浅谈做好文秘工作促进档案管理的重要性

　　【摘要】档案是过去工作和历史的记录，是历史的真实凭证，是第一手的参考资料。无论企业规模大小，文档数据对于企业经营的重要性不言而喻。随着企业的不断发展，必然会日积月累产生大量有价值的文档。做好文秘工作可使这些文档为企业的有效运转提供重要的借鉴和参考，也将是企业宣传教育的生动素材。
　　【关键词】文秘工作；真实凭证；档案管理
　　随着大数据时代的到来，有效整理企业的内部资料，并通过数据挖掘技术进行挖掘分析，将会给企业创造巨大的利润和财富。然而很多企业对于这些珍贵的历史财富并没有给予足够的重视和有效的整理，一旦发生文档丢失、机器损坏以及员工离职，甚至是某些人恶意删除、误删除等行为，将会导致文档数据的彻底丢失，有时候将会给企业造成不可挽回的重大损失。
　　文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为领导机关当好参谋，处理好事务性工作。文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。首先，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。其次，档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。再次，由于文秘人员工作的特殊性，在很大程度上更便于对各式文件资料及信息进行收集、分类，做好档案归卷的前期基础性工作。《档案法》中明确规定：文书部门立卷的问题，主要是要求做好平时归卷工作，关键在于及时两字，对于档案资料，要及时收集、及时分类，切忌拖拉积压。
　　文秘部门要加强档案管理，实现档案管理信息化建设的同步发展，更好地为企业生产经营服务，应从以下几个方面入手。
　　一、文秘人员要提高对档案收集工作重要性的认识
　　档案工作的出发点和根本目的，就是收集齐全和科学管理档案，最大限度地满足工作需要。文秘工作的特殊性决定了比他人更容易接触更多重要的档案数据，文秘工作人员对档案工作的重视程度关乎档案的数量和质量。丰富的档案，能更好地发挥作用，为企业的发展充分提供利用职能。文秘工作者要不断提高对档案管理工作的重视程度，不断提高档案管理的科技含量，不断加强自身的学习，努力掌握现代化档案管理技术，提高现代化管理形势下的业务能力，不断适应信息化社会的需要。
　　二、加快档案信息化建设，提高档案工作现代化水平
　　随着以互联网和云计算为代表的网络时代与大数据时代的到来，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，档案基础业务建设的中心向档案管理信息化建设转移。只有改变传统的档案保管、利用、检索方式，建立健全适合档案的现代化管理模式，才能避免档案管理工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏机构。要加强基础业务工作，在建立科学的检索体系方面下功夫。尤其要加强机读目录数据库建设，不断适应信息化、现代化管理的需要，实现从手工检索向计算机检索的全面过渡。
　　三、及时做好电子归档及规范管理工作
　　随着档案管理信息化的发展和网络建设的逐步推进，统一的网络平台整合档案，最大限度实现信息资源共享成为必然的趋势。文秘部门要主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。同时要在现有技术状态下根据查阅需要，先选择部分常用、珍贵的档案进行扫描，使其能全文浏览；然后根据客观的人力、物力和财力情况，有针对性、有计划性、有重点性地逐步实现原有档案的数字化转换。
　　四、建立健全档案管理的保障制度
　　制度建设是做好档案工作的基础。由于档案材料形成的部门不同，形成的时间也不同，这就给及时、全面收集材料增加了难度。建立各项规章制度并保证其实施，是档案工作得以顺利进行的一项根本措施。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。只有不断建立健全这些规章制度，才能最大限度地保障档案的收集、整理、保管、利用各项工作顺利进行，使档案工作有章可循、逐步规范，走上良好的发展道路。
　　在信息技术飞速发展的今天，文秘人员如何以高度的职业责任感和敬业精神，与档案管理工作规范衔接，实现真正意义上的文档一体化，应该是办公自动化全面实现以后进行的一项重要课题。如果说在文档一体化管理中，文件收集是基础，规范整理是手段，综合利用是目的，那么文秘人员就是连成这一先进管理程序的丝线，是一個非常重要而不可替代的环节。文秘工作人员对档案工作要有高度的认识，不断转变思想观念，持续改进档案管理，积极为单位发展提供真实可靠的有用信息，使档案管理工作在现代化企业建设的大潮中发挥应有的重要作用。