信息技术在企业档案管理中的应用与发展方向

　　摘要：当前随着我国信息技术以及网络技术的不断发展，信息工程技术在社会各行业中都得到了广泛的应用，极大地提升了工作实施质量，并进一步提高了社会生产效率。作为企业日常管理中的重要内容，档案管理的效率和质量在很大程度上决定着企业的经营管理质量，成为企业实际管理者考虑的重点内容之一。本文系统的介绍了企业档案管理中存在的主要问题，并提出了建设信息化档案管理系统的有效策略。
　　关键词：信息技术；企业档案管理；应用；发展方向
　　信息技术是计算机技术的统称，其包括语言、文字、图形、图画、声音、视频等等能够实现与他人交流的多种形式的信息。例如古代没有电话没有手机，只有通过点燃烽火传递信号的技术，也可以看作是信息技术。在企业档案管理上，应用信息技术，即应用现代化的计算机技术，处理档案信息，能够促进档案管理工作的大力开展。并实现档案管理工作的转型，由传统的手段向现代化技术发展，由电子档案处理系统代替了纸质档案管理模式，这是信息技术带来的转变，同时还可以实现档案数据材料的及时更新，为企业管理提供较为准确及时的数据信息，为企业发展提供前提条件。
　　一、企业档案管理电子信息化的重要性
　　企业档案管理中采用电子信息化模式极为重要，首先可将企业档案依照专业技术、科技员工、财务工作、生产报表等类别做细化分配，进而完成不同载体的集成化管控。另外，采用电子信息化技术管理企业档案可全面提升工作效率，满足企业各部门、相关工作人员快速高效查询档案信息的丰富需要，同时还可明显降低档案工作人员的任务量，令查阅档案的质量与效率均有所提升。再者，利用电子化技术模式可完全将企业重要档案的原貌保存下来，大大提升了企业档案信息的可用性、可信性以及精准性。通过电子信息化管理，员工在查询档案过程中便可不接触原件，进而大大提升了对企业档案信息原件的完好保存度。利用网络系统、电子信息技术管理企业档案还可突破由于地域限制而造成的查询应用障碍，真正达到异地、跨时空查询档案的目标。通过电子信息化档案管理，企业可加快自主创新步伐，由基础档案、行业信息、全面分析、系统应用等不同层面为企业的健康持续发展提供完善保障。利用数据信息平台，还可完成对企业不同指标信息波动变化以及具体形式的动态跟踪监督与实时分析，这将对企业全面宏观决策管理发挥积极有效的作用。
　　另外，通过企业档案电子信息化管理，可真正完成硬件与软件的综合匹配。首先为提升电子信息化管理水平，企业需要配备完整的设施系统，创建综合全面的档案室、阅览室、资料库，同时配备专项工作人员，负责对不同业务部门档案资料的协调控制、归档管理以及应用。再者，企业还要配备密集架、采购专业管理档案、存储信息的计算机、触摸屏、环境温度调节装置、记录温度装置、安全防火设备等。
　　二、信息技术在档案信息管理中的应用
　　（一）档案管理自动化
　　在现阶段，基本上全部的信息技术都是通过计算机网络技术体现出来的，而且计算机网络技术的发展非常快，相关的技术领域不断创新。计算机网络技术能够针对大量的数据和信息进行高效的处理和收集，同时也能够针对大量的数据信息进行查找和辨别。其在档案管理工作中的有效运用可以提高工作水平和效率，加快档案信息的收集、记录、查找、修改、传送等具体工作的效率，从而使档案管理工作的整体质量都得到大幅的提升。
　　（二）实现信息传递网络化
　　在档案管理工作中，利用计算机网络技术进行档案信息资料搜索的时候，能够改变过去的联机搜索和脱机搜索的方式，使其成为智能搜索和网络平台搜索，从而提高了档案资料的信息化程度，同时也可以对大量的档案信息进行共享。通过网络平台进行档案信息资料的搜索是计算机网络技术的有效应用，从目前来看，社会中的信息量逐渐增多，而且信息的完整性和全面性也更加重要，人们的主要需求就是非常准确的信息。而利用计算机网络技术的档案管理工作就能够满足人们的实际需求。
　　（三）实现档案信息数字化
　　档案信息数字化以计算机技术、通讯技术、网络技术，通过软硬件设备进行加工、研制并创造出新的信息产品。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递。档案存储数字化提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本，并可超越时间、空间、机构等因素，满足社会各界利用者的需求。
　　三、企业档案信息化管理发展方向
　　（一）信息技术促进企业发展
　　档案信息化管理，对企业创新管理有着推动作用。档案为企业决策提供依据，计算机有快速处理信息的能力，能够依据档案材料提供的数据资料，快速对企业做出决策，是企业创新管理的需要，是企业现代化发展的需要。
　　（二）促进企业资金核算与管理
　　企业通过信息化管理，可以准确掌握销售与存货变动情况，能够快速核算出货物、账目之间问题，从而及时预防应收账款数额过大，及时缩小坏账风险。而企业档案管理对账目之间的借贷记载，可以快速体现出来，为企业库存、销售、损失等提供较为准确快捷的数据依据，从而促进企业的资金核算与资金管理。
　　（三）提高企业管理
　　企业管理基础薄弱，通过信息技术手段，及时更新企业档案材料，并掌握和了解企业内部基础档案数据材料，及工时消耗等情况，能够及时提供对企业管理与决策的判断依据。尤其是财务档案信息对企业的发展尤为重要，销售采购仓储等部门档案材料的准确性，是及时掌握市场动态变化的重要依据，使企业在做出决策时有章可循，有据可依，有利于企业对市场变化及时做出判断。
　　四、结语
　　企业档案管理，在大数据时代背景下，对档案管理提出了更高的要求，电子档案的建立，使档案管理更加高效与灵活。企业档案管理的信息化，是加强企业档案管理的有效途径，对提高企业管理水平有着重要的促进作用，是企业在未来市场竞争中立于不败之地的重要管理手段。企业档案管理也随着信息技术的发展而不断发展变化。企业档案信息化管理能够完善档案管理系统、为企业决策提供依据、提高企业市场竞争能力、快速掌握市场发展动态。
　　参考文献：
　　〔1〕董绍娟。电子信息技术在企业档案管理中的应用研究〔J〕。東方企业文化，2011（2）：235。
　　〔2〕陈峰。论电子信息技术在档案管理中的应用〔J〕。硅谷，2010（3）：113。