费用、保养技术人员签字等）、维修登记本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、报修日期、故障原因、维修部件、维修周期、维修配件费用、维修人工费用、维修人员签字等）、设备使用情况月报表（内容：设备名称、规格型号、投入使用时间、日检查人次、次检查费用、操作人员签字等）。
　　（三）医疗设备处置档案管理指医疗设备处置全过程所生成的档案资料的收集归档管理。处置阶段档案资料包括：医疗设备报废申请表（内容：医疗设备名称、规格型号、购置时间、数量、价值、报废原因、报废日期、报废技术鉴定、财务部门意见、设备科室意见、分管院领导意见、院长意见等）、国有资产处置（报废）申请表、国有资产处置（有偿转让）申请表、国有资产处置（无偿转让）申请表等。
　　以上医疗设备生成档案资料的三个阶段，内容多，范围广，时间跨度长，收集归档难度大。做为档案管理者必须克服所有困难，提高医疗设备档案管理水平，确保档案管理资料的真实性、时效性、完整性和系统性。
　　三、如何提高医疗设备档案管理水平
　　（一）健全医疗设备档案管理制度，做到有章可循。建立规范的医疗设备档案管理办法及规章制度，系统化、制度化的管理医疗设备档案。《档案法》规定，档案工作原则是统一领导、分级管理，医院应按照设备档案归档范围和立卷归档制度及规范要求，建立并完善设备档案的保管、保密、借阅、统计、鉴定、销毁等制度。有了健全的、完善的规章制度，才能规范我们的行为，才能有理有节地规范医疗设备档案管理工作。
　　（二）增強医疗设备档案管理意识。医疗设备档案管理工作是医疗设备管理的基础，加强医疗设备档案管理可以延长设备使用寿命，做到物尽其用，让医疗设备发挥最大效能，创造最大的经济效益，创造更大的社会价值。只有每位档案管理员认识到这一点，才能明确医疗设备档案管理的真正意义，从而增强医疗设备管理意识，克服重购轻管的思想，变被动管理为主动管理，形成持续、长久、良性的医疗设备档案管理构架。
　　（三）加大档案管理人员培训力度。医疗设备档案管理的复杂性和特殊性，决定了大量的、非专业的、兼职的档案管理员将要参与医疗设备的档案管理。档案管理是一项持续性、完整性、时效性、系统性的工作，对档案管理员有着较高专业技术要求，如何使医疗设备档案管理员的专业水平达到档案管理的要求，这就需要通过邀请档案管理专家开展一系列档案培训课程来实现，准确地说，开展档案管理培训课程是提高档案管理员水平的最佳、最有效的途径。与此同时也要发挥传帮带的作用。
　　（四）抓好医疗设备档案资料交接工作。建立《医疗设备档案交接制度》，在医疗设备档案管理员岗位变动的情况下，应及时就医疗设备档案资料进行交接。档案部门参与，列明移交的医疗设备档案资料目录，逐项清点，交接人员、监交人员三方签字存档。
　　（五）充分发挥医疗设备档案资料对工作的指导和借鉴作用。建立《医疗设备档案借阅管理办法》，积极鼓励采购部门、使用科室、维修部门等相关部门借鉴医疗设备档案资料指导工作，落实借阅审签，归还签字制度，保证医疗设备档案资料安全。
　　（六）建立医疗设备档案管理考核制度。建立《医疗设备档案管理考核办法》，就专、兼职医疗设备档案管理员完成的档案管理工作进行考核，工作表现突出的给予奖励，违规则处罚，用制度管人，加快推动医疗设备档案管理工作的前进步伐。
　　四、小结
　　总之，医疗设备档案管理工作的重要性必须深入人心，只有人人重视，全员参与，每位档案管理员都认真遵守《档案法》，严格按《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章、标准要求实施档案管理工作，上亿元的国有医疗设备资产才能发挥最大效能，创造最大效益。同时，医疗设备档案管理工作也应从我做起，从点滴做起，充分发挥医疗设备档案对医疗设备采购、使用、维修、报废等各环节的指导和借鉴作用，为管好医疗设备发挥应有的效能。