科研档案管理中的问题分析及对策研究

　　【摘要】本文通过调研武汉市科研院所科研档案管理状况，分析目前科研档案管理工作中存在的问题，并根据问题提出相应的解决措施。
　　【关键词】科研档案；现状；问题；解决措施
　　武汉市内具有研究生招生资格的科研院所共有23家，本文通过对这23家科研院所进行调研，总结出一些科研档案管理中存在的问题，并提出相应的对策。
　　一、科研档案管理的现状
　　大多数科研院所在《科学技术研究档案管理暂行规定》《科学技术研究课题档案管理规范》（1992年档案行业标准）和《中国科学院档案管理标准》基础上都建立了一套本机构科研档案管理规范。科研档案的组织管理一般由院所领导总指挥，由科研处、档案室两大部门共同负责，由科研项目课题组具体负责实施。科研处负责提出归档要求、督促归档过程、审核验收归档成果；档案室负责复审验收归档成果、整理保管归档文件、提供科研档案的开发利用；科研项目课题组组长直接负责科研档案的收集整理，兼职档案员负责科研档案收集整理的具体实施。
　　二、科研档案管理中存在的问题
　　（一）制度建设过于陈旧，空谈理论不重实践。作为科研档案工作者的工作准则，已有的三规范虽然在实际工作中发挥了很大的作用，但由于编制年代久远，已经非常不适应现代科研档案工作的信息化建设和流程化管理。它对于归档的流程、时间、要求等等都是从传统档案管理方式出发，在加快电子档案建设的今天，不具有较强的指导作用。从科研角度看，三规范没有考虑到科研的跨国度、跨部门、跨机构以及科研文件本身的复杂性。且三规范中部分条款虽然具有很强的理论指导作用，却很难在实际操作中得到贯彻和执行。
　　（二）科研工作者轻视档案建设，档案意识淡薄。事实是，科研工作者往往并不重视科研档案的收集，归档意识非常淡薄。原因大致如下：首先，科研工作者隶属科研部门，科研部门领导看重科研成果，对档案建设不甚重视。其次，科研工作者对档案管理的原则、规定知之甚少，更不会在实践中践行相应规定和原则。再次，科研工作者很少感受到科研档案管理对他们实际科研工作带来的便利与好处，将科研档案的收集整理看作是一种负担，因此主观上轻视科研档案的建设。
　　（三）科研档案收集困难。由于文件载体、文件内容、文件重要性等方面的不同，往往会影响该文件最终的收集效果。在文件收集过程中存在的问题主要是归档材料不完整和归档文件缺乏可靠性。造成这种现象的原因很多：有些科研人员出于一己私利，可能会利用科研档案谋取奖励或是有意隐瞒、更改文件内容；也有些科研人员认为自己具有对科研文件材料的知识产权，因此不愿移交。
　　（四）科研档案实际归档率低，归档工作滞后科研工作。在实际工作中，大部分科研院所对于科研档案的归档工作存在头重脚轻的情况，重视前期准备工作，忽视后期总结工作。在科研准备阶段，绝大多数科研院所都实现了预立卷工作，能够做到从大体上实现对某次课题文件的整理归档的规划。但随着项目的进行，档案工作往往会滞后于科研工作，四同步原则在实际操作过程中的执行效果并不理想。
　　（五）科研档案利用水平不高。对档案的管理最终是为了实现其利用。就目前来看，科研档案的利用水平不高。对科研档案的开发目前仅停留在编制案卷和卷内目录阶段；原有纸质档案的数字化进程较慢，大多只实现了档案目录的数字化，档案原文多以纸质方式存在，查询利用麻烦；对档案的查询利用服务以现场查询为主，没有开展电子查询服务、定制查询服务等。科研档案的横向跨馆信息交流过少，合作存储机制难以建立，不能为科研工作者提供更丰富可靠的科研信息。
　　三、科研档案管理的问题解决策略
　　（一）加快制定新的科研档案管理制度。切实可行的制度和规范是一个行业得以进步和发展的前提，随着国家各项科研事业和档案信息化建设的开展，有必要重新修订或制定相关科研档案工作规范。新的科研档案管理制度应充分考虑到现代科研工作的国际化、信息化和规范化，更多地从电子文件管理出发，将科研文件的管理纳入整个科研项目活动管理中去，充分体现集成的理念。此外，新的科研制度还需改变以往重管轻用的理念，将客户需求放在管理的前面，从科研工作者的实际情况出发，使得科研档案为科研工作者服务，为社会民众服务，为未来发展与建设服务。最后，新的科研档案管理制度应在文件连续体理论的基础上，更注重文件管理的动态过程，控制科研文件从形成到销毁的全过程。
　　（二）加强对科研工作者档案管理能力的培训。科研工作者除了是科研项目的直接参与者，也是科研档案管理的第一手经办人。因此，科研课题组需要设立兼职档案员，专门负责科研文件的归档与整理。针对兼职档案员和其他科研工作者档案意识淡薄，档案业务水平不过关等问题，各科研院所应建立定期培训制度，强化科研工作者的档案业务能力和档案意识，使科研工作者充分认识到科研档案在科研工作中可能发挥的重大作用，从思想上改变科研工作者对待档案管理的态度，同时鼓励各科研院所之间、科研院所与省市级档案局之间进行学习交流，借鉴优秀经验，提高自身工作效率。
　　（三）改进宣传方式，加强档案工作者和科研工作者沟通。科研档案收集不力，很大一部分原因在于科研档案管理人员，尤其是科研工作者对科研档案的认识不够，包括科研档案保存的意义、科研档案利用方式、科研档案知识产权等等。因此，有必要对开展科研档案管理的重要性进行重点宣传。档案工作人员应在宣传上承担主要责任，立足国家有关法律規范，创新宣传方式，帮助科研人员认识到科研档案管理在保护知识产权保护、避免重复性研究、节约科研经费方面的重要作用。
　　（四）加强档案管理顶层设计，实现科研档案全流程、信息化管理。实现科研档案的全流程、信息化管理，必然要加强科研档案管理的顶层设计，将科研活动管理和科研档案建设纳入一个项目体系，以项目管理的方式统筹进行，实时进行电子科研文件的规范化和档案化管理。四同步原则其实从某种程度上包含了全流程管理的思想，运用前端控制的思想，将科研档案的信息化建设与科研项目的全流程管理联系起来，将科研文件档案管理纳入科研项目资源管理及资源配置的最优化管理。在实际操作中，全流程管理的要求又是信息化建设的保障，而信息化建设增强了全流程管理的实际可操作性。只有在科研活动过程及其管理中实时地进行电子科研文件的归档和管理，才能最大程度地发挥档案信息化建设的作用；也只有打破目前科研档案信息化建设与科研项目全过程管理之间的孤岛关系，才能实现科研档案的全流程管理，将四同步原则真正落到实处。
　　（五）以用促管，挖掘科研档案的利用价值。一方面可以通过编制必要的检索工具，提高本单位内科研档案信息的查询和利用效率；另一方面，应加强科研院所与社会企业、政府机关、社会大众以及各科研院所之间的横向交流，以合作存储或共同开发等方式促进科研档案信息的流动。科研档案的管理不能只靠档案工作者的单方面监督，只有充分发挥科研档案在实际科研工作中的作用，才能更有效地提高科研工作者的档案意识，使他们认识到科研档案的重要性，从而促进科研档案的收集、整理与归档。
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