教你处理电子邮件邮件签名档大误区要避开

　　教你处理电子邮件
　　越来越多的管理者在工作中离不开电子邮件。但是，离不开的是越来越多的烦恼。遭受电子邮件肆虐的管理者如何有效管理无数电子邮件？
　　使用邮件过滤机制。
　　通过邮件过滤机制，确保时间用于最重要的电子邮件。
　　减少电子邮件总数。
　　拒绝大部分时间的普通邮件。
　　首先回复，然后回复。
　　一家美国公司的女高管每天要处理200封邮件，她总结了处理邮件的有效方法有两个步骤：先回复，再回复。例如，她经常使用的回复语信已经收到，已经读过，下周仔细阅读后再回复；之后，她会选择在约定的时间内，利用早上醒来，坐车，坐飞机的空闲时间，有效地回复邮件。
　　这种做法的优点是可以及时回复对方，也可以给自己留时间回复邮件，合理解决对方的期望。
　　此外，管理者在管理电子邮件时，应注意避免三个陷阱。
　　第一，电子邮件不能代替面对面的交流；
　　第二，电子邮件的交流不能解决充满争议和复杂性的问题；
　　第三，如果口头交流更有效率，请不要用电子邮件交流，因为三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所包含的信息。
　　邮件签名档5大误区要避开
　　1。列出所有联系信息。
　　如果有多个电话号码，邮箱地址，网站和社交网络账号，你可能会恨不得把它们都列出来。卡萨拉说这是一个很大的错误。
　　她说：收件人无法忍受。相反，你只需要列出一两个联系信息。您可以添加一个句子，告诉对方如何尽快与您联系。例如，卡萨拉以Twitter是联系我的最快方式结束邮件，并附上她的Twitter帐号。
　　凯茨说联系方式太多会让你看起来太绝望，也会让收件人感到困惑。他说：除非你有一个商店或者一个办公室，否则地址毫无意义。可以加入12个社交网络图标，但记住不要太多。选择越多，对方点击的概率就越低。
　　2。用图片做签名文件。
　　有些电子邮件供应商或设备有默认设置来拦截电子邮件图像。如果您的签名是包含姓名、标题和商标的图像，您必须做好心理准备，收件人可能什么也看不见！
　　如果你想附上图片，凯茨说，记得在图片后面附上替代文本，这样，收件人就不会看到一个空白框了。还有什么比签名档不能显示的邮件更糟糕的呢？
　　3。不考虑小屏幕用户。
　　根据凯茨的说法，至少有一半的收件人使用移动设备阅读邮件。也就是说，你的签名会显示在小屏幕上。
　　凯茨说：一定要保证一切都能用拇指触摸，拇指已经成为鼠标。如果收件人不能简单地把拇指放在链接上，你的邮件就会失去被删除的命运。
　　他还提出要注意字体的使用。在移动设备上，阅读速度会降低。他说，因此，最好使用1114号无衬线字体。适用性必须始终优先于设计。
　　4。添加无关信息。
　　如果你有博客或者做小生意，你很可能想提高知名度。在邮件签名文件中附上网站链接是个好主意，但前提是要保证内容与收件人有关。
　　例如，我想附上一个博客的链接，这个博客必须是最近更新的，凯茨说。把几个月没有更新的网页发送给别人，可能会产生反效果。这是你态度不够认真的信息。
　　5。过时。
　　卡萨拉说传统的结尾词，比如真诚、祝一切顺利、祝健康，确实不错，也遵循了商务礼仪的一般规则，但是这些术语不会让对方注意到你。相反，她建议在签名中注入个性。你热情、活泼、搞笑吗？还是爱开玩笑？还是傻？善于利用自己的特点，用意想不到的方式结束邮件。
　　为了符合所谓的专业形象，我们总是淡化我们的个性。但是，专业与否实际上因人而异，她说。如果对方觉得你的结束语被冒犯了，你可能不想和这样的人一起工作。
　　在邮件结束时，卡萨拉用简单活泼的话说：愿你快乐，发光，闪亮。她说，当她允许个性在邮件中显露出来时，她的生意就会火起来。她说：你们一定要让对方有回复你的欲望，很多回复我的人都会评论我独特的结局。
　　该何时发送邮件？
　　不管是工作邮件，还是私人邮件，想必有个问题会经常萦绕在耳边：什么时候发邮件比较合适？还是什么时候发邮件对方更容易看到？
　　GetResponse最近做了一项调查，发现了一些规则。GetResponse调查的对象是美国邮件用户，样本是2012年第一季度的2100万封邮件。他们的调查结果在一定程度上解决了什么时候发邮件合适的问题。看看这个信息图，可能会指导你什么时候发邮件，什么时候不发邮件。
　　收件人更愿意在1小时内阅读邮件。据调查，23。63的收件人在收到邮件后1小时内打开邮件，2小时后打开的比例为9。5，3小时后、4小时后明显下降。而且24小时后打开邮件的比例几乎为0。在找到了这一原则之后，你就会开始寻找一个合适的时机，提前一个小时发送邮件，而不是提前太多的时间发送邮件。这个合适的时机是什么时候？
　　在回答这个问题之前，你应该避免一个陷阱：下午5点以后尽量不要发邮件。为什么？理论上不是5点发邮件，一个小时内，也就是6点下班前可以看吗？但实际上，根据GetResponse的数据，人们在下午5点以后查收邮件的效率很低：56点，等待下班，不全心全意工作；下午6点，准备吃饭；下午7点，照顾孩子；直到晚上8点，邮件才有可能重新开始收集。受这种因素影响，5点发送的邮件在4小时内不到5！
　　让我们看看人们通常发送邮件的时间。38。7的人在上午6：00到中午12：00发送邮件；下半天（中午12：00到晚上12：00）发送邮件的比例为55。4，下午6：00后发送邮件的比例为29。但事实上，人们打开邮件和查看邮件的高峰时间不同于发送邮件。调查显示，人们在下午最多打开邮件10。61，从早上6：00到中午12：00打开邮件和邮件的点击到达率相对较低，甚至低于晚上6：00到午夜的数据。
　　那么什么时候发邮件比较合适呢？上午7：008：00，下午1：002：00。因为这段时间CTR和打开率最高，达到6。7和6。8。根据GetResponse的调查数据，上午8：009：00，下午3：004：00是人们打开邮箱查看邮件的高峰期。根据以上结论，提前1小时，即7：008：00和下午1：002：00是发送邮件的最佳时间。当然，如果你发国际邮件，你必须计算时差，并在当地时间发送邮件。