想葬送效率就这样干

　　在工作中，找到最简、最优的方法，以最少的环节、最短的时间、最节约的资源投入达到最好的效果，工作自然也是高效的。
　　没人喜欢低效率，无论是企业还是个人，低效率都绝不会是正面导向。但低效率的影子随处可见，总是最后一刻才能把事情做完，或者计划总赶不上变化，计划永远只是计划。
　　中国人民大学商学院副教授仲理峰表示，工作效率低的原因大致有两个。一是外在的组织管理制度、工作流程、考核规范出了问题，组织内部形成了低效环境。二是员工个人内在的因素使然，比如工作习惯不好、拖拖拉拉；或者计划不够周详，临时、突发情况主导工作进度；抑或是团队成员沟通不畅、衔接不好。只有找准原因，才能对症下药。
　　企业：热衷形式、会议等制度原因形成的低效文化
　　在林总上任之前，许桐觉得，一个项目从立项到落实再到完成，应该是以年计的，比如独立项目大概是半年，而需要别的部门配合的大项目，就得一年两年。
　　许桐还是新兵的时候，领导吩咐了什么事，他总喜欢问：那什么时候要啊？可时间一长，许桐发现，没人关心你的限期，做完了没人夸你，做不完也没人说你，因为总有更慢的人在你后面托底。更何况，每个项目的时间早就提前留出了富余量，肯定不会不够用。
　　不过，国企的特点在于，领导一换，风格就会大变。比如，现有的平台项目，林总要求把现有的工作进度和下一步的计划落在纸面上，每个人每周、每月要干什么，做到什么程度，都要写清楚。然后，在下个月月初的例会上，小组负责人逐个汇报进展。
　　一夜之间，大家就从慢条斯理变得忙忙碌碌。
　　以许桐负责设计的内部网站为例，林总要求他们辛苦辛苦，压缩掉一半的工期。也就是说，3个月要实现网站上线使用。许桐备感压力，自发挤掉了上网时间，每天都加一会儿班再走。
　　很快，第一个汇报例会来了。作为资历最老的项目经理，吴克的发言定好了后面的调子：工作虽然如期完成，但是我们人手紧张，任务越来越重，看看谁那里能不能配合我们一下
　　紧接着，相关的项目组又开协调会、碰头会。不知不觉间，许桐要参加的会议越来越多，这个事哪个项目组做更合适，有时候3个会都扯不明白。
　　有时候，他只是被要求听一听，但不得不放下手边的工作，在会议室一耗就是一个小时。许桐惦记着3个月的工期，心里跟猫爪挠一样，除了加班，他想不出还有什么更好的办法。
　　不过，似乎没人记得网站要3个月上线，包括林总。好像开了会，就有了进展，就有了那些写在纸上的计划，就有了成绩。如今，工期早就过了，但后台程序还有一半没写，当然，也没人催着他要进展。
　　如果当真你就输了，许桐觉得，再没有比这句话更有用的了。
　　不同的行业、不一样的单位都会有各自的文化环境。仲理峰说，有的地方由于制度原因形成了低效文化，比如大事小情都得层层汇报、逐级指示，那想快也快不了；有的地方则效率至上，比如简化程序，目标分解到人，一切以效益为先。
　　但是，从长远来看，高投入低产出，肯定是不好的。仲理峰说，每个单位都应该通过制度建设、规范管理来实现效益最大化。比如，每项工作的内容、承担的职责，都应该有清晰的界定和规范。制定阶段性的目标只是一方面，还要有科学的考核制度，从中鉴别出高效和低效的员工。
　　一个团队中，个人的晋升和发展，常常是看团队成员横向比较后的相对效率。仲理峰说，组织内部要有激发员工主动性的奖惩制度，从而吸引优秀的员工，淘汰不合格的员工。
　　仲理峰认为，每个人都会面临与单位的文化环境是否匹配的问题。如果能逐渐认同、接受、适应了单位的文化，就会留下；反之，就会离开。
　　个人：率性而为的做事风格很难达到高效率
　　下班的时候，赵珂想，明天早来半个小时，把正在做的方案最后过一遍。
　　第二天，她确实很早就到了公司。同事们忙着打卡、开电脑的时候，赵珂已经泡了茶好整以暇地坐在位子上了。
　　下班还早呢，什么时候挤不出半小时？赵珂决定，还是先干点别的。
　　好像一来公司就工作，有点亏待自己似的，赵珂预留了一个时段的必修课，内容安排如下：先登录QQ，看看有没有同学、朋友的留言和新动态，回复并评论；接着，浏览两三个门户网站的新闻、娱乐八卦；最后，扫一眼微博、看一眼微信，直到刷新数次都看不到什么更新了，早课才算结束。
　　每天，朋友们的活跃程度不尽相同，赵珂也没有统计过做这些事的平均时长，但一般来说，等她打开同事们的邮件、盘算先干什么的时候，常常就会听到小刘问：咱们一会儿吃什么？
　　大家七嘴八舌讨论一下、评价一下，就差不多该去食堂了。午饭后，赵珂刚冲好咖啡，就接到了经理的电话，小刘写的那个方案你现在赶紧改一下，急着用。
　　在别人的衣服上锦上添花比自己做一件新衣服还费事，赵珂不由得有些头疼，看看时间，还是等会儿再说吧。赵珂打开邮箱，一边看那些未读邮件，一边跟同学聊天，间或给同事打个电话、发个材料，想着做完这些再踏踏实实改方案吧。
　　但是，大限突然降临，经理等不到下班就催她赶紧交方案。这个电话让她一阵心慌，嘴上答应着马上好，手上连忙把屏幕上的QQ对话框关掉，任由右下角的头像闪啊闪。
　　被逼到墙角的赵珂小宇宙爆发了，从查资料、打电话，到改文字、定格式，40分钟后，几十页的方案被送到了经理的办公桌上。
　　于是，一天就在这样的成就感中结束了，而赵珂从早上就心心念念的扫尾工作被推迟到了第二天。
　　明天，明天一定得做完它。赵珂这么想着，关了电脑，拿着包，去赶地铁。
　　很多人都会有拖延行为，拖到最后，可能就用一小时干完计划了一天的工作。仲理峰说，但对公司而言，如果员工一天当中的有效时间只有一小时，无论如何也不能说是高效率。
　　不同的工作内容，效率高低的判断标准也不相同。有时候，要看质量，比如对回访客户的服务人员来说，8个小时内问到的有效内容越多效率就越高。有时候，要看数量，比如说，营销人员签了多少订单。有时候，要看进度，比如研发工作，每天每月都有量化的指标。但在仲理峰看来，每个人判断自己的工作效率是高还是低，都是与预先设定的目标相比较的，超出预期，效率就高，否则就低。
　　仲理峰表示，想到什么就做什么，没有安排、随性而为的做事风格，很难有高效率。因此，对习惯性的低效行为，可以先从制定周详的计划开始改变。这个工作计划要尽可能地严密、详细，找出重要、紧急的事情，并从分解好的能付诸实行的小步骤开始做起。时间上最好精确到分钟，比如10点05分干什么，10点45分做什么。如果内容定得比较宽松，或者时间只定个大概，比如10点多完成什么，那这项安排可能就会被拖到11点，甚至更晚。
　　团队：各自为战疏于协作拒绝找最简最优砌墙法
　　杨敏一直自认为人缘不错，平常嘻嘻哈哈打打闹闹，跟大家相处得还算融洽。但是现在，杨敏觉得，融洽的前提是大家碰不上事情的时候。
　　两个月前，公司承接了一个大型纪念活动，杨敏被抽调到筹备组。她主要负责做案头工作，搜集相关材料，把有价值的东西分类整理好，等照片也选好了，就配在一起做成纪念册。这并不是件复杂的工作。杨敏整理好材料，交给负责的刘艺，她看完没问题再送到委托方那里，人家一点头，文字部分就算定下来了。没想到的是，选照片出了问题。
　　首先，杨敏以为，给文字配图，那当然应该是她负责了。结果，等她选完送到技术小组，才发现，小张早就把选好的图片直接送到了制作公司，现在已经调完格式、大小，简直就是万事具备了。
　　杨敏觉得，小张自作主张，刘艺没看、委托方没审，这么无的放矢乱选一通儿，肯定用不了，难不成为了照片重新选材料？小张却寸步不让，一页纸上也没几行字，改一下能怎么样？再说，重新做图还得花两份钱。
　　两人打到刘艺那里，一顿狠狠地追根溯源才知道，让小张选照片的是程杰，那会儿公司没打算再成立一个筹备组统一负责，所以就交给小张了。显然，中间交接的时候，谁也没想到这码事。
　　杨敏不想返工，小张更不愿意自己掏钱重新作图，刘艺谁也不想得罪。于是，这事就这么放着，等到老板问起的时候，还有10天就是纪念活动的正日子了。
　　重做照片肯定是来不及了，老板一声令下，杨敏返工。杨敏又是一阵手忙脚乱，直到大会的前一天，纪念册才印好送来。
　　无论如何，这都算不上高效率，杨敏最终也没出现在老板的表扬名单里。
　　团队成员之间配合不好，也会大大降低工作效率。仲理峰表示，这可能是因为沟通不畅，也可能是因为工作流程设置得太繁琐，中间环节太多，使得成员之间的交流、衔接出问题，造成低效率。
　　曾做过砌墙工人的美国动作研究之父吉尔布雷斯对砌墙作业进行过研究。比如，一开始，工人要弯腰拿砖，如果在离他们不远的地方设置好高度能调节的台子，把砖头事先码放在上面，工人就可以节约弯腰的时间。后来，他发现工人们码好砖还要敲几下才能固定，原因是灰浆太稠。那么，调节灰浆的水分，使它自然流入砖缝，就减少了工人们多余的工作。
　　经过诸如此类的分析和研究，一个砌墙工人的18个动作被吉尔布雷斯简化到了5个动作，工作效率大幅提高，工人们的疲劳度也大大降低。
　　这个实验对一个团队来说也同样适用。仲理峰说，在工作中，找到最简、最优的方法，以最少的环节、最短的时间、最节约的资源投入达到最好的效果，工作自然也是高效的。